برنامج التنمية الإدارية للمنظمات غير الحكومية برعاية مجموعة دار الرواد للتنمية
القواعد المهنية لكتابة مقترحات التمويل
القواعد المهنية لكتابة مقترحات التمويل
تتأكد الجمعية قبل كتابتها لمقترح تمويل بأنها تمتلك مشروعاً متكاملاً يحتاج الى تمويل، وتبحث في مختلف الطرق المتاحة والممكنة لتمويله، وتضعه في إطار مقترح تمويل بعد أن تأكدَت بأن هذه الطريقة هي أفضل الطرق لتمويله، وتتوجه به الى الجهة التمويلية التي تهتم بموضوع المشروع بعد أن تكون قد كونت صورة متكاملة لديها عن الجهات التمويلية وتعرَفت على اهتماماتها واجراءاتها وحجم التمويل الذي تمنحه.
تعمل الجمعية على كتابة مقترح التمويل بشكل مهني وتتأكد من أنه يحتوي على كافة المكونات الرئيسية لمقترح التمويل.
تعمل الجمعية على تكوين علاقة طبيعية مع الجهات التمويلية فهي تتابعها بخصوص قرارها حول مقترح التمويل وتتابعها بشكل مستمر عند الموافقة على التمويل.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرَف على الخطوات التحضيرية لكتابة مقترح التمويل
• المكونات الرئيسية لمقترح التمويل وكيفية إعداده
• أساليب متابعة مقترح التمويل مع الممول
• طبيعة العلاقة مع الممولين
مقترح التمويل هو وثيقة تعدَها الجمعية، وتحتوي على مشروع والاجراءات التي ستقوم بها الجمعية لتنفيذه، والموازنة التي تحتاجها لذلك، وتقَدم هذه الوثيقة الى جهة تمويلية بهدف الحصول على الأموال اللازمة لتنفيذ المشروع. ويعتبر مقترح التمويل من الطرق الشائعة التي تستخدمها الجمعيات لتوفير الموارد المالية اللازمة لتنفيذ مشاريعها. وتبرز أهميته في أنه احد الطرق التي تساعد على استقرار الجمعية المالي واستمرارها، بالإضافة الى أنه يعتبر أساس العلاقة مع أي ممول يعتمده.
ونظراً الى هذه الأهمية، لا بد ان تقوم الجمعية ببعض الاجراءات قبل كتابة مقترح التمويل، وأن تعدَه بشكل مهني ومتكامل، وأن تتمتع بقدرات ومهارات متتابعة وتكوين علاقات متينة مع الجهات الممولة.
أولاً: تحضيرات قبل كتابة مقترح التمويل
• عن ماذا ستكتب ؟ الإطار العام للمشروع الذي ستضعه
يجب ان تفكَر الجمعية في مقترح التمويل، ويهدف هذا الاجراء الى توجيه الجمعية الى ممولين محتملين مهتمين بهذا الإطار، والأهم من ذلك يجعل الجمعية تكتشف فما إذا كانت فكرة الحصول على تمويل لهذا المشروع من خلال مقترح تمويل هي الوحيدة والأفضل ام لا.
ففي هذا الاجراء ستتمكَن الجمعية من معرفة الطرق الأخرى المتاحة لتمويل المشروع، فقد يكون ذلك من خلال جمع تبرعات او هبات، واذا تأكدت الجمعية بأن هذه الطرق غير كافية او متاحة، فعليها ان تبدأ بكتابة مقترح التمويل.
ففي بعض الحالات يقوم الممول بسؤال الجمعية عن الطرق الأخرى التي سلكتها او المتاحة لتمويل هذا المشروع، وبالتالي لا بد أن تكون الجمعية مستعدة للاجابة عن هذه الاستفسارات.
• من هو الممول ؟
يجب ان تتوجه الجمعية بمقترح التمويل الى الممول الصحيح وإلا لن تصل الى نتائج إيجابية في تمويل مشاريعها. فلا بد ان تعمل الجمعية على وضع قوائم بالممولين الموجودين والمحتملين، وأن في اختصاصات واهتمامات كل ممول وتعمل على ربط الإطار العام للمشروع الذي تسعى الى تمويله مع تلك الاختصاصات والاهتمامات. فمن المحتمل ان تتقدَم الجمعية بمشروع بيئي مثلاً الى جهه تمويلية تهتم بالطفل مثلاً، وبالتالي لن يتم اعتماد مقترح التمويل من طرف هذه الجهة التمويلية بسبب عدم اهتمامها بالقضايا البيئية. وبالتالي يجب ان تتعرف الجمعية على اهتمامات الممولين المحتملين، وذلك من خلال الاتصال بهم او قراءة منشوراتهم وتقاريرهم السنوية.
كما يجب أن لا تنحصر معرفة الجمعية بمجال اختصاص واهتمام الجهة الممولة وحسب، بل يجب ان تتعرف على الاجراءات التي تتبعها هذه الجهة في منح التمويل، فهناك العديد من الجهات التمويلية التي تتبع نماذج خاصة في كتابة مقترحات التمويل. كما يجب أن تتعرف الجمعية كذلك على حجم التمويل الذي تمنحه هذه الجهات، فقد يكون أقل بكثير من الموازنة التي يحتاجها المشروع لتنفيذه.
ومن الأمور المهمة أيضاً أن تعرفها الجمعية عن الجهات التمويلية، هي الأوقات المناسبة لتقديم طلبات التمويل، فقد تقوم الجمعية بتقديم مقترح تمويل للجهة الصحيحة وضمن الاجراءات المتبعة ولكن توقيت تقديم المقترح كان خارج السنة المالية لهذه الجهة، وبالتالي لن يجد هذا المقترح مكاناً له في الموازنة السنوية للجهة التمويلية.
خلاصة: تتأكد الجمعية قبل كتابتها لمقترح تمويل بأنها تمتلك مشروعاً متكاملاً يحتاج الى تمويل، وتبحث في مختلف الطرق المتاحة والممكنة لتمويله، وتضعه في إطار مقترح تمويل بعد أن تأكدَت بأن هذه الطريقة هي أفضل الطرق لتمويله، وتتوجه به الى الجهة التمويلية التي تهتم بموضوع المشروع بعد أن تكون قد كونت صورة متكاملة لديها عن الجهات التمويلية وتعرَفت على اهتماماتها واجراءاتها وحجم التمويل الذي تمنحه.
ثانياً: مكونات مقترح التمويل
تجدر الإشارة الى ان الجهات التمويلية قد تعتمد مكونات خاصة بها يجب ان تتوفر في مقترحات التمويل، والمكونات التالية تعتبر مكونات رئيسية يمكن ان تستخدمها الجمعية وتتصرف بها حسب اجراءات الجهة التمويلية.
• رسالة التغطية:
وهي أول ورقة تأتي في مقترح التمويل، ويجب ان تحتوي على:
• اسم المشروع
• اسم الجمعية وشعارها
• اسم الجهة التي قدَِِِم لها
• تاريخ التقديم (اليوم / الشهر / السنة)
• قائمة المحتويات:
وهي الورقة التي تبين العناوين الئيسية في مقترح التمويل وأرقام صفحاتها. وينصح بوجود قائمة محتويات في مقترحات التمويل التي يزيد عدد صفحاتها عن الخمس صفحات.
• الملخص:
وهي المادة التي تبين بشكل مختصر اسم المشروع، خدماته، اجراءاته، فئاته المستهدفة، أهدافه وتنائجه المتوقعة. ويجب ان لا يزيد الملخص عن الصفحة.
تكمن أهمية الملخص في ان الجهات التمويلية تتلقى العديد من مقترحات التمويل وقد لا تتمكن من قراءتها كلها، وبالتالي هي تحتاج الى مادة ملخصة تصف لها بشكل بسيط وواضح المشروع. الأهمية الثانية للملخص أنه يعكس للجهة الممولة مدى فهم الجمعية للمشروع الذي تسعى الى تنفيذه. وعادة ما تتم كتابة الملخص بعد الانتهاء من كتابة مقترح التمويل، فذلك يساعد على معرفة كافة التفاصيل وبالتالي اختصارها في الملخص.
• مبررات المشروع:
ويتم في هذا الجزء توفير خلفية عامة عن فكرة المشروع والمبررات التي تؤكد ضرورة تطبيقه. وتعمل الجمعية هنا على توفير معلومات للجهة الممولة تقنعها بأهمية تطبيق المشروع ومدى ارتباطه باحتياجات واقعية، والمشاكل التي جاء المشروع للمساهمة في حلها او تجاوزها.
• أهداف المشروع:
وتقوم الجمعية هنا بعرض الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من تطبيق المشروع.
• الفئات المستهدفة:
وتعرض هنا الجمعية الفئات التي ستستفيد من تطبيق المشروع سواءً كانت فئات مستهدفة مباشرة او غير مباشرة، ومن المهم ان تقدَم الجمعية تفصيلاً عن الفئات المستهدفة، مثلاً: العمر، العدد، أماكن التواجد،
الخلفية الاجتماعية او الاقتصادية وغيرها من التصنيفات التي تعطي صورة واضحة للجهة الممولة عن الفئات التي ستستفيد من المشروع.
• النشاطات والخدمات:
وهو الجزء الذي توضح فيه الجمعية للجهة الممولة مجموعة الخدمات والنشاطات التي ستقدَمها من خلال المشروع، ويجب ان تعمل الجمعية على ربط هذه الخدمات والنشاطات مع أهداف المشروع وان تحدد الفئة المستهدفة من كل خدمة او نشاط.
ومن الضروري كذلك ان تصف الجمعية الاجراءات التي ستتخذها لتنفيذ كل خدمة او نشاط، فذلك يعكس مدى قدرة الجمعية على تطبيقها بنجاح وفعالية أمام الجهة الممولة. كما يفيد عرض الاجراءات بإتاحة الفرصة امام الجمعية بتقديم فريق العمل الذي سيباشر تنفيذ هذه الاجراءات والمواد والمعدات التي سيحتاجها لتنفيذها، وكيف ستعمل الجمعية على متابعة حسن تنفيذ المشروع.
• النتائج المتوقعة:
وتعرض هنا الجمعية توقعاتها والمخرجات التي ستحصل عليها من تنفيذ المشروع. ومن المهم جداً ان تبين الجمعية هنا الفرص والمخاطر التي تعترض تطبيقها للمشروع وكيفية استمراره وديمومته، فهذا يعكس مصداقية الجمعية امام الجهة الممولة.
ومن المهم كذلك ان تقدَم الجمعية في هذا الجزء المؤشرات التي ستعتمدها لتقييم أهداف واجراءات ونتائج المشروع.
• خطة المشروع:
وهي خطة العمل التي سيتم تطبيقها للبدء بتنفيذ المشروع وصولاً الى انتهائه. وتقوم هنا الجمعية بعرض المهام الرئيسية في المشروع، والاجراءات التي ستتخذها لتنفيذ هذه المهام والمدة الزمنية المخصصة لها.
• موازنة المشروع:
وتضع هنا الجمعية البنود التي تسعى الى تمويلها والمخصصات المالية التي تحتاجها لكل بند، وعادة ما يتم تصنيف هذه البنود لتسهيل قراءة وتحليل الموازنة، مثلاً: بند فريق العمل، بند المعدات والأدوات ...الخ.
• الملاحق:
وهو جزء اختياري لكنه مهم جداً في بعض الاحيان خاصة إذا أرفقت فيه الجمعية بعض الوثائق او المعلومات التفصيلية عن الفئات المستهدفة، او المنهجية التي ستعتمدها في تنفيذ بعض نشاطات المشروع مثلاً.
تعمل الجمعية على كتابة مقترح التمويل بشكل مهني وتتأكد من أنه يحتوي على كافة المكونات الرئيسية لمقترح التمويل.
ثالثاً: المتابعة والعلاقة مع الممولين
بعد تقديم مقترح التمويل تبدأ العلاقة مع الممول، والصفة الأولى لهذه العلاقة هي صفة المتابعة، فالجمعية تتابع ما اذا تمت الموافقة على مقترح التمويل، واذا تمت الموافقة فإنها تتابع المشروع مع الممول. وعلى الجمعية ان تعمل على تطوير هذه الصفة للعلاقة مع الممول من فقط صفة متابعة الى صفة تعاون وتنسيق.
• متابعة المقترح:
وهي التي تأتي بعد مرور مدة زمنية معينة على تقديم المقترح، وعادة ما تكون بعد أسبوعين من تقديمه. وتقوم الجمعية بالاتصال هاتفياً مع الممول او بإرسال رسالة رسمية له، تستفسر عن القرار الذي اتخذه بخصوص مقترح التمويل الذي قدمته.
ومن المفضل، في صورة رفض الممول للمقترح، ان تسأله الجمعية عن أسباب هذا الرفض، فقد يكون الرفض ناتجاً عن بعض الأمور التي للجمعية تبريرها او بإمكانها ان تغيرها. وفي كل الأحوال يجب ان تعبر الجمعية للمول عن رغبتها في استمرار تزويده بمقترحات تمويل في المستقبل.
• متابعة التمويل:
وهي المتابعة التي تأتي بعد حصول الجمعية على الموافقة من الممول، فعلى الجمعية في هذه الحالة:
• توجيه كتاب شكر للمول على موافقته دعم وتمويل المشروع
• إطلاع الممول على كافة المستجدات والتطورات المتعلقة بالمشروع
• تزويد الممول بالأوراق والتقارير اللازمة
• التفرَغ للاجتماع بالممول
• ابقاء قنوات التواصل مع الممول مفتوحة دائماً
خلاصة: تعمل الجمعية على تكوين علاقة طبيعية مع الجهات التمويلية فهي تتابعها بخصوص قرارها حول مقترح التمويل وتتابعها بشكل مستمر عند الموافقة على التمويل.
نصائح وتوجيهات
• تأكد من وجود مشروع متكامل لدى الجمعية وتحتاج الى تمويل لتنفيذه
• إبحث عن الطرق المتاحة والممكنة لتمويل هذا المشروع وتأكد من أن وضعه في مقترح تمويل هو أفضل الطرق لتمويله
• ضع قائمة بأسماء الممولين المحتملين واعمل على تطويرها كلما اقتضت الحاجة
• كوَن صورة متكاملة عن كل جهة تمويلية: اهتماماتها واختصاصاتها، اجراءاتها، حجم التمويل الذي تمنحه، الأوقات المناسبة لتقديم المقترح
• تأكد من ان مقترح التمويل يحتوي على كافة المكونات الرئيسية
• تأكد من كتابة مقترح التمويل بأن تكون واضحة ومعدَة بصورة تريح القارئ
• تابع مع الجهة الممولة مصير المقترح الذي قدمته لها، واستفسر عن أسباب رفضها له
• ابق على اتصال وتواصل مباشر ومفتوح مع الجهة الممولة لمشروعك
تتأكد الجمعية قبل كتابتها لمقترح تمويل بأنها تمتلك مشروعاً متكاملاً يحتاج الى تمويل، وتبحث في مختلف الطرق المتاحة والممكنة لتمويله، وتضعه في إطار مقترح تمويل بعد أن تأكدَت بأن هذه الطريقة هي أفضل الطرق لتمويله، وتتوجه به الى الجهة التمويلية التي تهتم بموضوع المشروع بعد أن تكون قد كونت صورة متكاملة لديها عن الجهات التمويلية وتعرَفت على اهتماماتها واجراءاتها وحجم التمويل الذي تمنحه.
تعمل الجمعية على كتابة مقترح التمويل بشكل مهني وتتأكد من أنه يحتوي على كافة المكونات الرئيسية لمقترح التمويل.
تعمل الجمعية على تكوين علاقة طبيعية مع الجهات التمويلية فهي تتابعها بخصوص قرارها حول مقترح التمويل وتتابعها بشكل مستمر عند الموافقة على التمويل.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرَف على الخطوات التحضيرية لكتابة مقترح التمويل
• المكونات الرئيسية لمقترح التمويل وكيفية إعداده
• أساليب متابعة مقترح التمويل مع الممول
• طبيعة العلاقة مع الممولين
مقترح التمويل هو وثيقة تعدَها الجمعية، وتحتوي على مشروع والاجراءات التي ستقوم بها الجمعية لتنفيذه، والموازنة التي تحتاجها لذلك، وتقَدم هذه الوثيقة الى جهة تمويلية بهدف الحصول على الأموال اللازمة لتنفيذ المشروع. ويعتبر مقترح التمويل من الطرق الشائعة التي تستخدمها الجمعيات لتوفير الموارد المالية اللازمة لتنفيذ مشاريعها. وتبرز أهميته في أنه احد الطرق التي تساعد على استقرار الجمعية المالي واستمرارها، بالإضافة الى أنه يعتبر أساس العلاقة مع أي ممول يعتمده.
ونظراً الى هذه الأهمية، لا بد ان تقوم الجمعية ببعض الاجراءات قبل كتابة مقترح التمويل، وأن تعدَه بشكل مهني ومتكامل، وأن تتمتع بقدرات ومهارات متتابعة وتكوين علاقات متينة مع الجهات الممولة.
أولاً: تحضيرات قبل كتابة مقترح التمويل
• عن ماذا ستكتب ؟ الإطار العام للمشروع الذي ستضعه
يجب ان تفكَر الجمعية في مقترح التمويل، ويهدف هذا الاجراء الى توجيه الجمعية الى ممولين محتملين مهتمين بهذا الإطار، والأهم من ذلك يجعل الجمعية تكتشف فما إذا كانت فكرة الحصول على تمويل لهذا المشروع من خلال مقترح تمويل هي الوحيدة والأفضل ام لا.
ففي هذا الاجراء ستتمكَن الجمعية من معرفة الطرق الأخرى المتاحة لتمويل المشروع، فقد يكون ذلك من خلال جمع تبرعات او هبات، واذا تأكدت الجمعية بأن هذه الطرق غير كافية او متاحة، فعليها ان تبدأ بكتابة مقترح التمويل.
ففي بعض الحالات يقوم الممول بسؤال الجمعية عن الطرق الأخرى التي سلكتها او المتاحة لتمويل هذا المشروع، وبالتالي لا بد أن تكون الجمعية مستعدة للاجابة عن هذه الاستفسارات.
• من هو الممول ؟
يجب ان تتوجه الجمعية بمقترح التمويل الى الممول الصحيح وإلا لن تصل الى نتائج إيجابية في تمويل مشاريعها. فلا بد ان تعمل الجمعية على وضع قوائم بالممولين الموجودين والمحتملين، وأن في اختصاصات واهتمامات كل ممول وتعمل على ربط الإطار العام للمشروع الذي تسعى الى تمويله مع تلك الاختصاصات والاهتمامات. فمن المحتمل ان تتقدَم الجمعية بمشروع بيئي مثلاً الى جهه تمويلية تهتم بالطفل مثلاً، وبالتالي لن يتم اعتماد مقترح التمويل من طرف هذه الجهة التمويلية بسبب عدم اهتمامها بالقضايا البيئية. وبالتالي يجب ان تتعرف الجمعية على اهتمامات الممولين المحتملين، وذلك من خلال الاتصال بهم او قراءة منشوراتهم وتقاريرهم السنوية.
كما يجب أن لا تنحصر معرفة الجمعية بمجال اختصاص واهتمام الجهة الممولة وحسب، بل يجب ان تتعرف على الاجراءات التي تتبعها هذه الجهة في منح التمويل، فهناك العديد من الجهات التمويلية التي تتبع نماذج خاصة في كتابة مقترحات التمويل. كما يجب أن تتعرف الجمعية كذلك على حجم التمويل الذي تمنحه هذه الجهات، فقد يكون أقل بكثير من الموازنة التي يحتاجها المشروع لتنفيذه.
ومن الأمور المهمة أيضاً أن تعرفها الجمعية عن الجهات التمويلية، هي الأوقات المناسبة لتقديم طلبات التمويل، فقد تقوم الجمعية بتقديم مقترح تمويل للجهة الصحيحة وضمن الاجراءات المتبعة ولكن توقيت تقديم المقترح كان خارج السنة المالية لهذه الجهة، وبالتالي لن يجد هذا المقترح مكاناً له في الموازنة السنوية للجهة التمويلية.
خلاصة: تتأكد الجمعية قبل كتابتها لمقترح تمويل بأنها تمتلك مشروعاً متكاملاً يحتاج الى تمويل، وتبحث في مختلف الطرق المتاحة والممكنة لتمويله، وتضعه في إطار مقترح تمويل بعد أن تأكدَت بأن هذه الطريقة هي أفضل الطرق لتمويله، وتتوجه به الى الجهة التمويلية التي تهتم بموضوع المشروع بعد أن تكون قد كونت صورة متكاملة لديها عن الجهات التمويلية وتعرَفت على اهتماماتها واجراءاتها وحجم التمويل الذي تمنحه.
ثانياً: مكونات مقترح التمويل
تجدر الإشارة الى ان الجهات التمويلية قد تعتمد مكونات خاصة بها يجب ان تتوفر في مقترحات التمويل، والمكونات التالية تعتبر مكونات رئيسية يمكن ان تستخدمها الجمعية وتتصرف بها حسب اجراءات الجهة التمويلية.
• رسالة التغطية:
وهي أول ورقة تأتي في مقترح التمويل، ويجب ان تحتوي على:
• اسم المشروع
• اسم الجمعية وشعارها
• اسم الجهة التي قدَِِِم لها
• تاريخ التقديم (اليوم / الشهر / السنة)
• قائمة المحتويات:
وهي الورقة التي تبين العناوين الئيسية في مقترح التمويل وأرقام صفحاتها. وينصح بوجود قائمة محتويات في مقترحات التمويل التي يزيد عدد صفحاتها عن الخمس صفحات.
• الملخص:
وهي المادة التي تبين بشكل مختصر اسم المشروع، خدماته، اجراءاته، فئاته المستهدفة، أهدافه وتنائجه المتوقعة. ويجب ان لا يزيد الملخص عن الصفحة.
تكمن أهمية الملخص في ان الجهات التمويلية تتلقى العديد من مقترحات التمويل وقد لا تتمكن من قراءتها كلها، وبالتالي هي تحتاج الى مادة ملخصة تصف لها بشكل بسيط وواضح المشروع. الأهمية الثانية للملخص أنه يعكس للجهة الممولة مدى فهم الجمعية للمشروع الذي تسعى الى تنفيذه. وعادة ما تتم كتابة الملخص بعد الانتهاء من كتابة مقترح التمويل، فذلك يساعد على معرفة كافة التفاصيل وبالتالي اختصارها في الملخص.
• مبررات المشروع:
ويتم في هذا الجزء توفير خلفية عامة عن فكرة المشروع والمبررات التي تؤكد ضرورة تطبيقه. وتعمل الجمعية هنا على توفير معلومات للجهة الممولة تقنعها بأهمية تطبيق المشروع ومدى ارتباطه باحتياجات واقعية، والمشاكل التي جاء المشروع للمساهمة في حلها او تجاوزها.
• أهداف المشروع:
وتقوم الجمعية هنا بعرض الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من تطبيق المشروع.
• الفئات المستهدفة:
وتعرض هنا الجمعية الفئات التي ستستفيد من تطبيق المشروع سواءً كانت فئات مستهدفة مباشرة او غير مباشرة، ومن المهم ان تقدَم الجمعية تفصيلاً عن الفئات المستهدفة، مثلاً: العمر، العدد، أماكن التواجد،
الخلفية الاجتماعية او الاقتصادية وغيرها من التصنيفات التي تعطي صورة واضحة للجهة الممولة عن الفئات التي ستستفيد من المشروع.
• النشاطات والخدمات:
وهو الجزء الذي توضح فيه الجمعية للجهة الممولة مجموعة الخدمات والنشاطات التي ستقدَمها من خلال المشروع، ويجب ان تعمل الجمعية على ربط هذه الخدمات والنشاطات مع أهداف المشروع وان تحدد الفئة المستهدفة من كل خدمة او نشاط.
ومن الضروري كذلك ان تصف الجمعية الاجراءات التي ستتخذها لتنفيذ كل خدمة او نشاط، فذلك يعكس مدى قدرة الجمعية على تطبيقها بنجاح وفعالية أمام الجهة الممولة. كما يفيد عرض الاجراءات بإتاحة الفرصة امام الجمعية بتقديم فريق العمل الذي سيباشر تنفيذ هذه الاجراءات والمواد والمعدات التي سيحتاجها لتنفيذها، وكيف ستعمل الجمعية على متابعة حسن تنفيذ المشروع.
• النتائج المتوقعة:
وتعرض هنا الجمعية توقعاتها والمخرجات التي ستحصل عليها من تنفيذ المشروع. ومن المهم جداً ان تبين الجمعية هنا الفرص والمخاطر التي تعترض تطبيقها للمشروع وكيفية استمراره وديمومته، فهذا يعكس مصداقية الجمعية امام الجهة الممولة.
ومن المهم كذلك ان تقدَم الجمعية في هذا الجزء المؤشرات التي ستعتمدها لتقييم أهداف واجراءات ونتائج المشروع.
• خطة المشروع:
وهي خطة العمل التي سيتم تطبيقها للبدء بتنفيذ المشروع وصولاً الى انتهائه. وتقوم هنا الجمعية بعرض المهام الرئيسية في المشروع، والاجراءات التي ستتخذها لتنفيذ هذه المهام والمدة الزمنية المخصصة لها.
• موازنة المشروع:
وتضع هنا الجمعية البنود التي تسعى الى تمويلها والمخصصات المالية التي تحتاجها لكل بند، وعادة ما يتم تصنيف هذه البنود لتسهيل قراءة وتحليل الموازنة، مثلاً: بند فريق العمل، بند المعدات والأدوات ...الخ.
• الملاحق:
وهو جزء اختياري لكنه مهم جداً في بعض الاحيان خاصة إذا أرفقت فيه الجمعية بعض الوثائق او المعلومات التفصيلية عن الفئات المستهدفة، او المنهجية التي ستعتمدها في تنفيذ بعض نشاطات المشروع مثلاً.
تعمل الجمعية على كتابة مقترح التمويل بشكل مهني وتتأكد من أنه يحتوي على كافة المكونات الرئيسية لمقترح التمويل.
ثالثاً: المتابعة والعلاقة مع الممولين
بعد تقديم مقترح التمويل تبدأ العلاقة مع الممول، والصفة الأولى لهذه العلاقة هي صفة المتابعة، فالجمعية تتابع ما اذا تمت الموافقة على مقترح التمويل، واذا تمت الموافقة فإنها تتابع المشروع مع الممول. وعلى الجمعية ان تعمل على تطوير هذه الصفة للعلاقة مع الممول من فقط صفة متابعة الى صفة تعاون وتنسيق.
• متابعة المقترح:
وهي التي تأتي بعد مرور مدة زمنية معينة على تقديم المقترح، وعادة ما تكون بعد أسبوعين من تقديمه. وتقوم الجمعية بالاتصال هاتفياً مع الممول او بإرسال رسالة رسمية له، تستفسر عن القرار الذي اتخذه بخصوص مقترح التمويل الذي قدمته.
ومن المفضل، في صورة رفض الممول للمقترح، ان تسأله الجمعية عن أسباب هذا الرفض، فقد يكون الرفض ناتجاً عن بعض الأمور التي للجمعية تبريرها او بإمكانها ان تغيرها. وفي كل الأحوال يجب ان تعبر الجمعية للمول عن رغبتها في استمرار تزويده بمقترحات تمويل في المستقبل.
• متابعة التمويل:
وهي المتابعة التي تأتي بعد حصول الجمعية على الموافقة من الممول، فعلى الجمعية في هذه الحالة:
• توجيه كتاب شكر للمول على موافقته دعم وتمويل المشروع
• إطلاع الممول على كافة المستجدات والتطورات المتعلقة بالمشروع
• تزويد الممول بالأوراق والتقارير اللازمة
• التفرَغ للاجتماع بالممول
• ابقاء قنوات التواصل مع الممول مفتوحة دائماً
خلاصة: تعمل الجمعية على تكوين علاقة طبيعية مع الجهات التمويلية فهي تتابعها بخصوص قرارها حول مقترح التمويل وتتابعها بشكل مستمر عند الموافقة على التمويل.
نصائح وتوجيهات
• تأكد من وجود مشروع متكامل لدى الجمعية وتحتاج الى تمويل لتنفيذه
• إبحث عن الطرق المتاحة والممكنة لتمويل هذا المشروع وتأكد من أن وضعه في مقترح تمويل هو أفضل الطرق لتمويله
• ضع قائمة بأسماء الممولين المحتملين واعمل على تطويرها كلما اقتضت الحاجة
• كوَن صورة متكاملة عن كل جهة تمويلية: اهتماماتها واختصاصاتها، اجراءاتها، حجم التمويل الذي تمنحه، الأوقات المناسبة لتقديم المقترح
• تأكد من ان مقترح التمويل يحتوي على كافة المكونات الرئيسية
• تأكد من كتابة مقترح التمويل بأن تكون واضحة ومعدَة بصورة تريح القارئ
• تابع مع الجهة الممولة مصير المقترح الذي قدمته لها، واستفسر عن أسباب رفضها له
• ابق على اتصال وتواصل مباشر ومفتوح مع الجهة الممولة لمشروعك
دليل الادارة العلمية للتنمية و المنظمات غير الحكومية
تعريف
دليل "الإدارة العلمية للتنمية و المنظمات غير الحكومية "هو احد البرامج العربية الخيرية الرائدة من "شركة دار الرواد للتنمية المحدودة " يهدف إلى المساعدة في تقديم التدريب والمهارات والاستشارات والأبحاث في مجال العمل الأهلي التطوعي. ويعمل على تزويد المنظمات غير الحكومية بالأدوات والمفاهيم والاستراتيجيات التي تحتاجها لبناء قدراتها وتطوير مهاراتها للتأثير في مجتمعاتها المحلية من أجل تحقيق التنمية المستدامة فيها، وذلك من خلال تقديم حزمة من الخدمات الواسعة والنوعية.
- رؤيتنا
تقوم المنظمات غير الحكومية بدور فاعل في تلبية الاحتياجات الاجتماعية وتسهم في تسهيل إحداث التغيير الاجتماعي نحو الأفضل، و تتمتع بقدرات هيكلية وإدارية وفنية عالية تتناسب مع الدور الذي تلعبه في المجتمع، وتتمتع قيادات هذه المنظمات والعاملين فيها وأعضا ئه ا بمهارات إدارية وفنية تمكنهم من تسيير أعمال منظماتهم بصورة مهنية عالية.
- رسالتنا
تزويد المنظمات غير الحكومية بالخبرات والمهارات والمعارف الأساسية والمتخصصة في قطاع العمل الأهلي. وذلك من خلال إطار عمل مرن يضم قاعدة معلومات متطورة ونماذج عمل تساعد المنظمات غير الحكومية على تطوير أدائها بنفسها بأفضل الطرق وبأقل الكلف.
الهيئة الإدارية
6_1_الادوات (التطوير التنظيمي)
القواعد المهنية للهيئة الإدارية
تستند الهيئة الإدارية إلى مرجعيات مكتوبة وواضحة عند مباشرتها لأعمالها، مثل الرؤية والرسالة والنظام الداخلي والقيم والأهداف. وكل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية يعرف هذه المرجعيات وملتزم بها ويسعى إلى تحقيقها. أعضاء الهيئة الإدارية على دراية تامة بالمهام التي ستباشرها الهيئة الإدارية ويعملون على القيام بهذه المهام بشكل جماعي وفعّال كفريق عمل منظّم، ويشارك كل عضو في الهيئة الإدارية بتنفيذ هذه المهام من خلال تطبيق المطلوب منه في وصفه الوظيفي. وتدير الهيئة الإدارية أعمالها بشكل ناجح، فهي إدارة يتوفّر لديها المعلومات الضرورية عن الجمعية، وتعقد اجتماعات ناجحة، وتتخذ قراراتها بأسلوب تشاركي وتتابع تنفيذها، ويتمتع أعضاؤها بمهارات قيادية عالية. يساعد هذا القسم الجمعيات على: تعرّف أعضاء الهيئة الإدارية على المرجعيات التي تنطلق منها الجمعية والعمل على تطويرها والالتزام بها. تحديد المهام والمسؤوليات الخاصة بالهيئة الإدارية و/أو أعضائها، وتوزيعها فيها بينهم. التعرف على أفضل الطرق لإدراة أعمال الهيئة الإدارية. تتم قيادة الجمعيات الخيرية من قبل الهيئة الإدارية والتي تقوم الهيئة العامة بانتخابها وتعتبر الهيئة الإدارية التي تقوم على لعب دورها بطريقة ناجحة وفعّالة هي حجر الأساس في نجاح الجمعية في تحقيق أهدافها وغاياتها. ويمكن اعتبار الهيئة الإدارية ناجحة إذا توفر لدى أعضائها فهم واضح ومشترك حول مرجعياتهم في العمل والتزموا بها، وفهم والالتزام بالمسؤوليات والمهام المناطة بهم، ويعتمدون اسلوباً مرناً وعملياً في إدارة أعمال الهيئة الإدارية. أولاً: مرجعيات الهيئة الإدارية
تشكل المرجعيات الإطار الاخلاقي والقانوني القيمي الذي تعمل خلاله الجمعية، وتعتبر هذه المرجعيات الأساس الذي تستند إليه الجمعية في تنفيذ أعمالها. ونظراً للدور القيادي الذي تلعبه الهيئة الإدارية، فمطلوب منها التعرف بشكل واضح على هذه المرجعيات والالتزام بها والعمل على نشرها وتعريفها ما بين أعضاء الجمعية، والعمل على وضع هذه المرجعيات في صورة عدم وجودها. ومن أهم هذه المرجعيات: النظام الداخلي : وهو القانون الذي ينظم كافة أعمال الجمعية وأجهزتها ويحدد الأهداف التي انشأت الجمعية من أجلها وآليات العمل التي تعتمدها الجمعية لتحقيق هذه الأهداف. الرؤية Vision : وهي تمثل الوضع والمكانة التي تسعى الجمعية إلى الوصول لها. الرسالة Mission : وهي توضح سبب وجود الجمعية. الأخلاقيات والقيم : وهي مجموعة الأخلاق والقيم التي يؤمن بها أعضاء الهيئة الإدارية ويلتزمون بها عند مباشرتهم بمهامهم ومسؤولياتهم. وهي تحدد كيف سيتم تحقيق الرؤية والرسالة والأهداف.
خلاصة: تعرّف أعضاء الهيئة الإدارية على مرجعيات الجمعية وفهمهم الدقيق لها سيساعدهم على فهم طبيعة جمعيتهم، والأسباب التي تجعل منها جمعية مهمة للمجتمع، وكيف تقوم بأداء دوره
ثانياً: أدوار الهيئة الإدارية
تتولى الهيئة الإدارية، بحكم موقعها القيادي، القيام بالأدوار الحيوية في الجمعية للمحافظة على وجودها واستقرارها في توفير وتطوير خدماتها وأنشطتها. ومن أهم هذه الأدوار: قيادة الجمعية وتوجيهها في الاتجاه الصحيح، والذي يتفق مع نظامها الأساسي ورؤيتها ورسالتها وأهدافها وقيمها. تطوير أداء الجمعية ورفع مستوى قدراتها وحسن إدارة مواردها البشرية والمالية. المحافظة على استقرارها وفاعليتها واستمراريتها. وحتى تنجح الهيئة الإدارية في أداء هذه الأدوار والاستجابة لها، لا بد لها من أن تحدد المهام الرئيسية التي يؤدي القيام بها تحقيق تلك الأدوار. 1. مهام الهيئة الإدارية:
إن فهم أعضاء الهيئة الإدارية للمهام التالية والتزامهم بالقيام بها يساعدهم على النجاح في تحقيق الأدوار الحيوية للجمعية : التخطيط للمستقبل: التخطيط هو العملية التي يتم فيها تحديد الوضع الحالي للجمعية والإنجازات التي تنوي تحقيقها والوسائل والآليات التي ستستخدمها للوصول إلى تلك الإنجازات. ويعتبر التخطيط من المؤشرات الهامة التي تساعد الجمعيات على النجاح، حيث أن التخطيط يأخذ بالاعتبار تقييمات عوامل القوة والضعف داخل الجمعية، والفرص المتاحة والمخاطر التي تعترض عمل الجمعية في محيط عملها، بالإضافة إلى أن التخطيط طويل المدى يوفر الاستقرار والاستمرارية في الإدارات المتعاقبة على الجمعية. من الضروري أن يشارك كافة أعضاء الهيئة الإدارية في وضع خطط الجمعية لما توفر هذه المشاركة لهم من شعور بالانتماء إلى هذه الخطط وبالتالي استعدادهم لتنفيذها. والمطلوب من أعضاء الهيئة الإدارية إثارة الأسئلة الحيوية أثناء عملية التخطيط ووضع الإجابات الواقعية لها. وتشمل مهمة التخطيط للمستقبل كل المسؤوليات والنشاطات والأعمال التي تساعد على إنجاح الجمعية على المدى البعيد. ومن المفضل أن تركز الهيئة الإدارية على التخطيط طويل المدى والتخطيط الاستراتيجي وليس التخطيط اليومي أو قصير المدى، فالتخطيط طويل المدى يلبي الاحتياجات المستقبلية للمنظمة في الاستمرار والنمو.
تحديد وتقييم أداء الجمعية:
يجب أن تعمل الهيئة الإدارية، وعلى الأقل بشكل سنوي، على تحديد وتقييم أداء مختلف هياكل وأجهزة وبرامج وأنشطة الجمعية والعاملين فيها، والعمل على تحليل نتائج ومخرجات التحديد والتقييم والاستفادة منها. وتساعد عمليتي التحديد والتقييم للجمعية على التأكد من تحقيقها للغايات التي أنشئت من أجلها، كما تساعدها على التحقق من مستوى الخدمات التي تقدمها ومدى تأثيرها على بيئة العمل المحيطة بها، كما تساعدها على تحديد وضعها ومدى قدرتها على تنفيذ نشاطات أخرى، كما يفيد التحديد والتقييم باستقاء الدروس والخبرات من التجارب التي مرت بها لتستفيد منها في نشاطاتها المستقبلية. تصميم وتطوير البرامج والأنشطة والخدمات: من المهام الرئيسية للهيئة الإدارية تصميم وتطوير خدمات وبرامج الجمعية، والتوصل إلى مقترحات جماعية وواضحة تتعلق بتقوية هذه البرامج والخدمات أو اقتراح خدمات وبرامج جديدة. وتكمن أهمية هذه المهمة للهيئة الإدارية في أن كل ما تقدمه الجمعيات من خدمات وبرامج هو مؤشر على مدى نجاحها في تلبية احتياجات أعضائها والفئات المستفيدة من وجودها. إن متابعة الهيئة الإدارية لخدمات وبرامج الجمعية يساعدها على الملاءمة بين إمكاناتها البشرية والمالية وبين حجم النشاطات التي تقدمها وتحقيق التوازن بينها بما يكفل عدم إرهاق المنظمة بمسؤوليات والتزامات تفوق وبين قدراتها. ويجب أن لا يقتصر دور الهيئة الإدارية على متابعة وتطوير ما هو موجود من خدمات وبرامج، بل لا بد أن تقوم بالتفكير بشكل ابتكاري بخدمات وبرامج جديدة تتناسب مع رسالة الجمعية وأهدافها وتفتح المجال أمام توسيع عدد المستفيدين من وجودها .
تطوير الموارد المالية وحسن إدارتها:
يتوفق نجاح أي جمعية على توافر الموارد اللازمة لتحقيق أهدافها، ومن ثم كان توفير الموارد على رأس مسؤوليات مجلس الإدارة. إن جمع الأموال بطريقة فعّالة يعد أحد المعايير الأساسية لقياس مدى قدرة الهيئة الإدارية والتزامها وتأثيرها، ومن ثم فإن كل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية مطالب بالتفكير والعمل على ربط الجمعية بمصادر تمويلية أو التفكير بوسائل تساعد الجمعية على توفير موارد مالية كالمساهمات الشخصية أو حملات جمع التبرع أو متقرحات تمويل مشاريع أو استثمارات المنظمة. ولا يتقصر دور الهيئة الإدارية على توفير الموارد فحسب، بل يمتد ليشمل الإشراف المباشر على حسن إدارة هذه الموارد، من خلال مراقبة تنفيذ بنود الموازنات من واردات ومصاريف، سواء المتعلقة بالموازنة العامة أو بموازنات المشاريع والبرامج التي تنفذها الجمعية.
تكوين قنوات اتصال وعلاقات عامة مع الجهات الاخرى:
من العوامل الرئيسية التي تدعم استقرار وأعمال الجمعية هو وجود شبكة من العلاقات العامة الواسعة لها في بيئة العمل لما توفره هذه الشبكة من جمهور واسع يطلع على إنجازات الجمعية ومن خلق آفاق تعاون وعمل جديدة مع الجمعيات الأخرى. ولأن الهيئة الإدارية هي حلقة الوصل ما بين الجمعية والبيئة المحيطة بها كان من أهم واجبات أعضاء الهيئة الإدارية استمثار الفرص المتاحة لتقوية علاقات الجمعية والتعريف بها وبنشاطاتها وبأهدافها وإنجازاتها وخلق فرص للعمل في إطار تحالفات من الجمعيات الأخرى التي تجتمع على نفس الاهداف أو من خلال استقطاب اهتمام الشخصيات العامة أو الجمهور إلى تلك الأهداف.
2. الوصف الوظيفي لأعضاء الهيئة الإدارية والتزاماتهم:
حتى تتمكن الهيئة الإدارية من ممارسة المهام الخاصة بالهيئة الإدارية بطريقة فعّالة لا بدّ من توفر وصف وظيفي مكتوب يحدد بشكل واضح المهام والمسؤوليات الموكلة بكل مسمى وظيفي في الهيئة الإدارية. وتكمن أهمية وجود وصف وظيفي في أنه يشرح المهام المطلوبة من كل عضو في الهيئة الإدارية ويحدد مسؤولياته وصلاحياته بما يساعد على منع التداخل في الأعمال وتحقيق التنسيق والتنظيم بين فريق أعضاء الهيئة الإدارية. هناك أربع مسميات وظيفية يجب توفرها في أي هيئة إدارية، وهي: الرئيس، نائب الرئيس، أمين السر، وأمين الصندوق. ومن المهم جداً أن يعلم الأعضاء المرشحون لعضوية الهيئة الإدارية بهذه المسميات والأعمال والمسؤوليات المطلوبة في كل واحدة منها حتى يتمكنوا من تكوين فريق عمل جيد لشغل هذه المسميات. وبالإضافة إلى المسمى الوظيفي، يجب أن يلتزم أعضاء الهيئة الإدارية بالقيام بمجموعة من الأعمال التي ستساعدهم على تحقيق الدور المطلوب منهم، ومن هذه الأعمال: حضور كافة اجتماعات الهيئة الإدارية المشاركة الفاعلة في نقاشات الاجتماعات إدارة وتنفيذ بعض أعمال الجمعية خاصة إذا لم يتوفّر لديها عاملين المساهمة الفاعلة في زيادة عدد أعضاء الجمعية التواصل المستمر مع أعضاء الهيئة العامة والعاملين التبرع شخصياً للجمعية والمساهمة في جمع التبرعات التعريف بالجمعية وبأهدافها وإنجازاتها وخدماتها تكوين قنوات اتصال مع المجتمع المحلي حسن إدارة موارد الجمعية وتنميتها والمحافظة عليها التعاون والتنسيق مع أعضاء الهيئة الإدارية كفريق عمل
خلاصة: أعضاء الهيئة الإدارية يعلمون المهام الأساسية المناطة بالهيئة الإدارية ويعملون على القيام بهذه المهام بشكل جماعي وفعّال كفريق عمل منظم، ويشارك كل عضو في الهيئة الإدارية بتنفيذ هذه المهام من خلال تطبيق المطلوب منه في وصفه الوظيفي والالتزام بالقيام بالأعمال الضرورية لإنجاح أعمال الهيئة الإدارية.
ثالثاً: الإدارة الناجحة لأعمال الهيئة الإدارية حتى تتمكن الهيئة الإدارية من إدارة أعمال الجمعية بشكل فعّال وناجح لا بد من توفّر العناصر التالية:
1. توفير المعلومات للهيئة الإدارية: حتى يتمكن أعضاء الهيئة الإدارية من مباشرة عدد من المهام، كالتخطيط أو التقييم أو اتخاذ القرارات، أو القيام بالعلاقات العامة.... لابد من توفير عدد من المعلومات الأساسية لهم واطلاعهم عليها مباشرة بعد تولّيهم مسؤولياتهم، وهذه المعلومات هي: معلومات عامة حول الجمعية: الرؤية، الرسالة، النظام الداخلي، الخطط، التقارير الإدارية والمالية، تقرير عن إنجازات الجمعية، مطويات تعريفية عن برامج الجمعية، كشف الأعضاء، الممولون، .....وغيرها. معلومات متعلقة بالهيئة الإدارية: مهام الهيئة الإدارية ومسؤوليات أعضائها، الوصف الوظيفي، إجراءات العمل داخل الهيئة الإدارية، آلية اتخاذ القرارات، مواعيد اجتماعات الهيئة الإدارية.... وغيرها. معلومات متعلقة بأجهزة الجمعية وإدارتها: اسماء اللجان وأهدافها وأعضائها ونشاطاتها، أسماء العاملين والمتطوعين، تجهيزات ومعدات الجمعية، ..... وغيرها. كما يجب أن تعتمد الجمعية نظاماً لإدارة المعلومات يكفل الاستجابة السريعة لتوفير وإعداد المعلومات اللازمة التي قد تحتاجها الهيئة الإدارية عند مباشرتها لأعمالها.
2. تعقد الهيئة الإدارية اجتماعات ناجحة:
تعتبر الاجتماعات من آليات العمل الرئيسية التي تعتمدها معظم الإدارات في إنجاز أعمالها، وحتى تتمكن الهيئة الإدارية من عقد اجتماعاتها بشكل ناجح فلا بد أن يتوفّر مايلي: هدف / أهداف محددة للاجتماع برنامج عمل للإجتماع / جدول أعمال وقت ومكان الاجتماع رئيس الاجتماع والمتحدثين المشاركة بشكل فعّال من الحضور تدوين محاضر الاجتماع الترتيب للاجتماعات القادمة
3. اعتماد نظام لاتخاذ القرارات ومتابعة تنفيذها:
يجب أن تعتمد الهيئة الإدارية نظاماً واضحاً لكيفية صنع قراراتها واتخاذها ومتابعة تنفيذها، كما يجب أن يكون هذا النظام واضحاً لكافة أعضاء الهيئة الإدارية. ومن الضروري أن يسمح هذا النظام بإيجاد روح المشاركة في مرحلة صنع القرار، مثل الاستعانة بآراء الخبراء أو أخذ التغذية الراجعة من الأعضاء أو المنتفعين أو العاملين أو المتطوعين.
4. التمتع بالمهارات القيادية :
فعالية الهيئة الإدارية تعتمد على مدى قدرات وإمكانات أعضائها في القيادة والإدارة، وبالتالي لا بد أي يتمتع أعضاء الهيئة الإدارية بمهارات قيادية عالية، منها: متصل بالرسالة والأهداف والخطط، ويشجع على التزام الآخرين بها. يبث روح الحماسة والمثابرة لدى فريق العمل والعاملين. يحلل المعلومات المتوفّرة ويكوّن مبادرات بناءً عليها ويبادر بتزويد فريق العمل بالتغذية الراجعة والمقترحات. يتعامل بعقلية منفتحة ويشجّع الآخرين على إبدء آرائهم ويحترم الرأي الآخر.
خلاصة: يتوفر لدى أعضاء الهيئة الإدارية المعلومات الأساسية، وتعقد الهيئة اجتماعاتها وتديرها بشكل ناجح، وتتخذ قراراتها بأسلوب تشاركي وتتابع تنفيذها، ويباشر أعضاء الهيئة الإدارية الأعمال بنجاح معتمدين على مهاراتهم القيادية والإدارية.
نصائح وتوجيهات:
راجع رؤية الجمعية ورسالتها، وابحث مع أعضاء الهيئة الإدارية مدى توافقهما مع توجهات الجمعية، وقم بتعديلهما إن تطلّب الأمر راجع النظام الداخلي للجمعية، واقترح التعديلات الضرورية اعمل على نشر الرؤية والرسالة والنظام الداخلي على كافة أعضاء الهيئة الإدارية وتأكد من تعرّفهم وفهمهم لها إذا لم يتوفر رؤية أو رسالة للجمعية، اعقد اجتماعاً خاصاً للهيئة الإدارية يهدف إلى إعداد رؤية ورسالة. ناقش مع أعضاء الهيئة الإدارية الاخلاقيات والقيم التي من المهم ان يلتزموا بها ويعملوا من خلالها ناقش مع أعضاء الهيئة الإدارية المهام التي ستتولاّها الهيئة الإدارية، وكيف يمكن القيام بهذه المهام، واكتب نتائج النقاشات في تقرير خاص ووزعه على أعضاء الهيئة الإدارية وتأكد من اطلاعهم وفهمهم والتزامهم بهذه المهام نمي خبراتك ومهاراتك المعرفية لتتمكّن من القيام بمهام الهيئة الإدارية بشكل فعّال وناجح قم بإعداد وصف وظيفي مكتوب لأعضاء الهيئة الإدارية وزوّدهم به وناقشه معهم قم بإعداد مهام والتزامات أعضاء الهيئة الإدارية ووزعها عليهم وفّر ملفاً خاصاً لأعضاء الهيئة الإدارية يحتوى على المعلومات الضرورية حول الجمعية تأكد من وجود جدول أعمال لكل اجتماعات الهيئة الإدارية استمع إلى آراء العاملين والمنتفعين والمتطوعين والخبراء وزوّد الهيئة الإدارية بهذه الآراء لمساعدتها على اتخاذ القرارات المناسبة ضع نظاماً لإدارة اجتماعات الهيئة الإدارية وطرق اتخاذ القرارات وزوّد أعضاء الهيئة الإدارية به
تشكل المرجعيات الإطار الاخلاقي والقانوني القيمي الذي تعمل خلاله الجمعية، وتعتبر هذه المرجعيات الأساس الذي تستند إليه الجمعية في تنفيذ أعمالها. ونظراً للدور القيادي الذي تلعبه الهيئة الإدارية، فمطلوب منها التعرف بشكل واضح على هذه المرجعيات والالتزام بها والعمل على نشرها وتعريفها ما بين أعضاء الجمعية، والعمل على وضع هذه المرجعيات في صورة عدم وجودها. ومن أهم هذه المرجعيات: النظام الداخلي : وهو القانون الذي ينظم كافة أعمال الجمعية وأجهزتها ويحدد الأهداف التي انشأت الجمعية من أجلها وآليات العمل التي تعتمدها الجمعية لتحقيق هذه الأهداف. الرؤية Vision : وهي تمثل الوضع والمكانة التي تسعى الجمعية إلى الوصول لها. الرسالة Mission : وهي توضح سبب وجود الجمعية. الأخلاقيات والقيم : وهي مجموعة الأخلاق والقيم التي يؤمن بها أعضاء الهيئة الإدارية ويلتزمون بها عند مباشرتهم بمهامهم ومسؤولياتهم. وهي تحدد كيف سيتم تحقيق الرؤية والرسالة والأهداف.
خلاصة: تعرّف أعضاء الهيئة الإدارية على مرجعيات الجمعية وفهمهم الدقيق لها سيساعدهم على فهم طبيعة جمعيتهم، والأسباب التي تجعل منها جمعية مهمة للمجتمع، وكيف تقوم بأداء دوره
ثانياً: أدوار الهيئة الإدارية
تتولى الهيئة الإدارية، بحكم موقعها القيادي، القيام بالأدوار الحيوية في الجمعية للمحافظة على وجودها واستقرارها في توفير وتطوير خدماتها وأنشطتها. ومن أهم هذه الأدوار: قيادة الجمعية وتوجيهها في الاتجاه الصحيح، والذي يتفق مع نظامها الأساسي ورؤيتها ورسالتها وأهدافها وقيمها. تطوير أداء الجمعية ورفع مستوى قدراتها وحسن إدارة مواردها البشرية والمالية. المحافظة على استقرارها وفاعليتها واستمراريتها. وحتى تنجح الهيئة الإدارية في أداء هذه الأدوار والاستجابة لها، لا بد لها من أن تحدد المهام الرئيسية التي يؤدي القيام بها تحقيق تلك الأدوار. 1. مهام الهيئة الإدارية:
إن فهم أعضاء الهيئة الإدارية للمهام التالية والتزامهم بالقيام بها يساعدهم على النجاح في تحقيق الأدوار الحيوية للجمعية : التخطيط للمستقبل: التخطيط هو العملية التي يتم فيها تحديد الوضع الحالي للجمعية والإنجازات التي تنوي تحقيقها والوسائل والآليات التي ستستخدمها للوصول إلى تلك الإنجازات. ويعتبر التخطيط من المؤشرات الهامة التي تساعد الجمعيات على النجاح، حيث أن التخطيط يأخذ بالاعتبار تقييمات عوامل القوة والضعف داخل الجمعية، والفرص المتاحة والمخاطر التي تعترض عمل الجمعية في محيط عملها، بالإضافة إلى أن التخطيط طويل المدى يوفر الاستقرار والاستمرارية في الإدارات المتعاقبة على الجمعية. من الضروري أن يشارك كافة أعضاء الهيئة الإدارية في وضع خطط الجمعية لما توفر هذه المشاركة لهم من شعور بالانتماء إلى هذه الخطط وبالتالي استعدادهم لتنفيذها. والمطلوب من أعضاء الهيئة الإدارية إثارة الأسئلة الحيوية أثناء عملية التخطيط ووضع الإجابات الواقعية لها. وتشمل مهمة التخطيط للمستقبل كل المسؤوليات والنشاطات والأعمال التي تساعد على إنجاح الجمعية على المدى البعيد. ومن المفضل أن تركز الهيئة الإدارية على التخطيط طويل المدى والتخطيط الاستراتيجي وليس التخطيط اليومي أو قصير المدى، فالتخطيط طويل المدى يلبي الاحتياجات المستقبلية للمنظمة في الاستمرار والنمو.
تحديد وتقييم أداء الجمعية:
يجب أن تعمل الهيئة الإدارية، وعلى الأقل بشكل سنوي، على تحديد وتقييم أداء مختلف هياكل وأجهزة وبرامج وأنشطة الجمعية والعاملين فيها، والعمل على تحليل نتائج ومخرجات التحديد والتقييم والاستفادة منها. وتساعد عمليتي التحديد والتقييم للجمعية على التأكد من تحقيقها للغايات التي أنشئت من أجلها، كما تساعدها على التحقق من مستوى الخدمات التي تقدمها ومدى تأثيرها على بيئة العمل المحيطة بها، كما تساعدها على تحديد وضعها ومدى قدرتها على تنفيذ نشاطات أخرى، كما يفيد التحديد والتقييم باستقاء الدروس والخبرات من التجارب التي مرت بها لتستفيد منها في نشاطاتها المستقبلية. تصميم وتطوير البرامج والأنشطة والخدمات: من المهام الرئيسية للهيئة الإدارية تصميم وتطوير خدمات وبرامج الجمعية، والتوصل إلى مقترحات جماعية وواضحة تتعلق بتقوية هذه البرامج والخدمات أو اقتراح خدمات وبرامج جديدة. وتكمن أهمية هذه المهمة للهيئة الإدارية في أن كل ما تقدمه الجمعيات من خدمات وبرامج هو مؤشر على مدى نجاحها في تلبية احتياجات أعضائها والفئات المستفيدة من وجودها. إن متابعة الهيئة الإدارية لخدمات وبرامج الجمعية يساعدها على الملاءمة بين إمكاناتها البشرية والمالية وبين حجم النشاطات التي تقدمها وتحقيق التوازن بينها بما يكفل عدم إرهاق المنظمة بمسؤوليات والتزامات تفوق وبين قدراتها. ويجب أن لا يقتصر دور الهيئة الإدارية على متابعة وتطوير ما هو موجود من خدمات وبرامج، بل لا بد أن تقوم بالتفكير بشكل ابتكاري بخدمات وبرامج جديدة تتناسب مع رسالة الجمعية وأهدافها وتفتح المجال أمام توسيع عدد المستفيدين من وجودها .
تطوير الموارد المالية وحسن إدارتها:
يتوفق نجاح أي جمعية على توافر الموارد اللازمة لتحقيق أهدافها، ومن ثم كان توفير الموارد على رأس مسؤوليات مجلس الإدارة. إن جمع الأموال بطريقة فعّالة يعد أحد المعايير الأساسية لقياس مدى قدرة الهيئة الإدارية والتزامها وتأثيرها، ومن ثم فإن كل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية مطالب بالتفكير والعمل على ربط الجمعية بمصادر تمويلية أو التفكير بوسائل تساعد الجمعية على توفير موارد مالية كالمساهمات الشخصية أو حملات جمع التبرع أو متقرحات تمويل مشاريع أو استثمارات المنظمة. ولا يتقصر دور الهيئة الإدارية على توفير الموارد فحسب، بل يمتد ليشمل الإشراف المباشر على حسن إدارة هذه الموارد، من خلال مراقبة تنفيذ بنود الموازنات من واردات ومصاريف، سواء المتعلقة بالموازنة العامة أو بموازنات المشاريع والبرامج التي تنفذها الجمعية.
تكوين قنوات اتصال وعلاقات عامة مع الجهات الاخرى:
من العوامل الرئيسية التي تدعم استقرار وأعمال الجمعية هو وجود شبكة من العلاقات العامة الواسعة لها في بيئة العمل لما توفره هذه الشبكة من جمهور واسع يطلع على إنجازات الجمعية ومن خلق آفاق تعاون وعمل جديدة مع الجمعيات الأخرى. ولأن الهيئة الإدارية هي حلقة الوصل ما بين الجمعية والبيئة المحيطة بها كان من أهم واجبات أعضاء الهيئة الإدارية استمثار الفرص المتاحة لتقوية علاقات الجمعية والتعريف بها وبنشاطاتها وبأهدافها وإنجازاتها وخلق فرص للعمل في إطار تحالفات من الجمعيات الأخرى التي تجتمع على نفس الاهداف أو من خلال استقطاب اهتمام الشخصيات العامة أو الجمهور إلى تلك الأهداف.
2. الوصف الوظيفي لأعضاء الهيئة الإدارية والتزاماتهم:
حتى تتمكن الهيئة الإدارية من ممارسة المهام الخاصة بالهيئة الإدارية بطريقة فعّالة لا بدّ من توفر وصف وظيفي مكتوب يحدد بشكل واضح المهام والمسؤوليات الموكلة بكل مسمى وظيفي في الهيئة الإدارية. وتكمن أهمية وجود وصف وظيفي في أنه يشرح المهام المطلوبة من كل عضو في الهيئة الإدارية ويحدد مسؤولياته وصلاحياته بما يساعد على منع التداخل في الأعمال وتحقيق التنسيق والتنظيم بين فريق أعضاء الهيئة الإدارية. هناك أربع مسميات وظيفية يجب توفرها في أي هيئة إدارية، وهي: الرئيس، نائب الرئيس، أمين السر، وأمين الصندوق. ومن المهم جداً أن يعلم الأعضاء المرشحون لعضوية الهيئة الإدارية بهذه المسميات والأعمال والمسؤوليات المطلوبة في كل واحدة منها حتى يتمكنوا من تكوين فريق عمل جيد لشغل هذه المسميات. وبالإضافة إلى المسمى الوظيفي، يجب أن يلتزم أعضاء الهيئة الإدارية بالقيام بمجموعة من الأعمال التي ستساعدهم على تحقيق الدور المطلوب منهم، ومن هذه الأعمال: حضور كافة اجتماعات الهيئة الإدارية المشاركة الفاعلة في نقاشات الاجتماعات إدارة وتنفيذ بعض أعمال الجمعية خاصة إذا لم يتوفّر لديها عاملين المساهمة الفاعلة في زيادة عدد أعضاء الجمعية التواصل المستمر مع أعضاء الهيئة العامة والعاملين التبرع شخصياً للجمعية والمساهمة في جمع التبرعات التعريف بالجمعية وبأهدافها وإنجازاتها وخدماتها تكوين قنوات اتصال مع المجتمع المحلي حسن إدارة موارد الجمعية وتنميتها والمحافظة عليها التعاون والتنسيق مع أعضاء الهيئة الإدارية كفريق عمل
خلاصة: أعضاء الهيئة الإدارية يعلمون المهام الأساسية المناطة بالهيئة الإدارية ويعملون على القيام بهذه المهام بشكل جماعي وفعّال كفريق عمل منظم، ويشارك كل عضو في الهيئة الإدارية بتنفيذ هذه المهام من خلال تطبيق المطلوب منه في وصفه الوظيفي والالتزام بالقيام بالأعمال الضرورية لإنجاح أعمال الهيئة الإدارية.
ثالثاً: الإدارة الناجحة لأعمال الهيئة الإدارية حتى تتمكن الهيئة الإدارية من إدارة أعمال الجمعية بشكل فعّال وناجح لا بد من توفّر العناصر التالية:
1. توفير المعلومات للهيئة الإدارية: حتى يتمكن أعضاء الهيئة الإدارية من مباشرة عدد من المهام، كالتخطيط أو التقييم أو اتخاذ القرارات، أو القيام بالعلاقات العامة.... لابد من توفير عدد من المعلومات الأساسية لهم واطلاعهم عليها مباشرة بعد تولّيهم مسؤولياتهم، وهذه المعلومات هي: معلومات عامة حول الجمعية: الرؤية، الرسالة، النظام الداخلي، الخطط، التقارير الإدارية والمالية، تقرير عن إنجازات الجمعية، مطويات تعريفية عن برامج الجمعية، كشف الأعضاء، الممولون، .....وغيرها. معلومات متعلقة بالهيئة الإدارية: مهام الهيئة الإدارية ومسؤوليات أعضائها، الوصف الوظيفي، إجراءات العمل داخل الهيئة الإدارية، آلية اتخاذ القرارات، مواعيد اجتماعات الهيئة الإدارية.... وغيرها. معلومات متعلقة بأجهزة الجمعية وإدارتها: اسماء اللجان وأهدافها وأعضائها ونشاطاتها، أسماء العاملين والمتطوعين، تجهيزات ومعدات الجمعية، ..... وغيرها. كما يجب أن تعتمد الجمعية نظاماً لإدارة المعلومات يكفل الاستجابة السريعة لتوفير وإعداد المعلومات اللازمة التي قد تحتاجها الهيئة الإدارية عند مباشرتها لأعمالها.
2. تعقد الهيئة الإدارية اجتماعات ناجحة:
تعتبر الاجتماعات من آليات العمل الرئيسية التي تعتمدها معظم الإدارات في إنجاز أعمالها، وحتى تتمكن الهيئة الإدارية من عقد اجتماعاتها بشكل ناجح فلا بد أن يتوفّر مايلي: هدف / أهداف محددة للاجتماع برنامج عمل للإجتماع / جدول أعمال وقت ومكان الاجتماع رئيس الاجتماع والمتحدثين المشاركة بشكل فعّال من الحضور تدوين محاضر الاجتماع الترتيب للاجتماعات القادمة
3. اعتماد نظام لاتخاذ القرارات ومتابعة تنفيذها:
يجب أن تعتمد الهيئة الإدارية نظاماً واضحاً لكيفية صنع قراراتها واتخاذها ومتابعة تنفيذها، كما يجب أن يكون هذا النظام واضحاً لكافة أعضاء الهيئة الإدارية. ومن الضروري أن يسمح هذا النظام بإيجاد روح المشاركة في مرحلة صنع القرار، مثل الاستعانة بآراء الخبراء أو أخذ التغذية الراجعة من الأعضاء أو المنتفعين أو العاملين أو المتطوعين.
4. التمتع بالمهارات القيادية :
فعالية الهيئة الإدارية تعتمد على مدى قدرات وإمكانات أعضائها في القيادة والإدارة، وبالتالي لا بد أي يتمتع أعضاء الهيئة الإدارية بمهارات قيادية عالية، منها: متصل بالرسالة والأهداف والخطط، ويشجع على التزام الآخرين بها. يبث روح الحماسة والمثابرة لدى فريق العمل والعاملين. يحلل المعلومات المتوفّرة ويكوّن مبادرات بناءً عليها ويبادر بتزويد فريق العمل بالتغذية الراجعة والمقترحات. يتعامل بعقلية منفتحة ويشجّع الآخرين على إبدء آرائهم ويحترم الرأي الآخر.
خلاصة: يتوفر لدى أعضاء الهيئة الإدارية المعلومات الأساسية، وتعقد الهيئة اجتماعاتها وتديرها بشكل ناجح، وتتخذ قراراتها بأسلوب تشاركي وتتابع تنفيذها، ويباشر أعضاء الهيئة الإدارية الأعمال بنجاح معتمدين على مهاراتهم القيادية والإدارية.
نصائح وتوجيهات:
راجع رؤية الجمعية ورسالتها، وابحث مع أعضاء الهيئة الإدارية مدى توافقهما مع توجهات الجمعية، وقم بتعديلهما إن تطلّب الأمر راجع النظام الداخلي للجمعية، واقترح التعديلات الضرورية اعمل على نشر الرؤية والرسالة والنظام الداخلي على كافة أعضاء الهيئة الإدارية وتأكد من تعرّفهم وفهمهم لها إذا لم يتوفر رؤية أو رسالة للجمعية، اعقد اجتماعاً خاصاً للهيئة الإدارية يهدف إلى إعداد رؤية ورسالة. ناقش مع أعضاء الهيئة الإدارية الاخلاقيات والقيم التي من المهم ان يلتزموا بها ويعملوا من خلالها ناقش مع أعضاء الهيئة الإدارية المهام التي ستتولاّها الهيئة الإدارية، وكيف يمكن القيام بهذه المهام، واكتب نتائج النقاشات في تقرير خاص ووزعه على أعضاء الهيئة الإدارية وتأكد من اطلاعهم وفهمهم والتزامهم بهذه المهام نمي خبراتك ومهاراتك المعرفية لتتمكّن من القيام بمهام الهيئة الإدارية بشكل فعّال وناجح قم بإعداد وصف وظيفي مكتوب لأعضاء الهيئة الإدارية وزوّدهم به وناقشه معهم قم بإعداد مهام والتزامات أعضاء الهيئة الإدارية ووزعها عليهم وفّر ملفاً خاصاً لأعضاء الهيئة الإدارية يحتوى على المعلومات الضرورية حول الجمعية تأكد من وجود جدول أعمال لكل اجتماعات الهيئة الإدارية استمع إلى آراء العاملين والمنتفعين والمتطوعين والخبراء وزوّد الهيئة الإدارية بهذه الآراء لمساعدتها على اتخاذ القرارات المناسبة ضع نظاماً لإدارة اجتماعات الهيئة الإدارية وطرق اتخاذ القرارات وزوّد أعضاء الهيئة الإدارية به
تطوير العضوية
دليل الإدارة العلمية للتنمية و المنظمات غير الحكومية
المشرف العام: دار الرواد
1_كيف تستخدم دليل الإدارة العلمية
المشرف العام: دار الرواد
1_كيف تستخدم دليل الإدارة العلمية
2_التطوير التنظيمي
اولاً: الهيئة الإدارية
ثانيا: تطوير العضوية
ثالثاً: اللجــان
صندوق الأدوات:
- إعداد جدول الأعمال
- القواعد الأساسية للاجتماع الناجح
- مظاهر إيجابيات وسلبيات إدارة الاجتماع
- مهام رئيس اللجنة
- نموذج خطة عمل
اولاً: الهيئة الإدارية
ثانيا: تطوير العضوية
ثالثاً: اللجــان
صندوق الأدوات:
- إعداد جدول الأعمال
- القواعد الأساسية للاجتماع الناجح
- مظاهر إيجابيات وسلبيات إدارة الاجتماع
- مهام رئيس اللجنة
- نموذج خطة عمل
(القواعد المهنية لتطوير العضوية)
تتمتع الجمعية بنسبة عالية في الاحتفاظ بأعضائها الحاليين، وذلك بسبب اتصالها المباشر مع أعضائها وتوفيرها لهم آخر أخبار ونشاطات الجمعية وبسبب شعور الأعضاء بأهمية الأعمال التي يشاركون بها في تطوير الجمعية ودعمها، ولأن الجمعية تعتمد إجراءات منظمة وسهلة في تجدد العضوية.
تولي الجمعية أهمية خاصة لتطوير العضوية، فهي تقيِّم عضويتها وتستخدم عدّة وسائل لتطوير العضوية، وتقوم بتنفيذ حملات خاصة بتطوير العضوية بعد أن تكون أعدّت لها بشكل منهجي ومدروس، وترصد لتطوير العضوية الموارد والأدوات التي تحتاجها.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• تعرّف الجمعيات على أساسيات الاحتفاظ بالأعضاء.
• الاستثمار الأفضل لقدرات الأعضاء لتفعيل مشاركتهم في تطوير الجمعية.
• تعرّف الجمعيات على المواد الترويجية التي تستخدمها في تطوير العضوية.
• تعرّف الجمعية على كيفية تنفيذ خطة لتطوير العضوية لجذب أعضاء جدد.
أولاً: الاحتفاظ بالاعضاء
يعتبر الاحتفاظ بالاعضاء من أبرز التحديات التي تواجهها الجمعيات فلا يوجد جمعية نشيطة ومؤثرة في مجتمعها بدون أعضاء نشطين وداعمين لبرامج الجمعية، وانسحاب الأعضاء من الجمعية يمثل مؤشراً سلبياً على تراجع أداء وتأثير الجمعية. ولذلك، لا بد أن تعمل الجمعية على ايلاء الاحتفاظ بالأعضاء الأهمية والمكانة التي يستحقها.
ويعتمد نجاح الجمعية في الاحتفاظ بأعضائها على توفر ثلاثة عناصر رئيسية:
• سهولة تواصل الجمعية مع أعضائها والاتصال بهم.
• الأعضاء يشعرون بأنهم يمارسون دوراً حيوياً في تطوير جمعيتهم وتحسين أدائها.
• الجمعية تعتمد إجراءات منظمة وبسيطة في تعيين العضو أو تجديد عضويته.
1. التواصل الفعّال مع الأعضاء
لتسهيل اتصال الجمعية بأعضائها، لا بد من توفّر قاعدة معلومات شاملة للأعضاء تحتوي على المعلومات الأساسية عن كل عضو، مثل: اسمه/هاتف/فاكس/بريد الكتروني/... الخ). ويجب أن يتم تحديث المعلومات الواردة في قاعدة المعلومات بشكل دوري أو كلما اقتضت الحاجة.
ويجب أن تعمل الجمعية على التواصل مع أعضائها بشكل فعّال، وذلك من خلال تزويدهم بأخبار الجمعية وآخر نشاطاتها ومخططاتها. ويمكن للجمعية أن تستخدم عدة وسائل وأدوات للتواصل مع أعضائها، منها: النشرات الورقية، البريد، الهاتف، موقع الجمعية على الانترنت، النشرات الإلكترونية، البريد الإلكتروني ... وغيرها.
2. استثمار قدرات وإمكانيات الأعضاء:
ينتسب إلى الجمعية أعضاء من خلفيات متنوعة، ويتمتعون بقدرات ومهارات وخبرات متعددة، وكل هذا التنوّع في قدرات الأعضاء يساعد على تطوير الجمعية وتحسين أدائها إذا ما قامت الجمعية باستثماره بشكل جيد. ويمكن استثمار قدرات وإمكانيات الأعضاء بشكل جيّد إذا ما قامت الجمعية بإشعارهم بأنهم يقومون بأدوار حيوية في أعمال الجمعية، ومن هذه الأدوار:
• أن الأعضاء يباشرون مهام ومسؤوليات مهمة مثل الدعم المالي والمعنوي للجمعية، ترشيح أعضاء جدد، تفعيل المشاركة في نشاطات الجمعية وغيرها
• أن الأعضاء يمثّلون مصدراً مهماً للمعلومات التي تحتاجها الجمعية في التخطيط للبرامج والنشاطات أو في تقييم أداء الجمعية وبرامجها ونشاطاتها
• أن الأعضاء يباشرون أعمالاً تنظيمية وتنفيذية في الجمعية من خلال عضويتهم في اللجان الدائمة
3. فعالية اجراءات التجديد:
يجب أن تعتمد الجمعية إجراءات فعّالة وسهلة فيه تجديد عضوية أعضائها، وذلك من خلال متابعتها الدقيقة لمواعيد استحقاق رسوم تجديد العضوية لمختلف الأعضاء، وأن تعمل لدى إرسال رسائل خاصة لطلب تجديد العضوية، وأن تقوم بإعداد وتوزيع النماذج الخاصة بتجديد العضوية.
خلاصة: تتمتع الجمعية بنسبة عالية في الاحتفاظ بأعضائها الحاليين، وذلك بسبب اتصالها المباشر مع أعضائها وتوفيرها لهم آخر أخبار ونشاطات الجمعية. وبسبب شعور الأعضاء بأهمية الأعمال التي يشاركون بها في تطوير الجمعية ودعمها . وبسبب أن الجمعية تعتمد إجراءات منظمة وسهلة في تجدد العضوية.
ثانياً: جذب أعضاء جدد (حملات تطوير العضوية)
تعتبر مهمة جذب أعضاء جدد للجمعية من المهام الحيوية لأي جمعية، خاصة وأن هذه المهمة تعمل على كسب تاييد أكبر، توفير دعم مالي ومعنوي أكبر، وتزويد الجمعية بخبرات ومهارات وإمكانات جديدة.
ويمكن استخدام عدّة طرق لجذب أعضاء جدد للجمعية، منها:
• الحديث المباشر
• الاستفادة من النشاطات التي تعقدها الجمعية
• المواد التعريفية والدعائية الخاصة بالجمعية
• مواقع الانترنت
• الإعلانات
وسيركز هذا القسم على حملات تطوير العضوية كوسيلة لجذب أعضاء جدد للجمعية نظراً لأهمية هذه الحملات وأثرها الكبير. وفيما يلي عرض لأهم خطوات حملات تطوير العضوية:
1. تقييم الوضع الحالي للعضوية:
تهدف هذه الخطوة إلى تقييم وضع العضوية في الجمعية، ويمكن ذلك من خلال إجراء جرد إحصائي للمؤشرات التالية:
• عدد الأعضاء الحاليين: يساعد في التعرف على حجم الأعضاء ومدى استجابة هذا الحجم مع توقعات ودور الجمعية
• عدد الأعضاء الجدد في السنة الماضية: يساعد ذلك على معرفة نسبة جذب أعضاء جدد، وهل تتفق هذه النسبة مع توقعات الجمعية أو مع حجم إنجازاتها
• عدد الأعضاء المنسحبين في السنة الماضية: يساعد ذلك في معرفة نسبة الانسحاب، ومن هم المنسحبون، وقد يساعد في معرفة اسباب انسحابهم وبالتالي البحث في وسائل المعالجة
2. وضع الأهداف:
تعمل الجمعية في هذه الخطوة على وضع أعداد الأعضاء الجدد الذين ترغب في جذبهم وحتى تنجح الجمعية في وضع الأهداف لا بد:
• أن تجري تقييماً للعضوية وتعتمد على نتائجه في وضع الأهداف
• أن تضع أعداداً واقعية للأعضاء الذين ترغب في جذبهم
• أن تقسّم العدد المطلوب من الأعضاء الجدد على أنواع العضوية لديها، مثال (50 عضو عامل 30 عضو مؤازر، 10 أعضاء فخريين) ويكون بذلك العدد المطلوب من الاعضاء الجدد هو 50+ 30+10= 90 عضو جديد.
3. تشكيل وتحفيز فريق العمل:
تقوم الجمعية في هذه المرحلة بتشكيل فريق عمل مسؤول عن إعداد وتنفيذ الحملة، وعادة ما يتكون هذا الفريق من لجنة تطوير العضوية.
وتتم مناقشة تقييم العضوية الحالية والأهداف مع فريق العمل ليقوم بدوره بإعداد وتصميم باقي مراحل الحملة وتنفيذها، ومن الضروري أن يكون كل عضو في فريق العمل على دراية تامة عن الجمعية.
ولا بد أن تقوم الجمعية بتحفيز فريق العمل من خلال شرحها لهم أهمية الوصول للأهداف المتوقعة وأن تشجعهم بمختلف الوسائل على تحقيق هذه الأهداف.
4. مدّة الحملة:
وتحدد الجمعية في هذه المرحلة المدّة التي سيستغرقها تنفيذ الحملة، ويمكن أن تستمر الحملة مدّة يوم، أسبوع، شهر وغيرها من الفترات، ولكن من الأفضل أن يتم تنفيذ الحملة في مدة 30 إلى 60 يوماً لما توفّره هذه المدّة من فترة كافية لجذب أعضاء جدد.
كما تتأثر مدّة الحملة بالأهداف الموضوعة والأدوات التي سيتم استخدامها والمناطق الجغرافية التي ستتم تغطيتها وغيرها، فكلما زادت هذه العناصر كلما امتدّت فترة تنفيذ الحملة.
5. وقت الحملة:
وتحدد الجمعية في هذه المرحلة الوقت الذي ستُطلق فيه الحملة، ويعتبر التوقيت من العناصر الرئيسية التي تساهم في إنجاح الحملة، ومن النصائح العامة في هذا المجال:
• لا تختار التوقيت في فترات العطل الرسمية أو المناسبات، فهذا سيضعف وصول الحملة إلى العديد من الفئات المستهدفة
• لاتختار التوقيت في فترات صعبة تمر بها الجمعية، فهذا سيضعف إدارة الحملة ولن يوفّر التفرّغ المطلوب لها
• اربط وقت الحملة مع بعض المناسبات المرتبطة بنشاط جمعيتك، مثال (جمعية نسائية : من الممكن أن تبدأ حملة تطوير عضوية بمناسبة يوم المرأة العالمي)
6. إعداد قائمة بالفئات المستهدفة:
تقوم الجمعية في هذه المرحلة بإعداد قوائم بأسماء شخصيات أو/و مؤسسات تسعى إلى الاتصال بها ودعوتها للانضمام معها. وتساعد هذه القائمة بتركيز جهود الحملة على فئات محددة، ويقوم فريق العمل بتعديل هذه القائمة اثناء تنفيذ الحملة كلما اقتضى الحال كأن تلغي أسماء معينة لأنها انتسبت أو إضافة أسماء جديدة.
ويمكن إعداد هذه القائمة بمساعدة:
• الأعضاء الحاليين : يمكن أن يتقرحوا أسماء من معارفهم
• الموظفون: يمكن أن يقترحوا أسماء لشخصيات تعاملوا معهم
• القيادات في المجتمعات المحلية: فهم على معرفة بالأشخاص الموجودين في مناطقهم
ومن الضروري أن تحتوي هذه القائمة على المعلومات الاتصالية لكل الأسماء الواردة فيها
7. أدوات ومواد الحملة:
تتنوع أدوات حملة تطوير العضوية بتنوع الفئات المستهدفة، فبعض هذه الأدوات تتناسب مع فئة معينة من الفئات المستهدفة إلا أنها لا تتناسب مع فئة أخرى، وبالتالي لا بد أن يتم استخدام أكثر من أداة في الحملة وتوجيهها للفئة المناسبة.
ومن أهم الأدوات:
• الحديث الشخصي المباشر
• الاتصال بالهاتف
• المقابلة
• الإعلام والصحف
• رسائل رسمية
• اجتماعات/ندوات/مؤتمرات
• الدعاية
• النشرات/الملصقات/المطويات
• البريد الإلكتروني
• موقع الإنترنت
• البريد الأرضي
• الرسائل القصيرة SMS في الهواتف النقالة
ويمكن استخدام هذه الأدوات حسب حاجة الجمعية وإمكاناتها وحسب طبيعة الفئات المستهدفة. أما بالنسبة للمواد، فلا بد أن تقوم الجمعية بإعداد مواد شاملة تعطي صورة مباشرة وواضحة لمن يطّلع عليها. ويجب أن تكون هذه المواد مُعدَّة بصورة تخدم إنجاح حملة تطوير العضوية، ومن أهم هذه المواد:
• تعريف عن تاريخ الجمعية وإنجازاتها والفئات الذين تخدمهم وأهم برامجها وخدماتها
• ماالخدمات والامتيازات التي يحصل عليها العضو
• أنواع العضوية في الجمعية
• إجراءات انتساب العضو ورسوم العضوية
• تعريف بمهام ومسؤوليات العضو تجاه الجمعية
• نموذج رسالة دعوة للإنضمام
8. شعار للحملة:
وهي خطوة اختيارية، ولكن للشعار تأثير إيجابي في الترويج للحملة وفي التأثير على الجمهور وجذبهم، خاصة إذا تمت صياغة الشعار بطريقة مؤثرة ومدروسة. وإذا توفّر شعار للحملة فلا بدّ من وضعه على كافة أوراق ومواد الحملة.
9. إعداد الموازنة:
وهي المرحلة التي ترصد فيها الجمعية الموارد المالية اللازمة لتنفيذ الحملة، ومن المفضل أن تقوم الجمعية برصد مبلغ سنوي يخصص لتطوير العضوية.
خلاصة: تولي الجمعية أهمية خاصة لتطوير العضوية، فهي تقيِّم عضويتها وتستخدم عدّة وسائل لتطوير العضوية، وتقوم بتنفيذ حملات خاصة بتطوير العضوية بعد أن تكون أعدّت لها بشكل منهجي ومدروس، وترصد لتطوير العضوية الموارد والأدوات التي تحتاجها.
نصائح وتوجيهات
• قم بتصميم قاعدة معلومات شاملة تحتوي على المعلومات الأساسية التي تحتاج أن تعرفها عن أعضاء جمعيتك.
• اعمل على تحديث قاعدة المعلومات، واعتمد إجراءات بسيطة للتعرّف على التغيّر في معلومات الأعضاء.
• حدد الأدوات التي ستقوم من خلالها الجمعية في التواصل مع أعضائها وقم بتصميمها واجعلها سهلة الاستخدام وبسيطة، وغير مكلفة، واجعلها ثرية بالمعلومات حتى وإن كانت معلومات بسيطة.
• قم بوضع تصوّر لمهام ومسؤوليات الأعضاء ووزعه عليهم.
• قم بتصميم نموذج لتقييم أداء الجمعية ووزعه بشكل دوري على الأعضاء.
• قم بإعداد نموذج ورسالة لطلب تجديد العضوية.
• حدد الوسائل التي يمكن أن تستخدمها الجمعية لجذب أعضاء جدد وقم بتصميم هذه الوسائل.
• قم بإجراء تقييم سنوي لوضع العضوية في الجمعية، وابني على أساسه تصوراً لعدد الأعضاء الجدد المطلوبين للجمعية.
• كوّن لجنة لتطوير العضوية.
• حدد أسباب ومبررات احتياج الجمعية لأعضاء جدد.
• طوّر قائمة بأسماء أعضاء محتملين واعمل على تحديثها من فترة لأخرى.
• قم بإعداد مواد تعريفية تساعدك على جذب أعضاء جدد، اجعلها واضحة ومباشرة
• تواصل مباشرة مع العضو وزودَه بالمعلومات الأساسية والضرورية حول الجمعية
الأسس المهنية لبيان الرسالة
(الأسس المهنية لبيان الرسالة)
تدرك الجمعية اهمية وجود رؤية ورسالة لها تواكبان وتستجيبان لاحتياجاتها وتوجهاتها، وتعتبرهما نقطة الاساس الذي تنطلق منها اهدافها ونشاطاتها وكافة اعمالها.
يتميز مضمون بيان الرسالة بأنه مركز ومختصر وواضح ويعبر عن الغاية من وجود الجمعية، وآليات العمل التي تطبقها لتحقيق هذه الغاية، ويحدد القيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها، ويحدد الفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.
قامت الجمعية بإعداد بيان رسالتها بجهد جماعي وبمشاركة كافة المعنيين للاستفادة من مساهماتهم وآرائهم للوصول الى صياغة شاملة وفعالة لبيان الرسالة.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على مفهوم الرؤية والرسالة والعلاقة التي تربط بيهما ودورهما في توجيه الجميعة.
• مواصفات ومعايير مضمون بيان الرسالة.
• خطوات ومهارات إعداد بيان الرسالة.
أولاً: معلومات اساسية عن الرؤية والرسالة
تعتبر الرؤية والرسالة من المرجعيات الاساسية للجمعية، وهما من الخطوات الأولى التي تتخذها اي جمعية عند بدء إنشائها.
فالرؤية هي بيان تعبر فيه الجمعية عن نظرتها للمستقبل، كيف ترى نفسها في المستقبل؟ كيف ترى الفئات الذين تخدمهم في المستقبل؟ فالرؤية هي صورة ملهمة وإيجابية للمستقبل، وتشجع اعضاء الجمعية والمحيطين بها على النظر بإيجابية للمستقبل.
اما الرسالة فهي بيان يوضح اسباب وجود الجمعية، ما الخدمات التي تقدمها؟ من تستهدف؟ وكيف تخدمهم وتساعدهم؟ فالرسالة توضح كيف ستحقق الجمعية رؤيتها.
ونظراً لخصوصية مضموني الرؤية والرسالة، فإنهما تمثلان "البوصلة" لكافة جهود ونشاطات الجمعية وتوجهاتها. فأهداف الجمعية يجب ان تعبر عن رسالتها، والخطة الاستراتيجية تأتي بأهداف استراتيجية تستجيب لرسالة الجمعية، وكذلك النشاطات والخدمات يؤدي تطبيقها الى إحداث آثار وتغييرات في المجتمع تجد صداها في رسالة الجمعية. فأي شيء تقوم به الجمعية يجب ان يؤدي بالضرورة الى تحقيق رسالتها وبالتالي رؤيتها.
ورغم اهمية الرؤية والرسالة، إلا ان الكثير من الجمعيات تقوم بإعدادهما وتعتبر ان الاهداف المنصوص عليها في نظامها الاساسي تفي بالغرض. ومن الاخطاء الشائعة كذلك، تعتبر بعض الجمعيات ان الرؤية والرسالة ثابتين لا يمكن تغييرهما او تعديلهما، وعلى العكس من ذلك فإنه على الجمعية ان تراجع رؤيتها ورسالتها كلما اقتضت الحاجة الى ذلك وان تعدلهما او تغيرهما اذا ما طرأت امور مستجدة عليهما. ولكن تجدر الاشارة على ان الرؤية، وبحكم طبيعتها المستقبلية، يمكن ان تتسم بالديمومة اكثر من الرسالة، حيث ان الرؤية عادة ما يتم تعديلها بعد مرور 3-5 سنوات عليهما، اما الرسالة فمن الممكن ان يتم تعديلها او تغييرها بشكل سنوي.
خلاصة: تدرك الجمعية اهمية وجود رؤية ورسالة لها تواكبان وتستجيبان لاحتياجاتها وتوجهاتها، وتعتبرهما نقطة الاساس الذي تنطلق منها اهدافها ونشاطاتها وكافة اعمالها.
ثانياً: مواصفات مضمون بيان الرسالة
حتى تؤدي الرسالة الوظيفة والغاية المرجوة منها، وحتى لا تواجه الجمعية اضطراباً في مطابقة اعمالها مع الرسالة، لا بد ان يتم مراعاة بعض المواصفات والمعايير عند إعداد مضمون بيان الرسالة، ومن اهمها:
• يحدد الغاية من وجود الجمعية:
ان فهم الغاية والتعرف عليها مهم جداً للقرارات التي تتخذها الجمعية، فمن السهل على الجمعية ان تقوم بحملة جمع تبرعات او التخطيط لبرامج وخدمات اذا كانت الغاية من وجودها واضحة، وبدون وجود الغاية ستواجه الجمعية بعض العقبات والصعوبات في شرح اسباب وجودها ونشر نشاطاتها والتعريف بها. عند تحديد وصياغة الغاية من الجمعية في بيان الرسالة فكِر وانطلق من الاضافة المهمة التي ستضيفها الجمعية للمجتمع او للفئات المستهدفة.
• يصف آليات العمل:
يجب ان يوضح مضمون بيان الرسالة كيف ستحقق الجمعية غاياتها، فمثلاً تصميم برامج او خدمات او نشاطات هي من آليات العمل التي تتبعها الجمعية لتحقيق غاياتها.
• يحدد الفئات المستهدفة:
تحديد الغاية من وجود الجمعية يقود الى تحديد المستفيدين منها، وتتسع وتضيف الفئات المستهدفة بحسب غايات الجمعية.
• يصف قيم تقديم الخدمة:
المجتمع يهتم بالقيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها للفئات الذين تستهدفهم، ولذلك على الجمعية ان تذكر قيمها في تقديم خدماتها، قد تكون هذه القيم دينية او إنسانية او فكرية... الخ، المهم ان تذكرها الجمعية.
• مضمون مركَز ومختصر وواضح:
إن تركيز مضمون بيان الرسالة وجعله محصوراً في جوانب واضحة يساعد الجمعية في تكوين صورة واضحة عنها لدى المجتمع، والاختصار في مضمون الرسالة يساعد على سهولة حفظه او تذكره من قبل
اعضاء الجمعية والمجتمع. ولا بد ان تتم صياغة بيان الرسالة بلغة واضحة وبسيطة ولا تحتمل التأويل ولا يكتنفها الغموض.
خلاصة: يتميز مضمون بيان الرسالة بأنه مركز ومختصر وواضح ويعبر عن الغاية من وجود الجمعية، وآليات العمل التي تطبقها لتحقيق هذه الغاية، ويحدد القيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها، ويحدد الفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.
ثالثاً: خطوات إعداد بيان الرسالة
يتطلب إعداد او تعديل بيان الرسالة القيام بعدة خطوات، وهي:
• تشكيل فريق إعداد بيان الرسالة:
إن مهمة إعداد بيان الرسالة مهمة جماعية تقتضي مشاركة ومساهمة عدد من الافراد، ومهمة هذا الفريق إعداد نسخة اولية لبيان الرسالة ليتم عرضها على الهيئة الادارية لتتم مراجعتها ودراستها وفي النهاية إقرارها.
ومن المهم جداً ان يضم هذا الفريق افراداً يمثلون كافة اجهزة وهياكل الجمعية، ومنهم: اعضاء من الهيئة الادارية، اعضاء من الهيئة العامة، المدير التنفيذي، العاملون، المتطوعون، افراد من الفئات المستهدفة، مستشارون او مدربون خارجيون ...الخ.
• تحديد مواصفات ومعايير بيان الرسالة:
وتم استعراض اهمها في الجزء الثاني من هذا القسم، وبإمكان الجمعية وضع ضوابط ومواصفات اخرى لضمان دقة صياغة بيان الرسالة.
• وضع صيغ اولية لبيان الرسالة:
يقوم اعضاء الفريق، منفردين او مجتمعين، بوضع صيغ اولية لبيان الرسالة الذي يقترحونه بالاعتماد على المواصفات والمعايير التي تم الاتفاق عليها.
ويتم بعد ذلك مناقشة هذه المقترحات بشكل جماعي من اجل اختصارها في بيان او بيانين.
• تقييم المقترحات:
يقوم الفريق هنا بتقييم المقترحات النهائية لبيان الرسالة ومن ثم اختيار بيان رسالة نهائي يتم تعديله وصياغته بصورة نهائية.
• إقرار بيان الرسالة ونشره:
يتم عرض بيان الرسالة النهائي المقترح على الهيئة الادارية لدراسته ومراجعته ومن ثم إقراره ونشره على كافة الاعضاء.
خلاصة: قامت الجمعية بإعداد بيان رسالتها بجهد جماعي وبمشاركة كافة المعنيين للاستفادة من مساهماتهم وآرائهم للوصول الى صياغة شاملة وفعالة لبيان الرسالة.
نصائح وتوجيهات
• تعرَف على اهمية وجود رؤية ورسالة لجمعيتك، وحدد الفائدة التي ستجنيها الجمعية من وجودهما
• تأكد من ان مضمون بيان الرسالة واضح ومركز ويحتوي على الغاية من وجود الجمعية واكيان عملها وقيمها والفئات المستفيدة من خدماته
• شجع الافراد المعنيين للمشاركة في إعداد وصياغة وتقييم بيان الرسالة
• ضع معايير لكتابة بيان الرسالة واعرضها على فريق العمل
• تبادل الافكار والآراء مع فريق العمل لوضع المقترح النهائي لبيان الرسالة
• تأكد من وجود فهم وتوافق حول بيان الرسالة النهائي
• قم بنشر الرسالة والتعريف به بعد ان حصل على موافقة الهيئة الادارية
تدرك الجمعية اهمية وجود رؤية ورسالة لها تواكبان وتستجيبان لاحتياجاتها وتوجهاتها، وتعتبرهما نقطة الاساس الذي تنطلق منها اهدافها ونشاطاتها وكافة اعمالها.
يتميز مضمون بيان الرسالة بأنه مركز ومختصر وواضح ويعبر عن الغاية من وجود الجمعية، وآليات العمل التي تطبقها لتحقيق هذه الغاية، ويحدد القيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها، ويحدد الفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.
قامت الجمعية بإعداد بيان رسالتها بجهد جماعي وبمشاركة كافة المعنيين للاستفادة من مساهماتهم وآرائهم للوصول الى صياغة شاملة وفعالة لبيان الرسالة.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على مفهوم الرؤية والرسالة والعلاقة التي تربط بيهما ودورهما في توجيه الجميعة.
• مواصفات ومعايير مضمون بيان الرسالة.
• خطوات ومهارات إعداد بيان الرسالة.
أولاً: معلومات اساسية عن الرؤية والرسالة
تعتبر الرؤية والرسالة من المرجعيات الاساسية للجمعية، وهما من الخطوات الأولى التي تتخذها اي جمعية عند بدء إنشائها.
فالرؤية هي بيان تعبر فيه الجمعية عن نظرتها للمستقبل، كيف ترى نفسها في المستقبل؟ كيف ترى الفئات الذين تخدمهم في المستقبل؟ فالرؤية هي صورة ملهمة وإيجابية للمستقبل، وتشجع اعضاء الجمعية والمحيطين بها على النظر بإيجابية للمستقبل.
اما الرسالة فهي بيان يوضح اسباب وجود الجمعية، ما الخدمات التي تقدمها؟ من تستهدف؟ وكيف تخدمهم وتساعدهم؟ فالرسالة توضح كيف ستحقق الجمعية رؤيتها.
ونظراً لخصوصية مضموني الرؤية والرسالة، فإنهما تمثلان "البوصلة" لكافة جهود ونشاطات الجمعية وتوجهاتها. فأهداف الجمعية يجب ان تعبر عن رسالتها، والخطة الاستراتيجية تأتي بأهداف استراتيجية تستجيب لرسالة الجمعية، وكذلك النشاطات والخدمات يؤدي تطبيقها الى إحداث آثار وتغييرات في المجتمع تجد صداها في رسالة الجمعية. فأي شيء تقوم به الجمعية يجب ان يؤدي بالضرورة الى تحقيق رسالتها وبالتالي رؤيتها.
ورغم اهمية الرؤية والرسالة، إلا ان الكثير من الجمعيات تقوم بإعدادهما وتعتبر ان الاهداف المنصوص عليها في نظامها الاساسي تفي بالغرض. ومن الاخطاء الشائعة كذلك، تعتبر بعض الجمعيات ان الرؤية والرسالة ثابتين لا يمكن تغييرهما او تعديلهما، وعلى العكس من ذلك فإنه على الجمعية ان تراجع رؤيتها ورسالتها كلما اقتضت الحاجة الى ذلك وان تعدلهما او تغيرهما اذا ما طرأت امور مستجدة عليهما. ولكن تجدر الاشارة على ان الرؤية، وبحكم طبيعتها المستقبلية، يمكن ان تتسم بالديمومة اكثر من الرسالة، حيث ان الرؤية عادة ما يتم تعديلها بعد مرور 3-5 سنوات عليهما، اما الرسالة فمن الممكن ان يتم تعديلها او تغييرها بشكل سنوي.
خلاصة: تدرك الجمعية اهمية وجود رؤية ورسالة لها تواكبان وتستجيبان لاحتياجاتها وتوجهاتها، وتعتبرهما نقطة الاساس الذي تنطلق منها اهدافها ونشاطاتها وكافة اعمالها.
ثانياً: مواصفات مضمون بيان الرسالة
حتى تؤدي الرسالة الوظيفة والغاية المرجوة منها، وحتى لا تواجه الجمعية اضطراباً في مطابقة اعمالها مع الرسالة، لا بد ان يتم مراعاة بعض المواصفات والمعايير عند إعداد مضمون بيان الرسالة، ومن اهمها:
• يحدد الغاية من وجود الجمعية:
ان فهم الغاية والتعرف عليها مهم جداً للقرارات التي تتخذها الجمعية، فمن السهل على الجمعية ان تقوم بحملة جمع تبرعات او التخطيط لبرامج وخدمات اذا كانت الغاية من وجودها واضحة، وبدون وجود الغاية ستواجه الجمعية بعض العقبات والصعوبات في شرح اسباب وجودها ونشر نشاطاتها والتعريف بها. عند تحديد وصياغة الغاية من الجمعية في بيان الرسالة فكِر وانطلق من الاضافة المهمة التي ستضيفها الجمعية للمجتمع او للفئات المستهدفة.
• يصف آليات العمل:
يجب ان يوضح مضمون بيان الرسالة كيف ستحقق الجمعية غاياتها، فمثلاً تصميم برامج او خدمات او نشاطات هي من آليات العمل التي تتبعها الجمعية لتحقيق غاياتها.
• يحدد الفئات المستهدفة:
تحديد الغاية من وجود الجمعية يقود الى تحديد المستفيدين منها، وتتسع وتضيف الفئات المستهدفة بحسب غايات الجمعية.
• يصف قيم تقديم الخدمة:
المجتمع يهتم بالقيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها للفئات الذين تستهدفهم، ولذلك على الجمعية ان تذكر قيمها في تقديم خدماتها، قد تكون هذه القيم دينية او إنسانية او فكرية... الخ، المهم ان تذكرها الجمعية.
• مضمون مركَز ومختصر وواضح:
إن تركيز مضمون بيان الرسالة وجعله محصوراً في جوانب واضحة يساعد الجمعية في تكوين صورة واضحة عنها لدى المجتمع، والاختصار في مضمون الرسالة يساعد على سهولة حفظه او تذكره من قبل
اعضاء الجمعية والمجتمع. ولا بد ان تتم صياغة بيان الرسالة بلغة واضحة وبسيطة ولا تحتمل التأويل ولا يكتنفها الغموض.
خلاصة: يتميز مضمون بيان الرسالة بأنه مركز ومختصر وواضح ويعبر عن الغاية من وجود الجمعية، وآليات العمل التي تطبقها لتحقيق هذه الغاية، ويحدد القيم التي تنطلق منها الجمعية في تقديم خدماتها، ويحدد الفئات التي تستفيد من هذه الخدمات.
ثالثاً: خطوات إعداد بيان الرسالة
يتطلب إعداد او تعديل بيان الرسالة القيام بعدة خطوات، وهي:
• تشكيل فريق إعداد بيان الرسالة:
إن مهمة إعداد بيان الرسالة مهمة جماعية تقتضي مشاركة ومساهمة عدد من الافراد، ومهمة هذا الفريق إعداد نسخة اولية لبيان الرسالة ليتم عرضها على الهيئة الادارية لتتم مراجعتها ودراستها وفي النهاية إقرارها.
ومن المهم جداً ان يضم هذا الفريق افراداً يمثلون كافة اجهزة وهياكل الجمعية، ومنهم: اعضاء من الهيئة الادارية، اعضاء من الهيئة العامة، المدير التنفيذي، العاملون، المتطوعون، افراد من الفئات المستهدفة، مستشارون او مدربون خارجيون ...الخ.
• تحديد مواصفات ومعايير بيان الرسالة:
وتم استعراض اهمها في الجزء الثاني من هذا القسم، وبإمكان الجمعية وضع ضوابط ومواصفات اخرى لضمان دقة صياغة بيان الرسالة.
• وضع صيغ اولية لبيان الرسالة:
يقوم اعضاء الفريق، منفردين او مجتمعين، بوضع صيغ اولية لبيان الرسالة الذي يقترحونه بالاعتماد على المواصفات والمعايير التي تم الاتفاق عليها.
ويتم بعد ذلك مناقشة هذه المقترحات بشكل جماعي من اجل اختصارها في بيان او بيانين.
• تقييم المقترحات:
يقوم الفريق هنا بتقييم المقترحات النهائية لبيان الرسالة ومن ثم اختيار بيان رسالة نهائي يتم تعديله وصياغته بصورة نهائية.
• إقرار بيان الرسالة ونشره:
يتم عرض بيان الرسالة النهائي المقترح على الهيئة الادارية لدراسته ومراجعته ومن ثم إقراره ونشره على كافة الاعضاء.
خلاصة: قامت الجمعية بإعداد بيان رسالتها بجهد جماعي وبمشاركة كافة المعنيين للاستفادة من مساهماتهم وآرائهم للوصول الى صياغة شاملة وفعالة لبيان الرسالة.
نصائح وتوجيهات
• تعرَف على اهمية وجود رؤية ورسالة لجمعيتك، وحدد الفائدة التي ستجنيها الجمعية من وجودهما
• تأكد من ان مضمون بيان الرسالة واضح ومركز ويحتوي على الغاية من وجود الجمعية واكيان عملها وقيمها والفئات المستفيدة من خدماته
• شجع الافراد المعنيين للمشاركة في إعداد وصياغة وتقييم بيان الرسالة
• ضع معايير لكتابة بيان الرسالة واعرضها على فريق العمل
• تبادل الافكار والآراء مع فريق العمل لوضع المقترح النهائي لبيان الرسالة
• تأكد من وجود فهم وتوافق حول بيان الرسالة النهائي
• قم بنشر الرسالة والتعريف به بعد ان حصل على موافقة الهيئة الادارية
الأسس المهنية للتخطيط
تدرك الجمعية اهمية التخطيط ودوره في تنظيم اعمالها، وهي تمارس التخطيط في مختلف المستويات، وتقوم بإعداد عدة انواع من الخطط وعلى رأسها الخطة الاستراتيجية وتعدل ما يلزمها من خطط عمل تكفل حسن تطبيقها.
تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الاستراتيجيات.
وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أواوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.
وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الاستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الاستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• توضيح معلومات اساسية حول التخطيط واهميته
• التعرف على انواع ومستويات التخطيط الذي من المفترض ان تطبقه الجمعيات
• التعرف على مراحل التخطيط خطوة بخطوة
أولاً: معلومات اساسية من التخطيط
• ما هو التخطيط؟
التخطيط هو عملية تحديد واقع المنظمة، والاهداف التي تسعى الى تحقيقها، والوسائل التي ستسخدمها لتحقيق تلك الاهداف. فالتخطيط يحدد لنا "اين كنا ؟" و "اين نحن الآن ؟" و "اين نريد ان نصل ؟" و"كيف ؟".
وبعبارات اخرى، التخطيط هو عملية تحديد "احتياجات" والعمل على وضع افضل الطرق "للاستجابة" لتلك الاحتياجات، كل ذلك ضمن إطار عمل يوفر لك الاولويات والآليات.
• لماذا التخطيط؟
التخطيط من العمليات والمهام الضرورية لمختلف الجمعيات لما يحتويه من فوائد عديدة، ومن اهمها:
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الاهداف والانجازات التي تسعى الى تحقيقها
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق تلك الانجازات
• التخطيط يساعد على تحديد الاولويات
• التخطيط يساعد على رصد الموارد وتحديد افضل الطرق لاستخدامها
• التخطيط يبقي الجمعية واعضائها في الاطار الصحيح
• التخطيط يساعد على تحديد دقيق للاهداف والادوار ولؤشرات قياس الاداء
• الخطة نقطة ارتكاز لتقييم اداء الجمعية
• الخطة اداة يمكن استخدامها للتواصل مع بيئة العمل الخارجية
• مستويات التخطيط
تطبق الجمعيات عدة مستويات في التخطيط يتناسب مع طبيعة الموضوع الذي تخطط له، ويشرح الجدول التالي اهم مستويات التخطيط في الجمعيات:
التخطيط
تخطيط تنظيمي / استراتيجي
تخطيط للبرامج / للأقسام / للمشاريع
تخطيط فردي
نوع الخطة
خطة طويلة المدى، استراتيجية، سنوية
خطط عمل
برامج وجداول عمل
من يقوم بالتخطيط
اعضاء الهيئة الادراية، المدير التنفيذي، العاملون، المتطوعون، افراد من الفئات المستهدفة، قيادات من المجتمع المحلي، مستشارون خارجيون
اللجان، العاملون، المتطوعون
العاملون، المتطوعون، المشرفون
انواع التخطيط
هناك عدة انواع من الخطط التي تحتاج الجمعية من فترة الى اخرى ان تعدها من خلال عملية التخطيط، ومن اهم هذه الخطط:
• الخطة الاستراتيجية: وهي الخطة التي تعدها الجمعية لتوضع الصورة الكلية للجمعية وإطار العمل الخاص بها. فالخطة الاستراتيجية هي الخطة التي توضح بيئة العمل التي تعمل بها الجمعية، نقاط قوة وضعف الجمعية، الاهداف الاستراتيجية التي تسعى الى تحقيقها، اي انها توضح ماذا تسعى الجمعية الى تحقيقه وكيف.
ومطلوب من الجمعيات المنشأة حديثاً ان تضع لنفسها خطة استراتيجية، اما الجمعيات التي يتوفر لديها خطة استراتيجية فمطلوب منها ان تقوم بمراجعتها وتعديلها اذا اقتضت الحاجة لذلك.
بدون الخطة الاستراتيجية قد تقوم الجمعية بتنفيذ عدد من البرامج والنشاطات إلا ان نتائجها لا تنصب ولا تحقق رؤيتها او رسالتها.
• خطة العمل: وهي الخطة التي تجيب عن التساؤلات التالية: ما المهام المطلوبة؟ كيف سيتم انجاز هذه المهام؟ من المسؤول عنها؟ ما هي المدة الزمنية لانجازها؟ ما هي الموارد المطلوبة لانجازها؟
وتأتي هذه الخطط لترجمة الاهداف الاستراتيجية الموجودة في الخطة الاستراتيجية الى انشطة، ويعتبر اعدادها اسهل من اعداد الخطة الاستراتيجية.
• الخطة التنفيذية: وهي الخطط التي تعدها الجمعية لتنفيذ بعض الاعمال والنشاطات الخاصة بتطوير الجمعية، ومن اهم امثلتها: خطة تطوير العضوية، خطة حملة لجمع التبرعات، خطة علاقات عامة، خطة لتقييم الجمعية وغيرها.
خطة المشروع: وهي الخطة التي تضعها في مرحلة اعداد مشروع او برانامج او خدمة، وتتضمن هذه الخطة مبررات المشروع، او بمعنى اخر الاحتياجات التي جاء المشروع ليستجيب لها، اهدافه، اجراءاته ونشاطاته، فريق العمل، الموازنة، التنائج المتوقعة... الخ.
خلاصة: تترك الجمعية اهمية التخطيط ودوره في تنظيم اعمالها، وهي تمارس التخطيط في مختلف المستويات، وتقوم بإعداد عدة انواع من الخطط وعلى رأسها الخطة الاستراتيجية وتعدل ما يلزمها من خطط عمل تكفل حسن تطبيقها.
ثانياً: مراحل التخطيط
التخطيط عملية متكاملة تقتضي المرور بمراحل محددة لضمان نجاحها، والمراحل التي سيتم تناولها هي المراحل الاساسية التي يمكن تطبيقها على معظم عمليات التخطيط، سواء للتخطيط الاستراتيجي او الخطط التنفيذية او خطط المشاريع.
• تحديد واقع الجمعية
وهي المرحلة التي يتم فيها جمع المعلومات من المعنيين باستخدام الوسائل المناسبة للتعرف على واقع الجمعية الداخلي والخارجي.
ومن اكثر الوسائل التي تساعد الجمعية في جمع المعلومات المتعلقة بتحديد الواقع الداخلي والخارجي هي اداة SWOT ، فهي اداة تساعد الجمعية على التعرف نقاط القوة والضعف داخل الجمعية، وهي تمثل الواقع الداخلي، وايضاً تساعد على التعرف على الفرص المتاحة والمخاطر التي تواجه الجمعية في بيئة عملها الخارجية، اي تحدد الواقع الخارجي.
ويعتمد نجاح تحديد واقع الجمعية على دقة المعلومات المتوفرة وتنوع مصادرها، فيجب ان تقوم الجمعية على التأكد من صحة المعلومات والمصداقية فيها وان تكون هذه المعلومات عبارة عن حقائق وليست افتراضات او توقعات. اما بالنسبة لتنوع المصادر فلا بد من الرجوع الى وثائق
الجمعية والتقارير السنوية وتقارير العمل ونتائج التعميمات التي اجرتها الجمعية لأدائها او لبرامجها وانشطتها وخدماتها. ومن اهم النصائح في تنوع مصادر المعلومات هي ان تعمل الجمعية على سؤال كافة المعنيين عن آرائهم وتقييماتهم ومقترحاتهم حول واقع الجمعية، فلا بد ان يشارك اعضاء الهيئة الادارية، الاعضاء، العاملون، المتطوعون، الفئات المستفيدة في تحديد واقع الجمعية، فكلما نوعت الجمعية من مصادر معلوماتها كلما وصلت الى نتائج افضل واقرب الى الواقع.
اذن تكمن اهمية مرحلة تحديد واقع الجمعية في انها تجيب على التساؤلات التالية: "اين نحن الآن ؟" "ما الذي انجزناه ؟" "ما الذي لم ننجزه ولماذا ؟" "ما المشاكل التي واجهناها وكيف تعاملنا معها ؟" "ما الذي استفدناه من تجربتنا ؟" "ما هي قدراتنا الحالية ؟" "ما هي الجوانب التي نحتاج الى تطويرها في قدراتنا ؟"
• مرحلة الاطار الاستراتيجي
وهي المرحلة الثانية من مراحل التخطيط، وتتمثل هذه المرحلة في استخدام نتائج مرحلة تحديد الواقع ومطابقتها مع الاطار الاستراتيجي في المنظمة بهدف التعرف على مدى انسجام واقع الجمعية مع اطرها الاستراتيجية.
وتتكون الاطر الاستراتيجية للجمعية من خطتها الاستراتيجية، رؤيتها، رسالتها، قيمها، واهدافها. وتساعد هذه المرحلة الجمعية في التعرف على مدى استجابتها لاطرها الاستراتيجية وتحديد الامور التي بحاجة الى جهد واهتمام وتركيز للوصول الى تحقيق كامل الاطر الاستراتيجية. كما تساعد هذه المرحلة على تعرف الجمعية على التعديلات اللازم ادخالها على اطرها الاستراتيجية، فمثلاً تحقيق وتنفيذ بعض البرامج او النشاطات قد يقتضي اجراء بعض التعديلات على الرسالة والخطة الاستراتيجية.
وتجدر الاشارة الى ان هذه المرحلة بتقى اختيارية للجمعيات الحديثة او تلك التي في طور الانشاء، إلا انها اجبارية للجمعيات التي مر على انشائها مدة زمنية لا تقل عن العام.
• التطوير والنظر الى المستقبل
وهي المرحلة التي يتم فيها استثمار وتوظيف نتائج المرحلتين (1) و(2)، فتقوم الجمعية هنا بوضع قائمة بالمهام التي تحتاج ان تنجزها للوصول الى الحالة الافضل، وهو ما يسمى Futuring .
تساعد هذه المرحلة الجمعية على الاجابة عن تساؤل "اين نريد ان نصل ؟" "وكيف نرى اداء الجمعية وانجازاتها في العام القادم/الاعوام القادمة ؟". ففي هذه المرحلة تتحرر الجمعية من التفكير في الوضع الراهن للوصول على افكار وخطوات ابداعية للمستقبل.
ومن المفضل ان تعمل الجمعية بعد وضع هذا التصور المستقبلي على إجراء تحليل يسمى "تحليل الفجوة" " Gap Analysis " وهو تحليل يستخدم للتعرف على الفجوة الفاصلة بين واقع الجمعية الحالي وبين تصورها لواقعها في المستقبل، وتحصل الجمعية على نتائج كمية (نحتاج الى عدد اكبر من العاملين/المتطوعين، نحتاج الى ميزانية اكبر، نحتاج الى معلومات اكثر...)، كما تحصل على نتائج نوعية (نحتاج الى تطوير/تغيير/منهجيات وآليات عمل جديرة...)، ورغم ان هذا التحليل اختياري إلا انه من المفضل اجراؤه، فهو يساعد الجمعية في التعرف على مدى واقعية تصورها للمستقبل وفي التعرف على الاعمال الواجب القيام بها لتحسين واقع الجمعية.
• ترتيب الاولويات
بعد الانتهاء من المرحلة الثالثة ستكون الجمعية قادرة على تحديد النشاطات الرئيسية الواجب عملها لتحسين ادائها، وتكمن اهمية هذه المرحلة في انها تمكن الجمعية من وضع هذه النشاطات ضمن تسلسل متناغم ومنطقي، يعتمد بالاساس على ترتيب اولويات هذه النشاطات من الاهم فالمهم فالاقل اهمية. وبشكل عام، يبقى معيار تحديد الاولوية خاضع لتوجهات الجمعية ورغبتها، الا انه يمكن القول بان النشاطات التي تنصب في تطوير اداء الجمعية وتحسينه تقع في المرتبة الاولى من الاولويات.
• كتابة الخطة، وتداولها، والالتزام بها
وهي المرحلة التي تبدأ فيها الجمعية بتوثيق اعمال عملية التخطيط وذلك من خلال كتابتها في وثيقة تسمى "الخطة الاستراتيجية" او "الخطة التنفيذية"... حسب العملية التي قامت بها.
ستذهب كل الجهود التي بذلتها الجمعية في عملية التخطيط هباءاً إن لم تقم بكتابة الخطة بطريقة منهجية وواضحة ومحددة، كثير من الجمعيات تخطط "شفهياً" ولكن ما ان تمضي اشهر قليلة الآ ونجد انها لم تتقدم خطوة، ويعود ذلك الى عدم وجود شيء مكتوب معروف لكافة الاطراف المعنيين ويلتزمون به.
تحتوي "وثيقة" الخطة على محاور رئيسية لا بد من توفرها، وهي:
• الملخص التنفيذي: وهو فقرة يتم خلالها ايجاد الخطة
• اجراءات التخطيط: وتضم مراحل التخطيط، من يشارك في التخطيط، المعلومات ومصاردها، الوقت الذي استغرقته عملية التخطيط... الخ.
• الاطر الاستراتيجية: الرؤية، الرسالة، الاهداف، القيم
• النشاطات: يتم ذكر النشاطات الرئيسية فقط
• التوقعات: يتم ذكر النتائج التي من المتوقع الوصول اليها
• فريق العمل: ذكر المعنيين بهذه الخطة
• الموازنة التقديرية والمدة
وبعد كتابة الخطة وتدقيقها واعتمادها من قبل الهيئة الادارية، تعتقد بعض الجمعيات انها وثيقة سرية يجب التعامل معها بحذر وكتمان، وعلى العكس من ذلك، يجب ان تقوم الجمعية بالاعلان عن انجازها لخطتها وتوفيرها لمن يطلبها، فذلك يكون فهماً جماعياً للخطة ويكون التزاماً بها. فلا بد ان تجتهد الجمعية في ايصال خطتها الى كل شغل قد يساهم في انجازها، وان تستخدم عدة وسائل للتعريف بها وبمضمونها.
• تنفيذ الخطة
وهي من اكثر المراحل دقة وبساطة في نفس الوقت، فكما هو ملاحظ بأن الخطة العامة تحتوي على "نشاطات رئيسية" ان لم يتم وضعها وترجمتها في خطط عمل " Action Plan " فلن يتم تنفيذ الخطة العامة بشكل فعال ودقيق.
فبعد ان تقوم الجمعية بتوزيع الخطة على المعنيين، يقوم كل طرف معني بدراسة الجزء الذي يهتم به في الخطة العامة ويضع له خطة عمل تترجمه الى نشاطات فرعية ينتج عن تطبيقها في اطار زمني محدد تحقيق الجزء المعنيين به من الخطة العامة.
وتتمثل بساطة هذه المرحلة في انها تحدد جهد القائمين على اعداد خطط العمل في تحديد النشاطات الرئيسية المأخوذة من الخطة العامة، وتفصيلها في نشاطات فرعية، وتحديد الاجراءات اللازم اتخاذها لتنفيذ كل نشاط فرعي، والفريق المسؤول عن تنفيذه والمدة الزمنية المتاحة لتنفيذه والموارد التي يحتاجونها لتنفيذه.
ومن الطبيعي جداً ان يكون للخطة العامة اكثر من خطة عمل، وتنفيذ خطط العمل هذه سيؤدي في المحصلة الى تطبيق الخطة العامة.
تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الاستراتيجيات.وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أواوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الاستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الاستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.
نصائح وتوجيهات
• ناقش مع الجمعية ضرورة وضع خطة استراتيجية لها
• تعرف الى استراتيجيات الجمعية وضع لها خطط تنفيذية لتطبيقها
• شجع مشاركة الاعضاء والعاملين والمتطوعين والفئات المستهدفة في وضع الخطط التنفيذية
• تأكد من وضع خطط عمل تترجم نشاطات واجراءات الخطط التنفيذية
• تأكد من اطلاع كافة المعنيين على الخطة الاستراتيجية والخطط التنفيذية وخطط العمل والتزامهم بها
• قم بمراجعة خطط الجمعية وادخل عليها التعديلات والتطويرات اللازمة
تدرك الجمعية اهمية التخطيط ودوره في تنظيم اعمالها، وهي تمارس التخطيط في مختلف المستويات، وتقوم بإعداد عدة انواع من الخطط وعلى رأسها الخطة الاستراتيجية وتعدل ما يلزمها من خطط عمل تكفل حسن تطبيقها.
تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الاستراتيجيات.
وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أواوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.
وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الاستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الاستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• توضيح معلومات اساسية حول التخطيط واهميته
• التعرف على انواع ومستويات التخطيط الذي من المفترض ان تطبقه الجمعيات
• التعرف على مراحل التخطيط خطوة بخطوة
أولاً: معلومات اساسية من التخطيط
• ما هو التخطيط؟
التخطيط هو عملية تحديد واقع المنظمة، والاهداف التي تسعى الى تحقيقها، والوسائل التي ستسخدمها لتحقيق تلك الاهداف. فالتخطيط يحدد لنا "اين كنا ؟" و "اين نحن الآن ؟" و "اين نريد ان نصل ؟" و"كيف ؟".
وبعبارات اخرى، التخطيط هو عملية تحديد "احتياجات" والعمل على وضع افضل الطرق "للاستجابة" لتلك الاحتياجات، كل ذلك ضمن إطار عمل يوفر لك الاولويات والآليات.
• لماذا التخطيط؟
التخطيط من العمليات والمهام الضرورية لمختلف الجمعيات لما يحتويه من فوائد عديدة، ومن اهمها:
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الاهداف والانجازات التي تسعى الى تحقيقها
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق تلك الانجازات
• التخطيط يساعد على تحديد الاولويات
• التخطيط يساعد على رصد الموارد وتحديد افضل الطرق لاستخدامها
• التخطيط يبقي الجمعية واعضائها في الاطار الصحيح
• التخطيط يساعد على تحديد دقيق للاهداف والادوار ولؤشرات قياس الاداء
• الخطة نقطة ارتكاز لتقييم اداء الجمعية
• الخطة اداة يمكن استخدامها للتواصل مع بيئة العمل الخارجية
• مستويات التخطيط
تطبق الجمعيات عدة مستويات في التخطيط يتناسب مع طبيعة الموضوع الذي تخطط له، ويشرح الجدول التالي اهم مستويات التخطيط في الجمعيات:
التخطيط
تخطيط تنظيمي / استراتيجي
تخطيط للبرامج / للأقسام / للمشاريع
تخطيط فردي
نوع الخطة
خطة طويلة المدى، استراتيجية، سنوية
خطط عمل
برامج وجداول عمل
من يقوم بالتخطيط
اعضاء الهيئة الادراية، المدير التنفيذي، العاملون، المتطوعون، افراد من الفئات المستهدفة، قيادات من المجتمع المحلي، مستشارون خارجيون
اللجان، العاملون، المتطوعون
العاملون، المتطوعون، المشرفون
انواع التخطيط
هناك عدة انواع من الخطط التي تحتاج الجمعية من فترة الى اخرى ان تعدها من خلال عملية التخطيط، ومن اهم هذه الخطط:
• الخطة الاستراتيجية: وهي الخطة التي تعدها الجمعية لتوضع الصورة الكلية للجمعية وإطار العمل الخاص بها. فالخطة الاستراتيجية هي الخطة التي توضح بيئة العمل التي تعمل بها الجمعية، نقاط قوة وضعف الجمعية، الاهداف الاستراتيجية التي تسعى الى تحقيقها، اي انها توضح ماذا تسعى الجمعية الى تحقيقه وكيف.
ومطلوب من الجمعيات المنشأة حديثاً ان تضع لنفسها خطة استراتيجية، اما الجمعيات التي يتوفر لديها خطة استراتيجية فمطلوب منها ان تقوم بمراجعتها وتعديلها اذا اقتضت الحاجة لذلك.
بدون الخطة الاستراتيجية قد تقوم الجمعية بتنفيذ عدد من البرامج والنشاطات إلا ان نتائجها لا تنصب ولا تحقق رؤيتها او رسالتها.
• خطة العمل: وهي الخطة التي تجيب عن التساؤلات التالية: ما المهام المطلوبة؟ كيف سيتم انجاز هذه المهام؟ من المسؤول عنها؟ ما هي المدة الزمنية لانجازها؟ ما هي الموارد المطلوبة لانجازها؟
وتأتي هذه الخطط لترجمة الاهداف الاستراتيجية الموجودة في الخطة الاستراتيجية الى انشطة، ويعتبر اعدادها اسهل من اعداد الخطة الاستراتيجية.
• الخطة التنفيذية: وهي الخطط التي تعدها الجمعية لتنفيذ بعض الاعمال والنشاطات الخاصة بتطوير الجمعية، ومن اهم امثلتها: خطة تطوير العضوية، خطة حملة لجمع التبرعات، خطة علاقات عامة، خطة لتقييم الجمعية وغيرها.
خطة المشروع: وهي الخطة التي تضعها في مرحلة اعداد مشروع او برانامج او خدمة، وتتضمن هذه الخطة مبررات المشروع، او بمعنى اخر الاحتياجات التي جاء المشروع ليستجيب لها، اهدافه، اجراءاته ونشاطاته، فريق العمل، الموازنة، التنائج المتوقعة... الخ.
خلاصة: تترك الجمعية اهمية التخطيط ودوره في تنظيم اعمالها، وهي تمارس التخطيط في مختلف المستويات، وتقوم بإعداد عدة انواع من الخطط وعلى رأسها الخطة الاستراتيجية وتعدل ما يلزمها من خطط عمل تكفل حسن تطبيقها.
ثانياً: مراحل التخطيط
التخطيط عملية متكاملة تقتضي المرور بمراحل محددة لضمان نجاحها، والمراحل التي سيتم تناولها هي المراحل الاساسية التي يمكن تطبيقها على معظم عمليات التخطيط، سواء للتخطيط الاستراتيجي او الخطط التنفيذية او خطط المشاريع.
• تحديد واقع الجمعية
وهي المرحلة التي يتم فيها جمع المعلومات من المعنيين باستخدام الوسائل المناسبة للتعرف على واقع الجمعية الداخلي والخارجي.
ومن اكثر الوسائل التي تساعد الجمعية في جمع المعلومات المتعلقة بتحديد الواقع الداخلي والخارجي هي اداة SWOT ، فهي اداة تساعد الجمعية على التعرف نقاط القوة والضعف داخل الجمعية، وهي تمثل الواقع الداخلي، وايضاً تساعد على التعرف على الفرص المتاحة والمخاطر التي تواجه الجمعية في بيئة عملها الخارجية، اي تحدد الواقع الخارجي.
ويعتمد نجاح تحديد واقع الجمعية على دقة المعلومات المتوفرة وتنوع مصادرها، فيجب ان تقوم الجمعية على التأكد من صحة المعلومات والمصداقية فيها وان تكون هذه المعلومات عبارة عن حقائق وليست افتراضات او توقعات. اما بالنسبة لتنوع المصادر فلا بد من الرجوع الى وثائق
الجمعية والتقارير السنوية وتقارير العمل ونتائج التعميمات التي اجرتها الجمعية لأدائها او لبرامجها وانشطتها وخدماتها. ومن اهم النصائح في تنوع مصادر المعلومات هي ان تعمل الجمعية على سؤال كافة المعنيين عن آرائهم وتقييماتهم ومقترحاتهم حول واقع الجمعية، فلا بد ان يشارك اعضاء الهيئة الادارية، الاعضاء، العاملون، المتطوعون، الفئات المستفيدة في تحديد واقع الجمعية، فكلما نوعت الجمعية من مصادر معلوماتها كلما وصلت الى نتائج افضل واقرب الى الواقع.
اذن تكمن اهمية مرحلة تحديد واقع الجمعية في انها تجيب على التساؤلات التالية: "اين نحن الآن ؟" "ما الذي انجزناه ؟" "ما الذي لم ننجزه ولماذا ؟" "ما المشاكل التي واجهناها وكيف تعاملنا معها ؟" "ما الذي استفدناه من تجربتنا ؟" "ما هي قدراتنا الحالية ؟" "ما هي الجوانب التي نحتاج الى تطويرها في قدراتنا ؟"
• مرحلة الاطار الاستراتيجي
وهي المرحلة الثانية من مراحل التخطيط، وتتمثل هذه المرحلة في استخدام نتائج مرحلة تحديد الواقع ومطابقتها مع الاطار الاستراتيجي في المنظمة بهدف التعرف على مدى انسجام واقع الجمعية مع اطرها الاستراتيجية.
وتتكون الاطر الاستراتيجية للجمعية من خطتها الاستراتيجية، رؤيتها، رسالتها، قيمها، واهدافها. وتساعد هذه المرحلة الجمعية في التعرف على مدى استجابتها لاطرها الاستراتيجية وتحديد الامور التي بحاجة الى جهد واهتمام وتركيز للوصول الى تحقيق كامل الاطر الاستراتيجية. كما تساعد هذه المرحلة على تعرف الجمعية على التعديلات اللازم ادخالها على اطرها الاستراتيجية، فمثلاً تحقيق وتنفيذ بعض البرامج او النشاطات قد يقتضي اجراء بعض التعديلات على الرسالة والخطة الاستراتيجية.
وتجدر الاشارة الى ان هذه المرحلة بتقى اختيارية للجمعيات الحديثة او تلك التي في طور الانشاء، إلا انها اجبارية للجمعيات التي مر على انشائها مدة زمنية لا تقل عن العام.
• التطوير والنظر الى المستقبل
وهي المرحلة التي يتم فيها استثمار وتوظيف نتائج المرحلتين (1) و(2)، فتقوم الجمعية هنا بوضع قائمة بالمهام التي تحتاج ان تنجزها للوصول الى الحالة الافضل، وهو ما يسمى Futuring .
تساعد هذه المرحلة الجمعية على الاجابة عن تساؤل "اين نريد ان نصل ؟" "وكيف نرى اداء الجمعية وانجازاتها في العام القادم/الاعوام القادمة ؟". ففي هذه المرحلة تتحرر الجمعية من التفكير في الوضع الراهن للوصول على افكار وخطوات ابداعية للمستقبل.
ومن المفضل ان تعمل الجمعية بعد وضع هذا التصور المستقبلي على إجراء تحليل يسمى "تحليل الفجوة" " Gap Analysis " وهو تحليل يستخدم للتعرف على الفجوة الفاصلة بين واقع الجمعية الحالي وبين تصورها لواقعها في المستقبل، وتحصل الجمعية على نتائج كمية (نحتاج الى عدد اكبر من العاملين/المتطوعين، نحتاج الى ميزانية اكبر، نحتاج الى معلومات اكثر...)، كما تحصل على نتائج نوعية (نحتاج الى تطوير/تغيير/منهجيات وآليات عمل جديرة...)، ورغم ان هذا التحليل اختياري إلا انه من المفضل اجراؤه، فهو يساعد الجمعية في التعرف على مدى واقعية تصورها للمستقبل وفي التعرف على الاعمال الواجب القيام بها لتحسين واقع الجمعية.
• ترتيب الاولويات
بعد الانتهاء من المرحلة الثالثة ستكون الجمعية قادرة على تحديد النشاطات الرئيسية الواجب عملها لتحسين ادائها، وتكمن اهمية هذه المرحلة في انها تمكن الجمعية من وضع هذه النشاطات ضمن تسلسل متناغم ومنطقي، يعتمد بالاساس على ترتيب اولويات هذه النشاطات من الاهم فالمهم فالاقل اهمية. وبشكل عام، يبقى معيار تحديد الاولوية خاضع لتوجهات الجمعية ورغبتها، الا انه يمكن القول بان النشاطات التي تنصب في تطوير اداء الجمعية وتحسينه تقع في المرتبة الاولى من الاولويات.
• كتابة الخطة، وتداولها، والالتزام بها
وهي المرحلة التي تبدأ فيها الجمعية بتوثيق اعمال عملية التخطيط وذلك من خلال كتابتها في وثيقة تسمى "الخطة الاستراتيجية" او "الخطة التنفيذية"... حسب العملية التي قامت بها.
ستذهب كل الجهود التي بذلتها الجمعية في عملية التخطيط هباءاً إن لم تقم بكتابة الخطة بطريقة منهجية وواضحة ومحددة، كثير من الجمعيات تخطط "شفهياً" ولكن ما ان تمضي اشهر قليلة الآ ونجد انها لم تتقدم خطوة، ويعود ذلك الى عدم وجود شيء مكتوب معروف لكافة الاطراف المعنيين ويلتزمون به.
تحتوي "وثيقة" الخطة على محاور رئيسية لا بد من توفرها، وهي:
• الملخص التنفيذي: وهو فقرة يتم خلالها ايجاد الخطة
• اجراءات التخطيط: وتضم مراحل التخطيط، من يشارك في التخطيط، المعلومات ومصاردها، الوقت الذي استغرقته عملية التخطيط... الخ.
• الاطر الاستراتيجية: الرؤية، الرسالة، الاهداف، القيم
• النشاطات: يتم ذكر النشاطات الرئيسية فقط
• التوقعات: يتم ذكر النتائج التي من المتوقع الوصول اليها
• فريق العمل: ذكر المعنيين بهذه الخطة
• الموازنة التقديرية والمدة
وبعد كتابة الخطة وتدقيقها واعتمادها من قبل الهيئة الادارية، تعتقد بعض الجمعيات انها وثيقة سرية يجب التعامل معها بحذر وكتمان، وعلى العكس من ذلك، يجب ان تقوم الجمعية بالاعلان عن انجازها لخطتها وتوفيرها لمن يطلبها، فذلك يكون فهماً جماعياً للخطة ويكون التزاماً بها. فلا بد ان تجتهد الجمعية في ايصال خطتها الى كل شغل قد يساهم في انجازها، وان تستخدم عدة وسائل للتعريف بها وبمضمونها.
• تنفيذ الخطة
وهي من اكثر المراحل دقة وبساطة في نفس الوقت، فكما هو ملاحظ بأن الخطة العامة تحتوي على "نشاطات رئيسية" ان لم يتم وضعها وترجمتها في خطط عمل " Action Plan " فلن يتم تنفيذ الخطة العامة بشكل فعال ودقيق.
فبعد ان تقوم الجمعية بتوزيع الخطة على المعنيين، يقوم كل طرف معني بدراسة الجزء الذي يهتم به في الخطة العامة ويضع له خطة عمل تترجمه الى نشاطات فرعية ينتج عن تطبيقها في اطار زمني محدد تحقيق الجزء المعنيين به من الخطة العامة.
وتتمثل بساطة هذه المرحلة في انها تحدد جهد القائمين على اعداد خطط العمل في تحديد النشاطات الرئيسية المأخوذة من الخطة العامة، وتفصيلها في نشاطات فرعية، وتحديد الاجراءات اللازم اتخاذها لتنفيذ كل نشاط فرعي، والفريق المسؤول عن تنفيذه والمدة الزمنية المتاحة لتنفيذه والموارد التي يحتاجونها لتنفيذه.
ومن الطبيعي جداً ان يكون للخطة العامة اكثر من خطة عمل، وتنفيذ خطط العمل هذه سيؤدي في المحصلة الى تطبيق الخطة العامة.
تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الاستراتيجيات.وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أواوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الاستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الاستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.
نصائح وتوجيهات
• ناقش مع الجمعية ضرورة وضع خطة استراتيجية لها
• تعرف الى استراتيجيات الجمعية وضع لها خطط تنفيذية لتطبيقها
• شجع مشاركة الاعضاء والعاملين والمتطوعين والفئات المستهدفة في وضع الخطط التنفيذية
• تأكد من وضع خطط عمل تترجم نشاطات واجراءات الخطط التنفيذية
• تأكد من اطلاع كافة المعنيين على الخطة الاستراتيجية والخطط التنفيذية وخطط العمل والتزامهم بها
• قم بمراجعة خطط الجمعية وادخل عليها التعديلات والتطويرات اللازمة
الأسس المهنية للتقييم
الأسس المهنية للتقييم
تهتم الجمعية بإجراء عملية التقييم للتعرف على مستوى ادائها وفعاليته ومدى تأثير خدماتها.
تتبع الجمعية خطوات منظمة لضمان فعالية تنفيذ عملية التخطيط، فهي تنطلق من اهداف محددة لتنفيذ هذه العملية، ولديها الفريق المختص لمباشرة التقييم، وتستخدم عدة مقاربات للتقييم حتى تصل الى معلومات شاملة، كما انها تستخدم الادوات المناسبة التي تمكنها من الوصول الى المعلومات المطلوبة.
تعمل الجمعية على تحليل المعلومات التي حصلت عليها من التقييم وتحدد اهم النتائج وتعمل على ترتيبها ضمن اولويات وتضع تصور للحلول الممكنة لمعالجتها.
وتجتهد الجمعية في توثيق ونشر نتائج التقييم وتوصياته على كافة المعنيين لحثهم على الاطلاع على النتائج واخد الخطوات اللازمة لتطبيع التوصيات والحلول.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التخطيط لتقييم اداء الجمعية، هيئتها الادارية، البرامج والخدمات والنشاطات.
• التعرف على المعلومات التي تحتاجها الجمعية في التقييم ومصادرها وطرق جمعها.
• كيفية تحليل نتائج التقييم واستخدامها لتطوير الجمعية.
أولاً: معلومات اساسية عن التقييم
التقييم هو عملية فحص وقياس لأداء الجمعية من خلال دراسة ومقارنة ما يتم التخطيط له، وما تم القيام به من اعمال، وما تم انجازه والوصول له.
ويهدف التقييم الى زيادة المعرفة بوضع الجمعية وادائها، وتحديد نقاط قوتها والبناء عليها، وتحديد نقاط ضعفها لمعالجتها او تجاوزها.
ويساعد التقييم الجمعية في التعرف على ما يلي:
• الجدوى: حيث ان التقييم يوضح للجمعية فيما اذا كانت الجهود المبذولة تتناسب مع نتائج العمل
• الفعالية: حيث ان التقييم يوضح للجمعية فيما اذا كانت الجهود المبذولة تم انجازها وادارتها بالطريقة الصحيحة
• التأثير: حيث ان التقييم يوضح للجمعية فيما اذا كانت اعمالها حققت النتيجة المرجوة منها واحدثت التغيير المتوقع منها في المجتمع
ومن الفوائد العامة للتقييم:
• يساعد الجمعية في التعرف على الايجابيات والسلبيات واسبابها
• يساعد الجمعية في التعرف على سبل تطوير ادائها
• يساعد الجمعية في التعرف على الحلول الممكنة للمشاكل
• يساعد الجمعية في العمل على زيادة تأثيرها في المجتمع وتطويره
خلاصة: تهتم الجمعية بإجراء عملية التقييم للتعرف على مستوى ادائها وفعاليته ومدى تأثير خدماتها
ثانياً: الاعداد لعملية التقييم
كون التقييم "عملية" فهو يحتاج الى اعداد وتحضير عدد من الاجراءات لانجاح هذه العملية، ومن اهم هذه الاجراءات:
• تشكيل فريق التقييم:
على الجمعية ان تشكل الفريق الذي سينفذ عملية التقييم، وقد يضم هذا الفريق اعضاء من الهيئة الادارية، اعضاء من الهيئة العامة، المدير التنفيذي والعاملون.
وقد تلجأ بعض الجمعيات الى الاستعانة بمقيَم من غير اعضائها او العاملين فيها، بحيث تتصل بعدد من المختصين بهذا الجانب لطلب مساعدتهم في اجراء التقييم.
وفي كلتا الحالتين، لا بد من التأكد على ان عملية التقييم تحتاج الى عمل فريق، فحتى ان اتخذت الجمعية مقيَماً خارجياً لها، لا بد من ان يلعب اعضاء الجمعية والعاملين فيها دوراً في عملية التقييم.
• تحديد ماذا نقيَم:
تجري الجمعية عملية التقييم على عدد من الجوانب المتعلقة بهيكليتها او وظائفها ونشاطاتها او تأثيرها، وحتى تتمكن الجمعية من ضمان دقة عملية التقييم لا بد لها من ان تحدد مدخلها ومقاربتها لتقييم هذه الجوانب.
هناك عدد من المداخل ومقاربات التقييم، ولكن من اهمها في عمل الجمعيات:
• التقييم بالاهداف: وهو الذي يركز على فحص مدى تطبيق الاهداف التي تم وضعها، مثال: هل حققت الخدمة الاهداف التي وضعت من اجلها، هل حققت الهيئة الادارية اهدافها لهذه السنة؟...
• التقييم بالاجراءات: وهو الذي يركز على فحص كافة الاجراءات التي اتخذتها الجمعية لتحقيق اهدافها، مثال: إعداد العاملين وتدريبهم، تقييم الخدمات والنشاطات، معايير اختيار الفئات المستهدفة وطرق الوصول لهم...
• التقييم بالآثار: وهو الذي يركز على فحص مدى تحقيق النتائج المتوقعة على الفئات المستهدفة، مثال: هل انخفض عدد ؟ من تنفيذ برنامج ؟ في القرية ؟ هل تم تمكين المرأة / الشباب من بعض المهارات من خلال الدورات التدريبية ؟...
وكلما تنوعت المداخل والمقاربات كلما كانت نتائج عملية التقييم افضل واشمل، ومن المفضل ان تستخدم الجمعية التي تنوي اجراء عملية تقييم اكثر من مقاربة.
• تحديد مصادر المعلومات
تتوقف نجاح عملية التقييم على تنوع مصادر المعلومات، ولذلك لا بد ان تعمل الجمعية على تنويع مصادرها، فقد تكون هذه المصادر وثائقية كالتقارير السنوية، الخطط السنوية، محاضر الاجتماعات، سجلات وتقارير العاملين والمتطوعين ...الخ.
وقد تكون هذه المعلومات شفهية تأتي من خلال اجراء المقابلات والجلسات ومجموعات العمل او الملاحظة ...الخ.
ويجب ان ينسجم التنوع في مصادر المعلومات مع حرص الجمعية على الوصول الى معلومات واقعية وذات مصداقية، ومع حرص الجمعية على إدماج اكبر عدد ممكن من الاشخاص المعنيين لتزويدها بالمعلومات، كأن تعتمد الجمعية على تشجيع اعضائها او الفئات المستهدفة او المتطوعين او شخصيات من المجمتع المحلي على تزويدها بتقييمهم وتغذيتهم الراجعة.
• تحديد ادوات التقييم:
يجب ان يقوم فريق التقييم على تحديد الادوات التي سيستخدمها في جمع المعلومات، وهناك عدة انواع من الادوات التي يمكن استخدامها في التقييم، ولكن من المهم جداً ان:
• نستخدم الاداة المناسبة التي توصلنا للمعلومة التي نريدها
• نستخدم الادارة المناسبة مع مصدر المعلومة
وبعد ان يحدد فريق التقييم الادوات المناسبة يقوم بتصميمها، ومن المفضل ان تكون هذه الادوات بسيطة وواضحة وان يتم اختبارها قبل استخدامها.
ومن اهم الادوات التي يمكن استخدامها في جمع المعلومات:
• المقابلة
• مصفوفة SWOT
• المجموعات المركزة Focus Group
• الاستمارات
• وضع خطة التقييم
بعد الانتهاء من الاعداد والتحضير لعملية التقييم من المفضل ان تقوم الجمعية بوضع خطة للتقييم، ولا بد ان تشمل هذه الخطة ما يلي:
• خلفية عامة: ويتم هنا وضع خلفية عامة عن الجمعية /الهيئة الادارية /الخدمات ...الخ. اي خلفية عامة عن الجانب الذي تريد ان تقييمه.
• غايات واهداف التقييم: وهي الاسباب الحقيقية التي تقف خلف اللجوء لعلمية التقييم، وليس فقط غاية جمع المعلومات حول موضوع او جانب محدد. وم الامثلة على الغايات: لتزويد الجمعية /الهيئة الادارية /اللجنة بالمعلومات الضرورية لاتخاذ القرار المناسب حول تقديم خدمة ...، او لمعرفة مدى تأثير الجمعية /الخدمة على المجتمع والفئات المستهدفة...
• الاسئلة الرئيسية: وهي مجموعة الاسئلة التي يبحث التقييم للاجابة عليها، وتقوم الجمعية /فريق التقسيم بوضع هذه الاسئلة بالاعتماد على غايات واهداف التقييم، مثال: هدف التقييم هو فحص مدى فعالية الخدمة واثرها على الفئات المستهدفة لتزويد الهيئة الادارية بالمعلومات الكافية لاتخاذ قرارها بخصوص هذه الخدمة... الاسئلة الرئيسية هي: من سيستفيد من هذه الخدمة وعددهم؟ هل حجم الاجراءات والجهود المبذولة تتناسب مع النتائج؟ كيف يمكن تحسين اجراءات فعالية الخدمة وجدواها؟ ما هي الدروس المستفادة من تزويدنا لهذه الخدمة؟...
• المنهجية والادوات: ويتم هنا تحديد مقاربات التقييم التي سيتم تطبيقها والادوات التي ستتم الاستعانة بها لجمع المعلومات
• التجهيزات: ويتم هنا ذكر كافة الامور اللازمة لتنفيذ عملية التقييم، مثل: الوقت، الاشخاص الذي ستتم مقابلتهم، الوثائق، تكلفة عملية التقييم...
خلاصة: تتبع الجمعية خطوات منظمة لضمان فعالية تنفيذ عملية التخطيط، فهي تنطلق من اهداف محددة لتنفيذ هذه العملية، ولديها الفريق المختص لمباشرة التقييم، وتستخدم عدة مقاربات للتقييم حتى تصل الى معلومات شاملة، كما انها تستخدم الادوات المناسبة التي تمكنها من الوصول الى المعلومات المطلوبة.
ثالثاً: التعامل مع تنائج التقييم
التقييم ليس فقط عملية لجمع المعلومات، بل هو عملية تهدف بالاساس الى استثمار هذه المعلومات وتوظيفها لخدمة الجمعية. فبقد الانتهاء من جمع المعلومات لا بد ان تقوم الجمعية بتحليل هذه المعلومات للوصول الى تنائج ومن ثم توثيق هذه النتائج ووضعها في تقرير خاص.
• تحليل المعلومات:
بعد الانتهاء من عملية التقييم تقوم الجمعية على تصنيف المعلومات التي جمعتها وفرزتها، خاصة اذا تم استخدام استمارة لجمع المعلومات، ويساعد التصنيف على جمع المعلومات المرتبطة ببعضها البعض مما يسهل دراستها وتحليلها.
وحتى تتمكن الجمعية من التعرف على اهم نتائج التقييم والنقاط التي تحتاج الى تطوير، لا بد لها من ان تجري مقارنة بين المؤثرات التي عملت على قياسها في عملية التقييم او الوضع المثالي الذي تسعى للوصول له، وبين النتائج التي حصلت عليها من التقييم. وهذه المقارنة بين الحالة المرجوة وبين الواقع تسمى "تحليل الفجوة".
فتحليل الفجوة يساعد الجمعية على التعرف بشكل مباشر على المواضيع التي تحتاج الى تطوير وبالتالي تستطيع ان تركز جهودها لتطويرها. ومن الامثلة: لنفترض ان جمعية تسعى الى تطوير عضويتها بأن يصبح لديها 100 عضو، وبعد اجراء عملية التقييم لتطوير العضوية تبين ان لديها 60 عضواً. فالحالة المرجوة في هذا المثال هو 100 عضو والواقع هو 60 عضو، وبالتالي ستعمل الجمعية على تركيز جهودها في تطوير العضوية لسد الفجوة المتمثلة في الـ40 عضو الاخرين.
وبعد ان تنهي الجمعية هذا التحليل سيتكون لديها قائمة بالمواضيع التي تحتاج الى تطويرها، ومن المفضل ان تعمل الجمعية هنا على دراسة اهمية هذه المواضيع وترتيبها في سلم اولويات يساعدها على التعرف على اي المواضيع التي ستبدأ في معالجتها وتطويرها. وبكل عام من الصعب تحديد المؤشرات التي يمكن على اساسها تحديد الاولويات، ولكن يمكن الاستعانة بالمؤشرات التالية لترتيب الاهمية والاولوية للمواضيع التي تحتاج الى تطوير:
• مدى تحقيقها واستجابتها لرؤية ورسالة الجمعية
• مدى تدعيمها لاستقرار واستمرارية الجمعية
• مدى مساهمتها في تطوير اداء الجمعية
• مدى توفيرها لموارد الجمعية والمحافظة عليها
• مدى الوقت الذي تحتاج الى تطبيقه
• مدى الموارد البشرية التي تحتاجها
• مدى تكلفتها المالية
• اعداد التقرير
بعد ان تنهي الجمعية تحليلها للمعلومات وتتوصل للنتائج لا بد لها ان تقوم بإيصال هذه النتائج للمعنيين حتى يتمكنوا من التعرف عليها والتعامل معها. ولتسيير ذلك، يجب ان تقوم الجمعية بتوثيق عملية التقييم في تقرير خاص وتوزعه على الهيئة الادارية، الهيئة العامة، اللجان، العاملين، المتطوعين ...الخ.
ويمكن اتباع التقييم التالي لمضمون التقرير:
• الملخص: يجب ان يكون مركزاً على اهم الامور التي تم تقييمها واهم نتائجها
• تقديم وشكر: يتم هنا تقديم الفريق الذي باشر بعملية التقييم وايضاً شكر لكل الاطراف التي تعاونت مع الفريق لانجاح العملية
• قائمة المحتويات: العناوين الرئيسية للتقرير وصفحاتها
• مقدمة: يتم هنا شرح عملية التقييم، اهدافها، اجراءاتها، الامور التي تم تقييمها، الادوات التي تم استخدامها، الفئات المستهدفة، المدة الزمنية لعملية التقييم...الخ
• النتائج: يتم هنا عرض النتائج التي توصل اليها التقييم
• التوصيات: ويتم هنا عرض الامور التي تحتاج الى تطوير حسب اولوياتها والجهات المعنية بها والحلوي المقترحة..الخ
• ملاحق: يمكن هنا وضع الادوات التي تم استخدامها كالاستمارات مثلاً. او اية امور ترى الجمعية ضرورة وجودها في ملاحق التقرير.
خلاصة: تعمل الجمعية على تحليل المعلومات التي حصلت عليها من التقييم وتحدد اهم النتائج وتعمل على ترتيبها ضمن اولويات وتضع تصور للحلول الممكنة لمعالجتها. وتجتهد الجمعية في توثيق ونشر نتائج التقييم وتوصياته على كافة المعنيين لحثهم على الاطلاع على النتائج واخد الخطوات اللازمة لتطبيع التوصيات والحلول.
نصائح وتوجيهات
• حدد اهدافك من عملية التقييم واسباب لجوئك لها
• شكل فريقاً للتقييم من ذوي الخبرة والاهتمام
• حدد الامور التي تنوي تقييمها وماذا ستقيم فيها: الاهداف، الاجراءات ام الآثار؟
• قم بإعداد المؤشرات التي ستستخدمها لتقييم الجمعية
• حدد الاداوات التي ستجمع من خلالها المعلومات، وضع الادوات بما يتناسب مع المعلومة المطلوبة وطبيعة مصدرها
• ضع خطة عمل لتنفيذ عملية التقييم وتأكد من اطلاع المعنيين في الجمعية عليها
• اجمع المعلومات وصنفها واعمل على تحليلها لاستخراج النتائج منها
• احرص على مشاركة كافة المعنيين في عملية التقييم
• حدد الامور التي تحتاج الى تطوير ورتبها حسب الاولوية
• ضع تصوراً للمقترحات والحلول الممكنة
• وثق نتائج التقييم والحلول المقترحة في تقرير ووزعه على المعنيين في الجمعية
تهتم الجمعية بإجراء عملية التقييم للتعرف على مستوى ادائها وفعاليته ومدى تأثير خدماتها.
تتبع الجمعية خطوات منظمة لضمان فعالية تنفيذ عملية التخطيط، فهي تنطلق من اهداف محددة لتنفيذ هذه العملية، ولديها الفريق المختص لمباشرة التقييم، وتستخدم عدة مقاربات للتقييم حتى تصل الى معلومات شاملة، كما انها تستخدم الادوات المناسبة التي تمكنها من الوصول الى المعلومات المطلوبة.
تعمل الجمعية على تحليل المعلومات التي حصلت عليها من التقييم وتحدد اهم النتائج وتعمل على ترتيبها ضمن اولويات وتضع تصور للحلول الممكنة لمعالجتها.
وتجتهد الجمعية في توثيق ونشر نتائج التقييم وتوصياته على كافة المعنيين لحثهم على الاطلاع على النتائج واخد الخطوات اللازمة لتطبيع التوصيات والحلول.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التخطيط لتقييم اداء الجمعية، هيئتها الادارية، البرامج والخدمات والنشاطات.
• التعرف على المعلومات التي تحتاجها الجمعية في التقييم ومصادرها وطرق جمعها.
• كيفية تحليل نتائج التقييم واستخدامها لتطوير الجمعية.
أولاً: معلومات اساسية عن التقييم
التقييم هو عملية فحص وقياس لأداء الجمعية من خلال دراسة ومقارنة ما يتم التخطيط له، وما تم القيام به من اعمال، وما تم انجازه والوصول له.
ويهدف التقييم الى زيادة المعرفة بوضع الجمعية وادائها، وتحديد نقاط قوتها والبناء عليها، وتحديد نقاط ضعفها لمعالجتها او تجاوزها.
ويساعد التقييم الجمعية في التعرف على ما يلي:
• الجدوى: حيث ان التقييم يوضح للجمعية فيما اذا كانت الجهود المبذولة تتناسب مع نتائج العمل
• الفعالية: حيث ان التقييم يوضح للجمعية فيما اذا كانت الجهود المبذولة تم انجازها وادارتها بالطريقة الصحيحة
• التأثير: حيث ان التقييم يوضح للجمعية فيما اذا كانت اعمالها حققت النتيجة المرجوة منها واحدثت التغيير المتوقع منها في المجتمع
ومن الفوائد العامة للتقييم:
• يساعد الجمعية في التعرف على الايجابيات والسلبيات واسبابها
• يساعد الجمعية في التعرف على سبل تطوير ادائها
• يساعد الجمعية في التعرف على الحلول الممكنة للمشاكل
• يساعد الجمعية في العمل على زيادة تأثيرها في المجتمع وتطويره
خلاصة: تهتم الجمعية بإجراء عملية التقييم للتعرف على مستوى ادائها وفعاليته ومدى تأثير خدماتها
ثانياً: الاعداد لعملية التقييم
كون التقييم "عملية" فهو يحتاج الى اعداد وتحضير عدد من الاجراءات لانجاح هذه العملية، ومن اهم هذه الاجراءات:
• تشكيل فريق التقييم:
على الجمعية ان تشكل الفريق الذي سينفذ عملية التقييم، وقد يضم هذا الفريق اعضاء من الهيئة الادارية، اعضاء من الهيئة العامة، المدير التنفيذي والعاملون.
وقد تلجأ بعض الجمعيات الى الاستعانة بمقيَم من غير اعضائها او العاملين فيها، بحيث تتصل بعدد من المختصين بهذا الجانب لطلب مساعدتهم في اجراء التقييم.
وفي كلتا الحالتين، لا بد من التأكد على ان عملية التقييم تحتاج الى عمل فريق، فحتى ان اتخذت الجمعية مقيَماً خارجياً لها، لا بد من ان يلعب اعضاء الجمعية والعاملين فيها دوراً في عملية التقييم.
• تحديد ماذا نقيَم:
تجري الجمعية عملية التقييم على عدد من الجوانب المتعلقة بهيكليتها او وظائفها ونشاطاتها او تأثيرها، وحتى تتمكن الجمعية من ضمان دقة عملية التقييم لا بد لها من ان تحدد مدخلها ومقاربتها لتقييم هذه الجوانب.
هناك عدد من المداخل ومقاربات التقييم، ولكن من اهمها في عمل الجمعيات:
• التقييم بالاهداف: وهو الذي يركز على فحص مدى تطبيق الاهداف التي تم وضعها، مثال: هل حققت الخدمة الاهداف التي وضعت من اجلها، هل حققت الهيئة الادارية اهدافها لهذه السنة؟...
• التقييم بالاجراءات: وهو الذي يركز على فحص كافة الاجراءات التي اتخذتها الجمعية لتحقيق اهدافها، مثال: إعداد العاملين وتدريبهم، تقييم الخدمات والنشاطات، معايير اختيار الفئات المستهدفة وطرق الوصول لهم...
• التقييم بالآثار: وهو الذي يركز على فحص مدى تحقيق النتائج المتوقعة على الفئات المستهدفة، مثال: هل انخفض عدد ؟ من تنفيذ برنامج ؟ في القرية ؟ هل تم تمكين المرأة / الشباب من بعض المهارات من خلال الدورات التدريبية ؟...
وكلما تنوعت المداخل والمقاربات كلما كانت نتائج عملية التقييم افضل واشمل، ومن المفضل ان تستخدم الجمعية التي تنوي اجراء عملية تقييم اكثر من مقاربة.
• تحديد مصادر المعلومات
تتوقف نجاح عملية التقييم على تنوع مصادر المعلومات، ولذلك لا بد ان تعمل الجمعية على تنويع مصادرها، فقد تكون هذه المصادر وثائقية كالتقارير السنوية، الخطط السنوية، محاضر الاجتماعات، سجلات وتقارير العاملين والمتطوعين ...الخ.
وقد تكون هذه المعلومات شفهية تأتي من خلال اجراء المقابلات والجلسات ومجموعات العمل او الملاحظة ...الخ.
ويجب ان ينسجم التنوع في مصادر المعلومات مع حرص الجمعية على الوصول الى معلومات واقعية وذات مصداقية، ومع حرص الجمعية على إدماج اكبر عدد ممكن من الاشخاص المعنيين لتزويدها بالمعلومات، كأن تعتمد الجمعية على تشجيع اعضائها او الفئات المستهدفة او المتطوعين او شخصيات من المجمتع المحلي على تزويدها بتقييمهم وتغذيتهم الراجعة.
• تحديد ادوات التقييم:
يجب ان يقوم فريق التقييم على تحديد الادوات التي سيستخدمها في جمع المعلومات، وهناك عدة انواع من الادوات التي يمكن استخدامها في التقييم، ولكن من المهم جداً ان:
• نستخدم الاداة المناسبة التي توصلنا للمعلومة التي نريدها
• نستخدم الادارة المناسبة مع مصدر المعلومة
وبعد ان يحدد فريق التقييم الادوات المناسبة يقوم بتصميمها، ومن المفضل ان تكون هذه الادوات بسيطة وواضحة وان يتم اختبارها قبل استخدامها.
ومن اهم الادوات التي يمكن استخدامها في جمع المعلومات:
• المقابلة
• مصفوفة SWOT
• المجموعات المركزة Focus Group
• الاستمارات
• وضع خطة التقييم
بعد الانتهاء من الاعداد والتحضير لعملية التقييم من المفضل ان تقوم الجمعية بوضع خطة للتقييم، ولا بد ان تشمل هذه الخطة ما يلي:
• خلفية عامة: ويتم هنا وضع خلفية عامة عن الجمعية /الهيئة الادارية /الخدمات ...الخ. اي خلفية عامة عن الجانب الذي تريد ان تقييمه.
• غايات واهداف التقييم: وهي الاسباب الحقيقية التي تقف خلف اللجوء لعلمية التقييم، وليس فقط غاية جمع المعلومات حول موضوع او جانب محدد. وم الامثلة على الغايات: لتزويد الجمعية /الهيئة الادارية /اللجنة بالمعلومات الضرورية لاتخاذ القرار المناسب حول تقديم خدمة ...، او لمعرفة مدى تأثير الجمعية /الخدمة على المجتمع والفئات المستهدفة...
• الاسئلة الرئيسية: وهي مجموعة الاسئلة التي يبحث التقييم للاجابة عليها، وتقوم الجمعية /فريق التقسيم بوضع هذه الاسئلة بالاعتماد على غايات واهداف التقييم، مثال: هدف التقييم هو فحص مدى فعالية الخدمة واثرها على الفئات المستهدفة لتزويد الهيئة الادارية بالمعلومات الكافية لاتخاذ قرارها بخصوص هذه الخدمة... الاسئلة الرئيسية هي: من سيستفيد من هذه الخدمة وعددهم؟ هل حجم الاجراءات والجهود المبذولة تتناسب مع النتائج؟ كيف يمكن تحسين اجراءات فعالية الخدمة وجدواها؟ ما هي الدروس المستفادة من تزويدنا لهذه الخدمة؟...
• المنهجية والادوات: ويتم هنا تحديد مقاربات التقييم التي سيتم تطبيقها والادوات التي ستتم الاستعانة بها لجمع المعلومات
• التجهيزات: ويتم هنا ذكر كافة الامور اللازمة لتنفيذ عملية التقييم، مثل: الوقت، الاشخاص الذي ستتم مقابلتهم، الوثائق، تكلفة عملية التقييم...
خلاصة: تتبع الجمعية خطوات منظمة لضمان فعالية تنفيذ عملية التخطيط، فهي تنطلق من اهداف محددة لتنفيذ هذه العملية، ولديها الفريق المختص لمباشرة التقييم، وتستخدم عدة مقاربات للتقييم حتى تصل الى معلومات شاملة، كما انها تستخدم الادوات المناسبة التي تمكنها من الوصول الى المعلومات المطلوبة.
ثالثاً: التعامل مع تنائج التقييم
التقييم ليس فقط عملية لجمع المعلومات، بل هو عملية تهدف بالاساس الى استثمار هذه المعلومات وتوظيفها لخدمة الجمعية. فبقد الانتهاء من جمع المعلومات لا بد ان تقوم الجمعية بتحليل هذه المعلومات للوصول الى تنائج ومن ثم توثيق هذه النتائج ووضعها في تقرير خاص.
• تحليل المعلومات:
بعد الانتهاء من عملية التقييم تقوم الجمعية على تصنيف المعلومات التي جمعتها وفرزتها، خاصة اذا تم استخدام استمارة لجمع المعلومات، ويساعد التصنيف على جمع المعلومات المرتبطة ببعضها البعض مما يسهل دراستها وتحليلها.
وحتى تتمكن الجمعية من التعرف على اهم نتائج التقييم والنقاط التي تحتاج الى تطوير، لا بد لها من ان تجري مقارنة بين المؤثرات التي عملت على قياسها في عملية التقييم او الوضع المثالي الذي تسعى للوصول له، وبين النتائج التي حصلت عليها من التقييم. وهذه المقارنة بين الحالة المرجوة وبين الواقع تسمى "تحليل الفجوة".
فتحليل الفجوة يساعد الجمعية على التعرف بشكل مباشر على المواضيع التي تحتاج الى تطوير وبالتالي تستطيع ان تركز جهودها لتطويرها. ومن الامثلة: لنفترض ان جمعية تسعى الى تطوير عضويتها بأن يصبح لديها 100 عضو، وبعد اجراء عملية التقييم لتطوير العضوية تبين ان لديها 60 عضواً. فالحالة المرجوة في هذا المثال هو 100 عضو والواقع هو 60 عضو، وبالتالي ستعمل الجمعية على تركيز جهودها في تطوير العضوية لسد الفجوة المتمثلة في الـ40 عضو الاخرين.
وبعد ان تنهي الجمعية هذا التحليل سيتكون لديها قائمة بالمواضيع التي تحتاج الى تطويرها، ومن المفضل ان تعمل الجمعية هنا على دراسة اهمية هذه المواضيع وترتيبها في سلم اولويات يساعدها على التعرف على اي المواضيع التي ستبدأ في معالجتها وتطويرها. وبكل عام من الصعب تحديد المؤشرات التي يمكن على اساسها تحديد الاولويات، ولكن يمكن الاستعانة بالمؤشرات التالية لترتيب الاهمية والاولوية للمواضيع التي تحتاج الى تطوير:
• مدى تحقيقها واستجابتها لرؤية ورسالة الجمعية
• مدى تدعيمها لاستقرار واستمرارية الجمعية
• مدى مساهمتها في تطوير اداء الجمعية
• مدى توفيرها لموارد الجمعية والمحافظة عليها
• مدى الوقت الذي تحتاج الى تطبيقه
• مدى الموارد البشرية التي تحتاجها
• مدى تكلفتها المالية
• اعداد التقرير
بعد ان تنهي الجمعية تحليلها للمعلومات وتتوصل للنتائج لا بد لها ان تقوم بإيصال هذه النتائج للمعنيين حتى يتمكنوا من التعرف عليها والتعامل معها. ولتسيير ذلك، يجب ان تقوم الجمعية بتوثيق عملية التقييم في تقرير خاص وتوزعه على الهيئة الادارية، الهيئة العامة، اللجان، العاملين، المتطوعين ...الخ.
ويمكن اتباع التقييم التالي لمضمون التقرير:
• الملخص: يجب ان يكون مركزاً على اهم الامور التي تم تقييمها واهم نتائجها
• تقديم وشكر: يتم هنا تقديم الفريق الذي باشر بعملية التقييم وايضاً شكر لكل الاطراف التي تعاونت مع الفريق لانجاح العملية
• قائمة المحتويات: العناوين الرئيسية للتقرير وصفحاتها
• مقدمة: يتم هنا شرح عملية التقييم، اهدافها، اجراءاتها، الامور التي تم تقييمها، الادوات التي تم استخدامها، الفئات المستهدفة، المدة الزمنية لعملية التقييم...الخ
• النتائج: يتم هنا عرض النتائج التي توصل اليها التقييم
• التوصيات: ويتم هنا عرض الامور التي تحتاج الى تطوير حسب اولوياتها والجهات المعنية بها والحلوي المقترحة..الخ
• ملاحق: يمكن هنا وضع الادوات التي تم استخدامها كالاستمارات مثلاً. او اية امور ترى الجمعية ضرورة وجودها في ملاحق التقرير.
خلاصة: تعمل الجمعية على تحليل المعلومات التي حصلت عليها من التقييم وتحدد اهم النتائج وتعمل على ترتيبها ضمن اولويات وتضع تصور للحلول الممكنة لمعالجتها. وتجتهد الجمعية في توثيق ونشر نتائج التقييم وتوصياته على كافة المعنيين لحثهم على الاطلاع على النتائج واخد الخطوات اللازمة لتطبيع التوصيات والحلول.
نصائح وتوجيهات
• حدد اهدافك من عملية التقييم واسباب لجوئك لها
• شكل فريقاً للتقييم من ذوي الخبرة والاهتمام
• حدد الامور التي تنوي تقييمها وماذا ستقيم فيها: الاهداف، الاجراءات ام الآثار؟
• قم بإعداد المؤشرات التي ستستخدمها لتقييم الجمعية
• حدد الاداوات التي ستجمع من خلالها المعلومات، وضع الادوات بما يتناسب مع المعلومة المطلوبة وطبيعة مصدرها
• ضع خطة عمل لتنفيذ عملية التقييم وتأكد من اطلاع المعنيين في الجمعية عليها
• اجمع المعلومات وصنفها واعمل على تحليلها لاستخراج النتائج منها
• احرص على مشاركة كافة المعنيين في عملية التقييم
• حدد الامور التي تحتاج الى تطوير ورتبها حسب الاولوية
• ضع تصوراً للمقترحات والحلول الممكنة
• وثق نتائج التقييم والحلول المقترحة في تقرير ووزعه على المعنيين في الجمعية
القواعد المهنية للعلاقات العامة
القواعد المهنية للعلاقات العامة
تدرك الجمعية اهمية وظيفة العلاقات العامة وتربطها مع باقي الوظائف، وتمارس الهيئة الادارية واللجان والاعضاء والعاملون والمتطوعون وظيفة العلاقات العامة بشكل مستمر.
يقوم المعنيون في الجمعية قبل البدء بالعلاقات العامة بالتعرف على جمعيتهم بشكل دقيق، ويضعون اهدافاً واقعية وقابلة للقياس لحملة العلاقات العامة، ويحددون المستهدفين منها، ويعدون الرسائل الاتصالية الواضحة والمؤثرة، والأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة، ويقيمون أثر حملة العلاقات العامة على الجمعية وعلى الفئات المستهدفة .
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على مفهوم وظيفة العلاقات العامة في الجمعيات
• التعرف على اهمية دور وظيفة العلاقات العامة في انجاح اعمال الجمعيات
• التعرف على اجراءات القيام بوظيفة العلاقات العامة
أولاً: معلومات اساسية عن العلاقات العامة
• مفهوم العلاقات العامة:
العلاقات العامة هي مهارة التواصل مع الافراد والجماعات وتستخدم سواء للتأثير او للتأثر بهم. فالجمعيات تستخدم العلاقات العامة لتأثر على الافراد والمجتمع من خلال تعريفهم بأهدافها والفئات الذين تخدمهم والخدمات التي تقدمها من اجل كسب تعاطفهم وتأييدهم. وفي نفس الوقت، تستخدم الجمعيات العلاقات العامة لتقَيم توجهات الافراد والمجتمع والتعرف عليها ومن ثم تصمم رسائل اتصالية تستجيب لهذه التوجهات وتزويدها بهم.
والجمعية التي تمارس وظيفة العلاقات العامة بفعالية، هي الجمعية التي تنظر الى هذه الوظيفة باتجاهين، فهي لا تهدف منها فقط الى التأثير على المجتمع، بل ايضاً التأثر بالمجتمع والتواصل معه بما يهمه ويحتاجه.
• دور العلاقات العامة في الجمعيات:
تساهم وظيفة العلاقات العامة بدعم الوظائف الاخرى التي تباشرها الجمعية، بل لها الأثر الكبير في انجاح هذه الوظائف:
• تطوير العضوية: فالعلاقات العامة تسمح للجمعية التواصل مع اعضائها وبالتالي الاحتفاظ بهم، ومن جهة اخرى، تساعد العلاقات العامة الجمعية على الوصول الى اعضاء جدد وجذبهم.
• تطوير الموارد المالية: فالجمعية المعروفة للافراد والمجتمع بسبب تواصلها معهم سيكون اسهل عليها طلب الدعم المالي منهم، بالاضافة الى تعرف الافراد والمجتمع على القضايا التي تتناولها الجمعية من خلال العلاقات العامة يكَون لديهم تعاطفاً معها خاصة اذا كانت هذه القضايا تهمهم وبالتالي لن يترددوا في تقديم الدعم المالي.
• التوعية: فالعلاقات العامة تساعد الجمعية على توعية الافراد والمجتمع حول قضايا معينة.
• كسب التأييد: العلاقات العامة من انجح الوسائل التي يمكن ان تستخدمها الجمعية لكسب تأييد ومؤازرة الافراد والمجتمع.
• تحسين صورة الجمعية: لن يتمكن الافراد والمجتمع من تكوين الصورة الإيجابية حول جمعية ما دون تواصلها معهم من خلال العلاقات العامة. ومن الملاحظ ان كافة الادوار
السابقة التي تؤديها وظيفة العلاقات العامة تؤدي في النهاية الى "استقرار" و"استمرارية" الجمعية، وستلمس الجمعية دور العلاقات العامة في تحقيق استقرارها استمراريتها على المدى البعيد.
• من المعني بوظيفة العلاقات العامة في الجمعيات ؟
يمكن القول ان العلاقات العامة وظيفة الجميع، فهي متصلة بمختلف الوظائف ولها تأثير حيوي ومباشر عليها. ولكن نظراً لأنها وظيفة دقيقة فلا بد من مباشرة الجهات التالية لها بشكل اساسي:
• الهيئة الادارية: فمن مهام اعضاء الهيئة الادارية القيام بالعلاقات العامة بإسم الجمعية والتواصل مع بيئة العمل، وهم الأقدر على ايصال الصورة العامة والايجابية عن الجمعية.
• اللجان: وبالتحديد لجنة العلاقات العامة، فهي المسؤولة عن التخطيط لهذه الوظيفة، وتصميم ادوات العلاقات العامة، وإعداد الرسائل الاتصالية التي تريد الجمعية ايصالها للافراد والمجتمع.
• العاملون والمتطوعون: فهم الأكثر اتصالاً مع الافراد من المستهدفين والمجتمع.
• االاعضاء: فهم القناة الاولى لجذب اعضاء جدد للجمعية، وهم الأكثر تحمساً لأهداف الجمعية والاقدر على تعميمها على معارفهم وايصالها لهم.
خلاصة: تدرك الجمعية اهمية وظيفة العلاقات العامة وترابطها مع باقي الوظائف، وتمارس الهيئة الادارية واللجان والاعضاء والعاملون والمتطوعون وظيفة العلاقات العامة بشكل مستمر.
ثانياً: خطوات القيام بالعلاقات العامة
تجدر الاشارة الى ان الخطوات التالية يجب ان يتم اتباعها عندما تسعى الجمعية الى وضع خطة علاقات عامة شاملة لمختلف اهتمامات الجمعية، ويمكن تطبيق بعض هذه الخطوات في صورة وضع خطة علاقات عامة لنشاط او حدث معين للجمعية.
• تعرَف على جمعيتك:
لا بد ان تتعرف على جمعيتك، هي هي تعمل في مجال محلي ام وطني؟ هل هي متخصصة المجال والاهتمام ام عامة؟ ما هي رؤيتها ورسالتها واهدافها؟ من تخدم وكيف تخدمهم؟ ماذا انجزت حتى الآن وماذا تريد ان تحقق؟ ما حجم العضوية في الجمعية؟... فكلما تعرَفت على الجمعية كلما تمكنت من تقديم صورة واضحة مفيدة من خلال العلاقات العامة.
حدد كذلك العناصر التي ستساعدك في التعريف بهوية جمعيتك مثل الشعار الرسمي للجمعية، والشعارات التي تتساوى بها الجمعية...الخ فكلها ادوات تساعدك في توضيح وايصال صورة الجمعية للمجتمع.
• حدد اهدافك من القيام بالعلاقات العامة:
قد تتركز العلاقات العامة على تحقيق هدف واحدأ او اكثر من هدف، والمهم هو ان تقوم الجمعية بتحديد الاهداف التي تسعى الى تحقيقها من خلال العلاقات العامة وان تضع المؤشرات لقياس مدى نجاحها في تحقيق هذه الاهداف.
ومن الاهداف الممكن تحقيقها من خلال العلاقات العامة:
• تطوير العضوية من خلال الاحتفاظ بالاعضاء الحاليين وجذب اعضاء جدد
• للمساعدة في جمع التبرعات
• توعية المجتمع بالتجمعية وخدماتها ونشاطاتها
• زيادة عدد المنتفعين من خدمات الجمعية
• كسب التأييد في موضوع محدد
• تحسين صورة وسمعة الجمعية في المجتمع
• حدد الفئات المستهدفة من العلاقات العامة:
إن تحديد الاهداف يساعد بشكل كبير توجيه الجمعية نحو الفئات المستهدفة المناسبة للعلاقات العامة، فمثلاً إن كانت تهدف الجمعية الى زيادة نسبة الاحتفاظ بالاعضاء فإن فئتها المستهدفة هي الاعضاء الحاليين. ويمكن للجمعية ان توسع من اعداد المستهدفين من العلاقات العامة من خلال وضعها لقوائم لهم تبين من هم المستهدفون الرئيسيون ومن هم المستهدفون الثانويون. وعادة ما يكون المستهدفون
الرئيسيون هم المعنيون بأهداف وموضوع العلاقات العامة، اما الثانويون فهم الذين من الممكن ان يقدموا الدعم والمساعدة لأهداف العلاقات العامة.
• حدد الرسائل التي تريد ايصالها:
وتقوم هنا الجمعية بإعداد الرسائل الاتصالية التي تتناسب مع طبيعة كل فئة مستهدفة. وتتكون هذه الرسائل من عبارات، جمل، صور، موسيقى، رسومات...الخ توصل من خلالها الجمعية الافكار التي تريد ايصالها للفئات المستهدفة.
• حدد الادوات التي ستستخدمها لايصال الرسالة:
وهنا تجتهد الجمعية في تحديد الادوات الاكثر تأثيراً على الفئات المستهدفة وتقوم بتصميمها، وهي خطوة مهمة حيث قد تهدر الجمعية جهدها ووقتها ومالها اذا لم تقوم بإختيار الاداة التي تتناسب مع الفئات المستهدفة.
ويمكن تصنيف الأدوات الاتصالية على النحو التالي:
• شفهية: مثل المقابلات، العلاقات الشخصية، الهاتف، المحاضرات...
• ورقية: ومنها ما هو داخلي مثل التقارير، النشرات، المطويات، النماذج...، ومنها ما هو خارجي مثل الصحف والمجلات...
• مرئية ومسموعة: مثل التلفاز والمذياع
• رقمية: مثل رسائل الانترنت، النشرات الالكترونية، مواقع الانترنت.
ومن المفضل ان تستخدم الجمعية مختلف هذه الادوات، فكل اداة منها لها تأثيرها على الفئات المستهدفة، ولكن عليها ان تحسن الاختيار في ذلك.
• وضع خطة اتصال:
يتم ترجمة وظيفة العلاقات العامة من خلال إعداد خطة اتصال، وتضم خطة الاتصال العناوين التالية:
• الفئات المستهدفة
• لماذا تستهدف هذه الفئة؟
• ما هي رسالتك لهذه الفئة؟
• كيف ستصل الى هذه الفئة؟ ما هي ادواتك؟
• متى وأين ستصل الى هذه الفئة؟
• التكلفة التقديرية
• المسؤول عن الاتصال
• ملاحظات
• متابعة وتقييم العلاقات العامة:
من المهم جداً ان تتابع الجمعية وتقَيم تقاعل الفئات المستهدفة مع رسائلها الاتصالية ومدى تأثيرها عليهم وهل حققت الجمعية اهدافها من العلاقات العامة، فقد تنفق الجمعية اموالاً وتبذل جهداً في العلاقات العامة ولكنها لن تكون مجدية إن لم تتبعها الجمعية بتقييم اهداف وآثار العلاقات العامة.
خلاصة: يقوم المعنيين في الجمعية قبل البدء بالعلاقات العامة بالتعرف على جمعيتهم بشكل دقيق، ويضعون اهدافاً واقعية وقابلة للقياس لحملة العلاقات العامة، ويحددون المستهدفين منها، ويعدون الرسائل الاتصالية الواضحة والمؤثرة، والأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة، ويقيمون أثر حملة العلاقات العامة على الجمعية وعلى الفئات المستهدفة.
نصائح وتوجيهات
• حدد الفوائد التي ستحققها العلاقات العامة على الجمعية ووظائفها الاخرى
• شجع هياكل الجمعية وكافة افرادها على القيام بوظيفة العلاقات العامة كل حسب دوره واهتماماته
• تعرَف على جمعيتك وتخيل نفسك تشرح عنها لأحد ما
• تأكد من وجود اهداف واقعية وقابلة للتطبيق للعلاقات العامة
• حدد الفئات التي تستهدفها في العلاقات العامة، صنفهم ضمن فئات رئيسية وثانوية
• قم بإعداد الرسائل التي تريد ايصالها الى الفئات المستهدفة، اجعلها مختصرة وواضحة ومؤثرة، قيَم الرسائل الاتصالية واختبرها قبل ايصالها الى الفئات المستهدفة
• قم بتحديد الأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة والتي تؤثر بشكل جيد عليهم وقم بتصميمها بشكل بسيط وغير مكلف
• ضع خطة اتصال مفصلة للعلاقات العامة
• قيَم أثر العلاقات العامة على الفئات المستهدفة، وهل حققت الجمعية الاهداف المرجوة من العلاقات العامة ام لا.
تدرك الجمعية اهمية وظيفة العلاقات العامة وتربطها مع باقي الوظائف، وتمارس الهيئة الادارية واللجان والاعضاء والعاملون والمتطوعون وظيفة العلاقات العامة بشكل مستمر.
يقوم المعنيون في الجمعية قبل البدء بالعلاقات العامة بالتعرف على جمعيتهم بشكل دقيق، ويضعون اهدافاً واقعية وقابلة للقياس لحملة العلاقات العامة، ويحددون المستهدفين منها، ويعدون الرسائل الاتصالية الواضحة والمؤثرة، والأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة، ويقيمون أثر حملة العلاقات العامة على الجمعية وعلى الفئات المستهدفة .
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على مفهوم وظيفة العلاقات العامة في الجمعيات
• التعرف على اهمية دور وظيفة العلاقات العامة في انجاح اعمال الجمعيات
• التعرف على اجراءات القيام بوظيفة العلاقات العامة
أولاً: معلومات اساسية عن العلاقات العامة
• مفهوم العلاقات العامة:
العلاقات العامة هي مهارة التواصل مع الافراد والجماعات وتستخدم سواء للتأثير او للتأثر بهم. فالجمعيات تستخدم العلاقات العامة لتأثر على الافراد والمجتمع من خلال تعريفهم بأهدافها والفئات الذين تخدمهم والخدمات التي تقدمها من اجل كسب تعاطفهم وتأييدهم. وفي نفس الوقت، تستخدم الجمعيات العلاقات العامة لتقَيم توجهات الافراد والمجتمع والتعرف عليها ومن ثم تصمم رسائل اتصالية تستجيب لهذه التوجهات وتزويدها بهم.
والجمعية التي تمارس وظيفة العلاقات العامة بفعالية، هي الجمعية التي تنظر الى هذه الوظيفة باتجاهين، فهي لا تهدف منها فقط الى التأثير على المجتمع، بل ايضاً التأثر بالمجتمع والتواصل معه بما يهمه ويحتاجه.
• دور العلاقات العامة في الجمعيات:
تساهم وظيفة العلاقات العامة بدعم الوظائف الاخرى التي تباشرها الجمعية، بل لها الأثر الكبير في انجاح هذه الوظائف:
• تطوير العضوية: فالعلاقات العامة تسمح للجمعية التواصل مع اعضائها وبالتالي الاحتفاظ بهم، ومن جهة اخرى، تساعد العلاقات العامة الجمعية على الوصول الى اعضاء جدد وجذبهم.
• تطوير الموارد المالية: فالجمعية المعروفة للافراد والمجتمع بسبب تواصلها معهم سيكون اسهل عليها طلب الدعم المالي منهم، بالاضافة الى تعرف الافراد والمجتمع على القضايا التي تتناولها الجمعية من خلال العلاقات العامة يكَون لديهم تعاطفاً معها خاصة اذا كانت هذه القضايا تهمهم وبالتالي لن يترددوا في تقديم الدعم المالي.
• التوعية: فالعلاقات العامة تساعد الجمعية على توعية الافراد والمجتمع حول قضايا معينة.
• كسب التأييد: العلاقات العامة من انجح الوسائل التي يمكن ان تستخدمها الجمعية لكسب تأييد ومؤازرة الافراد والمجتمع.
• تحسين صورة الجمعية: لن يتمكن الافراد والمجتمع من تكوين الصورة الإيجابية حول جمعية ما دون تواصلها معهم من خلال العلاقات العامة. ومن الملاحظ ان كافة الادوار
السابقة التي تؤديها وظيفة العلاقات العامة تؤدي في النهاية الى "استقرار" و"استمرارية" الجمعية، وستلمس الجمعية دور العلاقات العامة في تحقيق استقرارها استمراريتها على المدى البعيد.
• من المعني بوظيفة العلاقات العامة في الجمعيات ؟
يمكن القول ان العلاقات العامة وظيفة الجميع، فهي متصلة بمختلف الوظائف ولها تأثير حيوي ومباشر عليها. ولكن نظراً لأنها وظيفة دقيقة فلا بد من مباشرة الجهات التالية لها بشكل اساسي:
• الهيئة الادارية: فمن مهام اعضاء الهيئة الادارية القيام بالعلاقات العامة بإسم الجمعية والتواصل مع بيئة العمل، وهم الأقدر على ايصال الصورة العامة والايجابية عن الجمعية.
• اللجان: وبالتحديد لجنة العلاقات العامة، فهي المسؤولة عن التخطيط لهذه الوظيفة، وتصميم ادوات العلاقات العامة، وإعداد الرسائل الاتصالية التي تريد الجمعية ايصالها للافراد والمجتمع.
• العاملون والمتطوعون: فهم الأكثر اتصالاً مع الافراد من المستهدفين والمجتمع.
• االاعضاء: فهم القناة الاولى لجذب اعضاء جدد للجمعية، وهم الأكثر تحمساً لأهداف الجمعية والاقدر على تعميمها على معارفهم وايصالها لهم.
خلاصة: تدرك الجمعية اهمية وظيفة العلاقات العامة وترابطها مع باقي الوظائف، وتمارس الهيئة الادارية واللجان والاعضاء والعاملون والمتطوعون وظيفة العلاقات العامة بشكل مستمر.
ثانياً: خطوات القيام بالعلاقات العامة
تجدر الاشارة الى ان الخطوات التالية يجب ان يتم اتباعها عندما تسعى الجمعية الى وضع خطة علاقات عامة شاملة لمختلف اهتمامات الجمعية، ويمكن تطبيق بعض هذه الخطوات في صورة وضع خطة علاقات عامة لنشاط او حدث معين للجمعية.
• تعرَف على جمعيتك:
لا بد ان تتعرف على جمعيتك، هي هي تعمل في مجال محلي ام وطني؟ هل هي متخصصة المجال والاهتمام ام عامة؟ ما هي رؤيتها ورسالتها واهدافها؟ من تخدم وكيف تخدمهم؟ ماذا انجزت حتى الآن وماذا تريد ان تحقق؟ ما حجم العضوية في الجمعية؟... فكلما تعرَفت على الجمعية كلما تمكنت من تقديم صورة واضحة مفيدة من خلال العلاقات العامة.
حدد كذلك العناصر التي ستساعدك في التعريف بهوية جمعيتك مثل الشعار الرسمي للجمعية، والشعارات التي تتساوى بها الجمعية...الخ فكلها ادوات تساعدك في توضيح وايصال صورة الجمعية للمجتمع.
• حدد اهدافك من القيام بالعلاقات العامة:
قد تتركز العلاقات العامة على تحقيق هدف واحدأ او اكثر من هدف، والمهم هو ان تقوم الجمعية بتحديد الاهداف التي تسعى الى تحقيقها من خلال العلاقات العامة وان تضع المؤشرات لقياس مدى نجاحها في تحقيق هذه الاهداف.
ومن الاهداف الممكن تحقيقها من خلال العلاقات العامة:
• تطوير العضوية من خلال الاحتفاظ بالاعضاء الحاليين وجذب اعضاء جدد
• للمساعدة في جمع التبرعات
• توعية المجتمع بالتجمعية وخدماتها ونشاطاتها
• زيادة عدد المنتفعين من خدمات الجمعية
• كسب التأييد في موضوع محدد
• تحسين صورة وسمعة الجمعية في المجتمع
• حدد الفئات المستهدفة من العلاقات العامة:
إن تحديد الاهداف يساعد بشكل كبير توجيه الجمعية نحو الفئات المستهدفة المناسبة للعلاقات العامة، فمثلاً إن كانت تهدف الجمعية الى زيادة نسبة الاحتفاظ بالاعضاء فإن فئتها المستهدفة هي الاعضاء الحاليين. ويمكن للجمعية ان توسع من اعداد المستهدفين من العلاقات العامة من خلال وضعها لقوائم لهم تبين من هم المستهدفون الرئيسيون ومن هم المستهدفون الثانويون. وعادة ما يكون المستهدفون
الرئيسيون هم المعنيون بأهداف وموضوع العلاقات العامة، اما الثانويون فهم الذين من الممكن ان يقدموا الدعم والمساعدة لأهداف العلاقات العامة.
• حدد الرسائل التي تريد ايصالها:
وتقوم هنا الجمعية بإعداد الرسائل الاتصالية التي تتناسب مع طبيعة كل فئة مستهدفة. وتتكون هذه الرسائل من عبارات، جمل، صور، موسيقى، رسومات...الخ توصل من خلالها الجمعية الافكار التي تريد ايصالها للفئات المستهدفة.
• حدد الادوات التي ستستخدمها لايصال الرسالة:
وهنا تجتهد الجمعية في تحديد الادوات الاكثر تأثيراً على الفئات المستهدفة وتقوم بتصميمها، وهي خطوة مهمة حيث قد تهدر الجمعية جهدها ووقتها ومالها اذا لم تقوم بإختيار الاداة التي تتناسب مع الفئات المستهدفة.
ويمكن تصنيف الأدوات الاتصالية على النحو التالي:
• شفهية: مثل المقابلات، العلاقات الشخصية، الهاتف، المحاضرات...
• ورقية: ومنها ما هو داخلي مثل التقارير، النشرات، المطويات، النماذج...، ومنها ما هو خارجي مثل الصحف والمجلات...
• مرئية ومسموعة: مثل التلفاز والمذياع
• رقمية: مثل رسائل الانترنت، النشرات الالكترونية، مواقع الانترنت.
ومن المفضل ان تستخدم الجمعية مختلف هذه الادوات، فكل اداة منها لها تأثيرها على الفئات المستهدفة، ولكن عليها ان تحسن الاختيار في ذلك.
• وضع خطة اتصال:
يتم ترجمة وظيفة العلاقات العامة من خلال إعداد خطة اتصال، وتضم خطة الاتصال العناوين التالية:
• الفئات المستهدفة
• لماذا تستهدف هذه الفئة؟
• ما هي رسالتك لهذه الفئة؟
• كيف ستصل الى هذه الفئة؟ ما هي ادواتك؟
• متى وأين ستصل الى هذه الفئة؟
• التكلفة التقديرية
• المسؤول عن الاتصال
• ملاحظات
• متابعة وتقييم العلاقات العامة:
من المهم جداً ان تتابع الجمعية وتقَيم تقاعل الفئات المستهدفة مع رسائلها الاتصالية ومدى تأثيرها عليهم وهل حققت الجمعية اهدافها من العلاقات العامة، فقد تنفق الجمعية اموالاً وتبذل جهداً في العلاقات العامة ولكنها لن تكون مجدية إن لم تتبعها الجمعية بتقييم اهداف وآثار العلاقات العامة.
خلاصة: يقوم المعنيين في الجمعية قبل البدء بالعلاقات العامة بالتعرف على جمعيتهم بشكل دقيق، ويضعون اهدافاً واقعية وقابلة للقياس لحملة العلاقات العامة، ويحددون المستهدفين منها، ويعدون الرسائل الاتصالية الواضحة والمؤثرة، والأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة، ويقيمون أثر حملة العلاقات العامة على الجمعية وعلى الفئات المستهدفة.
نصائح وتوجيهات
• حدد الفوائد التي ستحققها العلاقات العامة على الجمعية ووظائفها الاخرى
• شجع هياكل الجمعية وكافة افرادها على القيام بوظيفة العلاقات العامة كل حسب دوره واهتماماته
• تعرَف على جمعيتك وتخيل نفسك تشرح عنها لأحد ما
• تأكد من وجود اهداف واقعية وقابلة للتطبيق للعلاقات العامة
• حدد الفئات التي تستهدفها في العلاقات العامة، صنفهم ضمن فئات رئيسية وثانوية
• قم بإعداد الرسائل التي تريد ايصالها الى الفئات المستهدفة، اجعلها مختصرة وواضحة ومؤثرة، قيَم الرسائل الاتصالية واختبرها قبل ايصالها الى الفئات المستهدفة
• قم بتحديد الأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة والتي تؤثر بشكل جيد عليهم وقم بتصميمها بشكل بسيط وغير مكلف
• ضع خطة اتصال مفصلة للعلاقات العامة
• قيَم أثر العلاقات العامة على الفئات المستهدفة، وهل حققت الجمعية الاهداف المرجوة من العلاقات العامة ام لا.
القواعد المهنية لإدارة المشاريع
القواعد المهنية لإدارة المشاريع
تعمل الجمعية على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية واهمية، وتعرض الجمعية مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين.
تعمل الجمعية، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والانشطة والخدمات التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع. كما تضع خطتها في خطتها النتائج المتوقع تحقيقها من تنفيذ المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.
تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع وتضع تصوراً للمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف. وتعتمد الجمعية نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم التي يجب ان يباشروها، والجهد الذي يحتاجونه لتنفيذها، والوقت المخصص لهم لإنجازها. وتعمل الجمعية على متابقة وتقييم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات تستخرجها من نظام العمل والوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة. كما تعمل الجمعية على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.
تعمل الجمعية على متابعة وضبط سير المشروع اثناء تنفيذه، وذلك من خلال خطة متابعة تشمل حسن تطبيق المشروع وكافة انشطته وخدماته، والتأكد من إدارة موارد المشروع المالية، ومدى التزام فريق العمل بأداء ادوارهم ومهامهم بانجازية وفعالية، ومدى استعدادهم لتنفيذ النشاطات المتبقية، ومعالجة المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع اثناء تنفيذه.
تعمل الجمعية على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على كيفية الوصول الى افكار مشاريع وكيفية تقييم هذه الافكار
• تصميم خطة المشروع وذلك من خلال التعرف على عناصرها الرئيسية
• طرق إدارة موارد المشاريع البشرية والمالية
• اساليب توجيه المشروع عند تطبيقه
• كيفية التعامل مع المشروع عند انتهائه
أولاً: معلومات اساسية عن إدارة المشاريع
• ما هي إدارة المشاريع ؟ وماذا ندير فيها ؟
المشروع هو مجموعة من الانشطة التي يتم تطبيقها لتحقيق أهداف محددة في فترة زمنية محددة، ويمكن تعريف إدارة المشروع بأنها وظيفة الإدارة التي تسعى الى قيادة مشروع ما من بدايته مروراً بتطبيقه وصولاً الى انتهائه.
وتختلف إدارة المشروع عن إدارة البرنامج في أنها تسعى الى تحقيق أهداف قصيرة المدى، وان إدارة البرنامج اوسع وأشمل من إدارة المشروع حيث انها قد تحتوي على اكثر من مشروع واحد.
وستلاحظ الجمعية انها عندما تدير مشروع ما فإنها واقعياً تدير ثلاثة جوانب رئيسية، وهي: أهداف ونتائج، موارد، واجراءات وعمليات. ففي اي مرحلة من مراحل المشروع تقوم الجمعية على إدارة هذه الجوانب الثلاثة.
• دورة حياة المشروع:
اي مشروع بغض النظر عن طبيعته ومدته وحجم نشاطاته، يمر بمراحل محددة تسمى "دورة حياة المشروع"، وهي:
• التفكير في المشروع: وهي المرحلة التي تقوم فيها الجمعية بإبتكار فكرة للمشروع، وتبحث خلالها عن اولوية هذه الفكرة وجدواها.
• التخطيط للمشروع: وهي المرحلة التي ينتقل فيها المشروع من مجرد فكرة الى خطة توضح أهدافه ونشاطاته وخدماته والفئات الذين يخدمهم وكيف يستخدمهم.
• رصد الموارد: وهي المرحلة التي تدرس فيها الجمعية الموارد البشرية والمالية التي تحتاجها لتنفيذ المشروع، وتعيين الافراد وفرق العمل وتوزيع الأدوار والمسؤوليات عليهم.
• تطبيق المشروع: وهي المرحلة التي يتم فيها بدء تنفيذ المشروع وتعمل خلالها الجمعية على إدارة أداء المشروع والتأكد من انه يجري وفق ما هو مخطط له وفي الاتجاه الصحيح.
• إنهاء المشروع: وهي المرحلة التي تنهي فيها الجمعية سريان المشروع بعد تقييمها لمدى تطبيقه للأهداف ولآثار المرجوة منه.
ثانياً: فكرة المشروع
• من أين نأتي بأفكار للمشاريع ؟
اي جمعية تسعى الى تنفيذ اكبر عدد ممكن من المشاريع الناجحة، وقد تواجه هذه الجمعيات صعوبات في تصميم وتنفيذ هذه المشاريع، ويعود ذلك الى انها قد لا تختار المشروع الذي يتناسب مع قدراتها وتخصصها او لا يتناسب مع المستفيدين منه.
وحتى تتمكن الجمعية من اختيار المشروع الصحيح لا بد ان يأتي هذا المشروع لكي يلبي احتياج فئات محددة، وان تكون هذه الاحتياجات واقعية وضرورية وان يأتي المشروع بنشاطات وخدمات تستجيب لهذه الاحتياجات.
فأفضل وسيلة لابتكار أفكار لمشاريع واختيارها هي ان تقوم الجمعية بتحديد فئاتها المستهدفة، وان تعمل على تحديد احتياجاتهم بشكل دقيق، وان تفكر بالأنشطة التي يمكنها ان تقوم بها لتلبي هذه الاحتياجات.
ويمكن اجراء تحديد الاحتياجات باستخدام عدة وسائل مثل الاستمارات، المقابلات، المجموعات المركزة... وغيرها، والمهم هنا ان تستخدم الجمعية الأداة التي تتناسب مع طبيعة الفئة المستهدفة وتوصلها الى المعلومة الصحيحة.
وبعد ان تجري الجمعية تحديداً لاحتياجات الفئات المستهدفة، تحصل على معلومات تعكس واقع الفئات المستهدفة، وتعمل بعد ذلك الجمعية على تصنيف وتحليل هذه المعلومات للوصول الى استنتاجات، وتساعد هذه الاستنتاجات على توجيه الجمعية نحو أفكار لمشاريع يمكن ان تطبقها.
• اختيار فكرة المشروع ومشاركتها:
قد يؤدي تحديد الاحتياجات الى وصول الجمعية الى اكثر من فكرة مشروع، مما قد يؤدي الى اربتاكها في تحديد اي الأفكار ستنطبق. ولمعالجة مثل هذا الوضع لا بد للجمعية من انت تعمل على ترتيب هذه الأفكار حسب اولويتها واهميتها، ويمكن ان تستخدم الجمعية المؤشرات/ العوامل التالية في ترتيب اولويات افكار المشاريع:
• مدى تحقيق هذه الفكرة لرسالة الجمعية واستراتيجياتها واهدافها
• مدى الاستفادة التي ستجنيها الجمعية والفئات المستهدفة من تطبيق هذه الفكرة
• مدى تقبل الفئات المستهدفة لهذه الفكرة
• مدى خبرة الجمعية في تنفيذ مثل هذه الفكرة
• مدى توفر الامكانات لدى الجمعية لتنفيذ هذه الفكرة
• مدى تكلفة تطبيق هذه الفكرة على الجمعية
اي ان الجمعية تعمل على ترتيب اولويات هذه الأفكار من خلال تحليل "التكلفة والفائدة"، وتقوم الجمعية بعد ذلك باختيار الفكرة الاقل تكلفة والاكثر فائدة وتهمل الأفكار الاكثر تكلفة والاقل فائدة، وتبقي الأفكار الاقل تكلفة والاقل فائدة والأفكار الاكثر تكلفة والاكثر فائدة على قائمة تسمى "قائمة مشروعات مستقبلية" فقد تتغير الظروف بما يساعد الجمعية على تطبيقها ايضاً.
وبعد ان تختار الجمعية فكرة المشروع لا بد ان تعمل على تبرير الفكرة وشرحها وذلك من خلال إعدادها "لورقة مرجعية عن الفكرة"، ويجب ان تعمل الجمعية على مناقشة هذه الورقة المرجعية مع اعضاء الهيئة الادارية، العاملون، المتطوعون، والفئات المستهدفة للتأكد من صحة توجهها واخذ موافقة الهيئة الادارية على إعداد وتنفيذ هذا المشروع.
خلاصة: تعمل الجمعية على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية واهمية، وتعرض الجمعية مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين.
ثالثاً: التخطيط للمشروع
وهي تأتي مرحلة يمر بها المشروع، وتقوم فيها الجمعية بترجمة فكرة المشروع الى مجموعة من الأهداف والانشطة، ويمكن تطبيق مهارات التخطيط الاعتيادية في هذه المرحلة.
ومن المهم جداً ان تعمل الجمعية على ربط خطة المشروع بخطتها الاستراتيجية، حيث ان المشروع جزء من الخطة الاستراتيجية او على الاقل يحقق احد الاستراتيجيات الموجودة في الخطة الاستراتيجية.
ويمكن إعداد خطة المشروع بالاعتماد على العناصر التالية:
• اسم المشروع: حيث تبتكر الجمعية اسماً للمشروع وبإمكاننا كذلك تصميم شعار له.
• استراتيجية المشروع: وتعمل الجمعية هنا على ربط المشروع باستراتيجية الجمعية، وتبين كيف يستجيب لها ويحققها.
• اهداف المشروع: وتوضح الجمعية هنا الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من تطبيق هذا المشروع، ولا بد ان تكون هذه الأهداف مؤدية الى استراتيجية المشروع.
ومن المهارات المتبعة في إعداد وصياغة الأهداف هي طريقة SMART ، حيث ان الهدف لا بد ان يكون:
• محدد
• قابل للقياس
• قابل للتطبيق
• واقعي
• ويأتي ضمن فترة زمنية محددة
• النشاطات الرئيسية في المشروع: حيث تقوم الجمعية هنا بعرض مفصل للنشاطات التي تنوي تقديمها من خلال هذا المشروع، مثلاً عقد دورة تدريبية، محاضرة، زيارة ميدانية، مؤتمر، دراسة...الخ.
ولا بد ان تتأكد الجمعية عند تفصيلها للنشاطات انها تحقق هذف او اكثر من اهداف المشروع، اي ان تتأكد من ان تنفيذ هذه الانشطة سيؤدي بالضرورة الى تحقيق الأهداف، فالانشطة مرتبطة بأهداف المشروع.
• تحديد الفئات المستهدفة: حيث تقوم هنا الجمعية بعرض الفئات التي ستستفيد من تنفيذ نشاطات وخدمات المشروع، ولا بد ان تذكر كيف ستستفيد الفئات المستهدفة، ولماذا اختارتها.
ومن المفضل، اذا كان المشروع يقدم اكثر من خدمة او فيه اكثر من نشاط، ان تقوم الجمعية بتحديد وتوزيع الفئات المستهدفة على هذه الخدمات والانشطة.
• النتائج المتوقعة: وتضع الجمعية هنا تصورها للنتائج التي تتوقعها من تنفيذ نشاطات المشروع، وتضع المؤشرات التي ستستخدمها لقياس تحقيق تلك النتائج.
كما يمكن للجمعية ان تورد في هذا العنوان العناصر المساندة لتطبيق النشاطات وايضاً العقبات التي قد تعترضها.
• الاجراءات: وهي من اصعب مراحل التخطيط، حيث ستعمل المنظمة على تحديد كافة الاجراءات والمهام التي ستتخذها من اجل تنفيذ وإدارة هذا المشروع، مثل: الاجتماعات التحضيرية، تحضير
المواد التدريبية او اوراق العمل او المحاضرات وطباعتها، ترتيب موقع النشاط، تحديد الفئات، تحديد الاحتياجات وإعداد ادواته، المتابعة، التقييم... الخ.
فهي اجراءات كثيرة ومتنوعة بتنوع النشاطات والخدمات التي يأتي بها المشروع، وعلى الجمعية ان تجتهد في تحديد هذه الاجراءات، ومن الطبيعي ان تصبح عملية تحديد الاجراءات من الامور البسيطة لدى الجمعية التي نفذت العديد من المشاريع لما تكَون عندها خبرة في إدارة المشاريع.
وبانتهاء الجمعية من التخطيط للمشروع فإنها تكون بذلك قد أعدَت الإطار المرجعي الشامل له، فخطة المشروع ستكون الاساس لإدارته والمرجع لمعرفة ما يلزم القيام به ومن اجل ماذا، ومن الضروري ان يساهم اكبر عدد ممكن من الجمعية في إعداد خطة المشروع، وبعد إعدادها لا بد ان تعمل الجمعية على تزويد الهيئة الإدارية بها والعاملون او اي طرف معني بها.
خلاصة: تعمل الجمعية، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والانشطة والخدمات التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع. كما تضع خطتها في خطتها النتائج المتوقع تحقيقها من تنفيذ المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.
رابعاً: إدارة موارد المشروع
وتعمل الجمعية في هذه المرحلة على تعيين وتهيئة الكادر البشري الذي سيباشر العمل على المشروع، بالاضافة الى تخصيص وتجهيز الموارد العينية والمالية اللازمة.
• الموارد البشرية:
حيث تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية للمشروع مثلاً: مدير مشروع، مساعد، باحث، سكرتير، محاسب...الخ. وتعمل على تعيين الاشخاص المناسبين لهذه الوظائف.
كما تعمل الجمعية على تحديد المهارات المطلوبة لكل وظيفة، فذلك يساعدها على الوصول الى الموظفين المناسبين وتعيينهم. ومن المفضل ان تجري الجمعية تحديداً لمستوى مهارات موظفي المشروع وان تزودهم بالتدريب والخبرات اللازمين لرفع مستوى مهاراتهم.
كما يجب ان تقوم الجمعية بوضع نظام عمل للمشروع بعد تحديد المهارات وتعيين الموظفين وتدريبهم، ويتمثل نظام العمل بتوزيع المهام الواجب القيام بها على الموظفين المعنيين بها.
وللوصول الى نظام عمل فعال، يجب ان تعمل الجمعية على وضع قائمة بالمهام التي تتوقع ان يقوم بها كل موظف، وهو ما يسمى "الوصف الوظيفي"، وبعد ذلك تقوم بتوزيع المهام عليهم بالاعتماد على وصفهم الوظيفي.
وحتى تضمن الجمعية انتاجية وفعالية الموظفين، لا بد ان تعمل على تحديد الجهد والوقت المطلوبين لتنفيذ المهام، وبالتالي ستستطيع ان تضع جدول عمل للموظفين يحدد لهم المهام المطلوب انجازها، والجهد الذي يحتاجون بذله لتحقيقها، والوقت المخصص لتنفيذها.
إن وضع مثل جدول العمل هذا للموظفين سيساعد كثيراً في تنفيذ اكثر من مهمة في نفس الوقت، حيث ان الموظف وضمن اوقات عمله الرسمية سيستطيع ان يوزع جهده على المهام المطلوبة منه حسب الوقت المخصص لها.
إن قيام الجمعية بالإعداد لكافة الامور السابقة يساعدها بشكل كبير على اجراء تقييم لأداء الموظفين، حيث ان الوصف الوظيفي وتوزيع المهام والوقت المخصص لها وغيرها كلها من الامور التي توفر مؤشرات واقعية تساعد الجمعية على قياس أداء الموظفين ومدى انجازيتهم وفعاليتهم.
• إدارة الموارد المالية والمعدات:
وتقوم الجمعية هنا على رصد وتجهيز اموال ومعدات المشروع، وذلك من خلال تقديرها للأموال التي تحتاج الى انفاقها على مختلف مراحل واجراءات ونشاطات المشروع، وكذلك تقديرها للمعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفين للقيام بأعمالهم.
وبذلك تكون الجمعية من وضع موازنة تقديرية للمشروع، وهو ما يساعدها من دراسة مدى توفر هذه الاموال والمعدات لديها للشروع بتنفيذ المشروع، او لتقديم المشروع ضمن "مقترح تمويل" للجهات الممولة والمانحة لتغطية نفقات المشروع، او عقد حملات جمع تبرع ودعم للمشروع.
ويجب ان تعمل الجمعية عن وضعها لموازنة المشروع ان تقوم بتصنيف هذه الموازنة الى نفقات اداري، مشتريات، مكافآت، رواتب، ...الخ، فذلك سيساعدها على مراقبة إنفاقها لأموال المشروع.
خلاصة: تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع وتضع تصوراً للمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف. وتعتمد الجمعية نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم التي يجب ان يباشروها، والجهد الذي يحتاجونه لتنفيذها، والوقت المخصص لهم لإنجازها. وتعمل الجمعية على متابقة وتقييم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات تستخرجها من نظام العمل والوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة. كما تعمل الجمعية على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.
خامساً: تطبيق المشروع
وهي المرحلة التي تعلن فيها الجمعية عن بدء تنفيذ المشروع، ويباشر فريق العمل بتنفيذ الاجراءات والمهام المتفق عليها في خطة المشروع وفي خطة العمل. وتكمن اهمية إدارة المشاريع في هذه المرحلة في أنها تعمل على التحكم في سير اعمال المشروع حسب ما هو مخطط له، وإدخال التعديلات والتحسينات اللازمة على اجراءات ومهام المشروع اذا ما حدثت تغيرات في محيط عمله.
ويمكن متابقة سير المشروع من خلال العناصر التالية:
• متابعة خطة المشروع: حيث تقوم الجمعية بالتأكد من ان المشروع يتجه نحو تحقيق الأهداف لمرجوة منه، وان الانشطة والخدمات يتم عقدها وتقديمها في الوقت المناسب وللفئات لمستهدفة، كما تقوم الجمعية بتحديد الانشطة المتبقية التي عليها ان تنجزها.
كما تتأكد من ان التناسق في مراحل واجراءات تنفيذ المشروع متوفرة، وخاصة في الاجراءات المرتبطة ببعضها البعض. اي انها تعمل على متابقة دقة تنفيذ خطة المشروع بكل جوانبها الموضوعية.
• متابقة الموارد المالية: حيث تتأكد الجمعية بأن رصيد المشروع لا يعاني من نقص في الاموال، وان الاموال تصرف على المستلزمات المخصصة لها، وانه يتم معالجة المصروفات غير المخطط لها. اي انها تعمل على متابعة دقة تنفيذ موازنة المشروع.
• متابعة فريق العمل: وتهدف هذه المتابعة الى التحقق من انجازية وفعالية الموظفين وضبطها في الاتجاه الصحيح، ويأتي ذلك من خلال متابعة مدى التزامهم بتنفيذ خطة المشروع وخطة العمل، إعدادهم تقارير العمل المطلوبة وعقد اجتماعات عمل بشكل مستمر لمناقشة المشروع وتبادل المعلومات حوله، ومتابعة استعداداتهم لتنفيذ الانشطة المتبقية، ومدى التزامهم بمهامهم وأدوارهم، وانسجامهم كفريق عمل في تسيير اجراءات المشروع واتخاذ القرارات. اي ان الجمعية تعمل على متابعة دقة تنفيذ انظمة العمل.
• تطبيق استراتيجية لإدارة المخاطر: فالجمعية قد لا تتمكن من توقع حدوث كل شيء في مرحلة الإعداد والتخطيط للمشروع، وهذا وضع طبيعي جداً، ولكن قد يتعرض المشروع الى بعض المخاطر اثناء تطبيقه، وبالتالي متابعة المشروع تتيح للجمعية فرصة إدارة المخاطر التي قد يتعرض لها. وبشكل مختصر، تتمثل إدارة المخاطر في تحديد عوامل الخطر ومسبباتها وآثارها ووضع الحلول لها ومعالجتها. ومن خلال هذه المتابقة الشاملة لسير المشروع، ستتمكن الجمعية من تكوين صورة واضحة لموقع المشروع الحالي، وتحديد الانجازات التي حققها المشروع والامور المتبقية التي تحتاج الى تنفيذ، بالاضافة الى ان هذه المتابقة الشاملة تزود الجمعية بالتغيرات التي حدثت بعد البدء بتنفيذ المشروع وهو ما يساعدها على اجراء التعديلات والتحديثات اللازمة.
خلاصة: تعمل الجمعية على متابعة وضبط سير المشروع اثناء تنفيذه، وذلك من خلال خطة متابعة تشمل حسن تطبيق المشروع وكافة انشطته وخدماته، والتأكد من إدارة موارد المشروع المالية، ومدى التزام فريق العمل بأداء ادوارهم ومهامهم بانجازية وفعالية، ومدى استعدادهم لتنفيذ النشاطات المتبقية، ومعالجة المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع اثناء تنفيذه
سادساً: إنهاء المشروع وتقييمه
وهي المرحلة التي تعمل الجمعية فيها على إنهاء تطبيق المشروع بعد ان تتأكد من تنفيذها لكل ما هو كان مخطط له من انشطة واجراءات.
وقد تبدو عملية انهاء المشروع بسيطة وتلقائية، إلا انها تحتاج الى خطوات واجراءات لا بد للجمعية من ان تقوم بها:
• الانتهاء من إعداد تقارير عمل الموظفين النهائية
• إعلام الموظفين بإنهاء المشروع وشكرهم على ما قاموا به من أعمال
• مراجعة نهائية لموازنة المشروع
• التوجه الى الفئات المستهدفة باعلانات تعلمهم بإنتهاء المشروع وشكرهم على تفاعلهم مع المشروع
• الانتهاء من توثيق كافة اعمال ومراحل المشروع في تقرير خاص
وقبل القيام بهذه الخطوات، لا بد ان تعمل الجمعية على اجراء تقييم للمشروع يستند على المداخل التالية:
• تقييم الأهداف
• تقييم الاجراءات
• تقييم النتائج
وان تعمل على الاستفادة من نتائج التقييم كدراسة حالة لها تستخدمها مستقبلاً في تنفيذ مشاريع جديدة.
خلاصة: تعمل الجمعية على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.
نصائح وتوجيهات
• قم بتحديد احتياجات فئاتك المستهدفة من فترة لأخرى لتتمكن من ابتكار أفكار جديدة لمشاريع
• تأكد من ان فكرة مشروعك تلبي احتياجات واقعية وضرورية
• حلل هذه الأفكار بالاعتماد على "تحليل الفائدة – التكلفة" لمساعدتك على ترتيب هذه الأفكار حسب اولوياتها واختيار الافضل فيها
• برر فكرة المشروع التي اخترتها وناقشها مع المعنيين واحصل على الإذن في الإعداد لها وتنفيذها
• اعمل على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة
• حدد اسم المشروع واستراتيجياته واهدافه واربطها مع الخطة الاستراتيجية
• حدد النشاطات الرئيسية والفرعية التي سيتم تنفيذها في المشروع وتأكد من ان تطبيقها سيؤدي الى تحقيق اهداف المشروع
• حدد الفئات المستهدفة ووضح كيف سيفيدهم المشروع
• ضع تصوراً للمخرجات والنتائج النهائية للمشروع
• حدد الاجراءات والمهام التي يجب تنفيذها للإعداد ولتنفيذ المشروع
• حدد الوظائف الرئيسية في المشروع وحدد المهارات والخبرات المطلوبة لكل وظيفة
• زوَد الموظفين بالخبرات والتدريب اللازمين لرفع كفاءتهم في أداء المطلوب منهم
• ضع نظام عمل مناسب يحدد المهام والمسؤولين عنها والفترة الزمنية المتاحة لهم
• قيَم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات يمكنك استخراجها من نظام العمل والوصف الوظيفي
• قيَم حجم الاموال التي يحتاجها تنفيذ المشروع وضعها في موازنة تفصيلية
• حدد الأدوات والمعدات التي يحتاجها الموظفون لأداء عملهم
• اعمل على توفير الاموال سواء من موازنة الجمعية او من خلال منح وتبرعات
• تأكد من ان الموظفين على علم ومعرفة بمفهوم المشروع واجراءاته
• تابع دقة تنفيذ خطة المشروع من خلال متابعة تنفيذ الانشطة والوصول الى الفئات المستهدفة وتزويد الخدمات بجودة عالية
• تأكد من انسجام تطبيق اجراءات المشروع مع بعضها البعض
• راجع حسن التصرف بموازنة ومالية المشروع
• تأكد من التزام فريق العمل بأداء ما هو مطلوب منه في الوقت المحدد، وشجع انتاجيتهم وفعاليتهم
• افحص المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع واقترح المعالجة المناسبة
• اعلم فريق العمل والفئات المستهدفة بإنتهاء المشروع واشكرهم على جهودهم ومشاركتهم
• وثَق كافة اعمال المشروع في تقارير خاصة
• ضع خطة تقييم شاملة للمشروع، قيَم اهدافه، اجراءاته ونتائجه
تعمل الجمعية على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية واهمية، وتعرض الجمعية مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين.
تعمل الجمعية، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والانشطة والخدمات التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع. كما تضع خطتها في خطتها النتائج المتوقع تحقيقها من تنفيذ المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.
تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع وتضع تصوراً للمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف. وتعتمد الجمعية نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم التي يجب ان يباشروها، والجهد الذي يحتاجونه لتنفيذها، والوقت المخصص لهم لإنجازها. وتعمل الجمعية على متابقة وتقييم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات تستخرجها من نظام العمل والوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة. كما تعمل الجمعية على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.
تعمل الجمعية على متابعة وضبط سير المشروع اثناء تنفيذه، وذلك من خلال خطة متابعة تشمل حسن تطبيق المشروع وكافة انشطته وخدماته، والتأكد من إدارة موارد المشروع المالية، ومدى التزام فريق العمل بأداء ادوارهم ومهامهم بانجازية وفعالية، ومدى استعدادهم لتنفيذ النشاطات المتبقية، ومعالجة المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع اثناء تنفيذه.
تعمل الجمعية على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على كيفية الوصول الى افكار مشاريع وكيفية تقييم هذه الافكار
• تصميم خطة المشروع وذلك من خلال التعرف على عناصرها الرئيسية
• طرق إدارة موارد المشاريع البشرية والمالية
• اساليب توجيه المشروع عند تطبيقه
• كيفية التعامل مع المشروع عند انتهائه
أولاً: معلومات اساسية عن إدارة المشاريع
• ما هي إدارة المشاريع ؟ وماذا ندير فيها ؟
المشروع هو مجموعة من الانشطة التي يتم تطبيقها لتحقيق أهداف محددة في فترة زمنية محددة، ويمكن تعريف إدارة المشروع بأنها وظيفة الإدارة التي تسعى الى قيادة مشروع ما من بدايته مروراً بتطبيقه وصولاً الى انتهائه.
وتختلف إدارة المشروع عن إدارة البرنامج في أنها تسعى الى تحقيق أهداف قصيرة المدى، وان إدارة البرنامج اوسع وأشمل من إدارة المشروع حيث انها قد تحتوي على اكثر من مشروع واحد.
وستلاحظ الجمعية انها عندما تدير مشروع ما فإنها واقعياً تدير ثلاثة جوانب رئيسية، وهي: أهداف ونتائج، موارد، واجراءات وعمليات. ففي اي مرحلة من مراحل المشروع تقوم الجمعية على إدارة هذه الجوانب الثلاثة.
• دورة حياة المشروع:
اي مشروع بغض النظر عن طبيعته ومدته وحجم نشاطاته، يمر بمراحل محددة تسمى "دورة حياة المشروع"، وهي:
• التفكير في المشروع: وهي المرحلة التي تقوم فيها الجمعية بإبتكار فكرة للمشروع، وتبحث خلالها عن اولوية هذه الفكرة وجدواها.
• التخطيط للمشروع: وهي المرحلة التي ينتقل فيها المشروع من مجرد فكرة الى خطة توضح أهدافه ونشاطاته وخدماته والفئات الذين يخدمهم وكيف يستخدمهم.
• رصد الموارد: وهي المرحلة التي تدرس فيها الجمعية الموارد البشرية والمالية التي تحتاجها لتنفيذ المشروع، وتعيين الافراد وفرق العمل وتوزيع الأدوار والمسؤوليات عليهم.
• تطبيق المشروع: وهي المرحلة التي يتم فيها بدء تنفيذ المشروع وتعمل خلالها الجمعية على إدارة أداء المشروع والتأكد من انه يجري وفق ما هو مخطط له وفي الاتجاه الصحيح.
• إنهاء المشروع: وهي المرحلة التي تنهي فيها الجمعية سريان المشروع بعد تقييمها لمدى تطبيقه للأهداف ولآثار المرجوة منه.
ثانياً: فكرة المشروع
• من أين نأتي بأفكار للمشاريع ؟
اي جمعية تسعى الى تنفيذ اكبر عدد ممكن من المشاريع الناجحة، وقد تواجه هذه الجمعيات صعوبات في تصميم وتنفيذ هذه المشاريع، ويعود ذلك الى انها قد لا تختار المشروع الذي يتناسب مع قدراتها وتخصصها او لا يتناسب مع المستفيدين منه.
وحتى تتمكن الجمعية من اختيار المشروع الصحيح لا بد ان يأتي هذا المشروع لكي يلبي احتياج فئات محددة، وان تكون هذه الاحتياجات واقعية وضرورية وان يأتي المشروع بنشاطات وخدمات تستجيب لهذه الاحتياجات.
فأفضل وسيلة لابتكار أفكار لمشاريع واختيارها هي ان تقوم الجمعية بتحديد فئاتها المستهدفة، وان تعمل على تحديد احتياجاتهم بشكل دقيق، وان تفكر بالأنشطة التي يمكنها ان تقوم بها لتلبي هذه الاحتياجات.
ويمكن اجراء تحديد الاحتياجات باستخدام عدة وسائل مثل الاستمارات، المقابلات، المجموعات المركزة... وغيرها، والمهم هنا ان تستخدم الجمعية الأداة التي تتناسب مع طبيعة الفئة المستهدفة وتوصلها الى المعلومة الصحيحة.
وبعد ان تجري الجمعية تحديداً لاحتياجات الفئات المستهدفة، تحصل على معلومات تعكس واقع الفئات المستهدفة، وتعمل بعد ذلك الجمعية على تصنيف وتحليل هذه المعلومات للوصول الى استنتاجات، وتساعد هذه الاستنتاجات على توجيه الجمعية نحو أفكار لمشاريع يمكن ان تطبقها.
• اختيار فكرة المشروع ومشاركتها:
قد يؤدي تحديد الاحتياجات الى وصول الجمعية الى اكثر من فكرة مشروع، مما قد يؤدي الى اربتاكها في تحديد اي الأفكار ستنطبق. ولمعالجة مثل هذا الوضع لا بد للجمعية من انت تعمل على ترتيب هذه الأفكار حسب اولويتها واهميتها، ويمكن ان تستخدم الجمعية المؤشرات/ العوامل التالية في ترتيب اولويات افكار المشاريع:
• مدى تحقيق هذه الفكرة لرسالة الجمعية واستراتيجياتها واهدافها
• مدى الاستفادة التي ستجنيها الجمعية والفئات المستهدفة من تطبيق هذه الفكرة
• مدى تقبل الفئات المستهدفة لهذه الفكرة
• مدى خبرة الجمعية في تنفيذ مثل هذه الفكرة
• مدى توفر الامكانات لدى الجمعية لتنفيذ هذه الفكرة
• مدى تكلفة تطبيق هذه الفكرة على الجمعية
اي ان الجمعية تعمل على ترتيب اولويات هذه الأفكار من خلال تحليل "التكلفة والفائدة"، وتقوم الجمعية بعد ذلك باختيار الفكرة الاقل تكلفة والاكثر فائدة وتهمل الأفكار الاكثر تكلفة والاقل فائدة، وتبقي الأفكار الاقل تكلفة والاقل فائدة والأفكار الاكثر تكلفة والاكثر فائدة على قائمة تسمى "قائمة مشروعات مستقبلية" فقد تتغير الظروف بما يساعد الجمعية على تطبيقها ايضاً.
وبعد ان تختار الجمعية فكرة المشروع لا بد ان تعمل على تبرير الفكرة وشرحها وذلك من خلال إعدادها "لورقة مرجعية عن الفكرة"، ويجب ان تعمل الجمعية على مناقشة هذه الورقة المرجعية مع اعضاء الهيئة الادارية، العاملون، المتطوعون، والفئات المستهدفة للتأكد من صحة توجهها واخذ موافقة الهيئة الادارية على إعداد وتنفيذ هذا المشروع.
خلاصة: تعمل الجمعية على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية واهمية، وتعرض الجمعية مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين.
ثالثاً: التخطيط للمشروع
وهي تأتي مرحلة يمر بها المشروع، وتقوم فيها الجمعية بترجمة فكرة المشروع الى مجموعة من الأهداف والانشطة، ويمكن تطبيق مهارات التخطيط الاعتيادية في هذه المرحلة.
ومن المهم جداً ان تعمل الجمعية على ربط خطة المشروع بخطتها الاستراتيجية، حيث ان المشروع جزء من الخطة الاستراتيجية او على الاقل يحقق احد الاستراتيجيات الموجودة في الخطة الاستراتيجية.
ويمكن إعداد خطة المشروع بالاعتماد على العناصر التالية:
• اسم المشروع: حيث تبتكر الجمعية اسماً للمشروع وبإمكاننا كذلك تصميم شعار له.
• استراتيجية المشروع: وتعمل الجمعية هنا على ربط المشروع باستراتيجية الجمعية، وتبين كيف يستجيب لها ويحققها.
• اهداف المشروع: وتوضح الجمعية هنا الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من تطبيق هذا المشروع، ولا بد ان تكون هذه الأهداف مؤدية الى استراتيجية المشروع.
ومن المهارات المتبعة في إعداد وصياغة الأهداف هي طريقة SMART ، حيث ان الهدف لا بد ان يكون:
• محدد
• قابل للقياس
• قابل للتطبيق
• واقعي
• ويأتي ضمن فترة زمنية محددة
• النشاطات الرئيسية في المشروع: حيث تقوم الجمعية هنا بعرض مفصل للنشاطات التي تنوي تقديمها من خلال هذا المشروع، مثلاً عقد دورة تدريبية، محاضرة، زيارة ميدانية، مؤتمر، دراسة...الخ.
ولا بد ان تتأكد الجمعية عند تفصيلها للنشاطات انها تحقق هذف او اكثر من اهداف المشروع، اي ان تتأكد من ان تنفيذ هذه الانشطة سيؤدي بالضرورة الى تحقيق الأهداف، فالانشطة مرتبطة بأهداف المشروع.
• تحديد الفئات المستهدفة: حيث تقوم هنا الجمعية بعرض الفئات التي ستستفيد من تنفيذ نشاطات وخدمات المشروع، ولا بد ان تذكر كيف ستستفيد الفئات المستهدفة، ولماذا اختارتها.
ومن المفضل، اذا كان المشروع يقدم اكثر من خدمة او فيه اكثر من نشاط، ان تقوم الجمعية بتحديد وتوزيع الفئات المستهدفة على هذه الخدمات والانشطة.
• النتائج المتوقعة: وتضع الجمعية هنا تصورها للنتائج التي تتوقعها من تنفيذ نشاطات المشروع، وتضع المؤشرات التي ستستخدمها لقياس تحقيق تلك النتائج.
كما يمكن للجمعية ان تورد في هذا العنوان العناصر المساندة لتطبيق النشاطات وايضاً العقبات التي قد تعترضها.
• الاجراءات: وهي من اصعب مراحل التخطيط، حيث ستعمل المنظمة على تحديد كافة الاجراءات والمهام التي ستتخذها من اجل تنفيذ وإدارة هذا المشروع، مثل: الاجتماعات التحضيرية، تحضير
المواد التدريبية او اوراق العمل او المحاضرات وطباعتها، ترتيب موقع النشاط، تحديد الفئات، تحديد الاحتياجات وإعداد ادواته، المتابعة، التقييم... الخ.
فهي اجراءات كثيرة ومتنوعة بتنوع النشاطات والخدمات التي يأتي بها المشروع، وعلى الجمعية ان تجتهد في تحديد هذه الاجراءات، ومن الطبيعي ان تصبح عملية تحديد الاجراءات من الامور البسيطة لدى الجمعية التي نفذت العديد من المشاريع لما تكَون عندها خبرة في إدارة المشاريع.
وبانتهاء الجمعية من التخطيط للمشروع فإنها تكون بذلك قد أعدَت الإطار المرجعي الشامل له، فخطة المشروع ستكون الاساس لإدارته والمرجع لمعرفة ما يلزم القيام به ومن اجل ماذا، ومن الضروري ان يساهم اكبر عدد ممكن من الجمعية في إعداد خطة المشروع، وبعد إعدادها لا بد ان تعمل الجمعية على تزويد الهيئة الإدارية بها والعاملون او اي طرف معني بها.
خلاصة: تعمل الجمعية، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والانشطة والخدمات التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع. كما تضع خطتها في خطتها النتائج المتوقع تحقيقها من تنفيذ المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.
رابعاً: إدارة موارد المشروع
وتعمل الجمعية في هذه المرحلة على تعيين وتهيئة الكادر البشري الذي سيباشر العمل على المشروع، بالاضافة الى تخصيص وتجهيز الموارد العينية والمالية اللازمة.
• الموارد البشرية:
حيث تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية للمشروع مثلاً: مدير مشروع، مساعد، باحث، سكرتير، محاسب...الخ. وتعمل على تعيين الاشخاص المناسبين لهذه الوظائف.
كما تعمل الجمعية على تحديد المهارات المطلوبة لكل وظيفة، فذلك يساعدها على الوصول الى الموظفين المناسبين وتعيينهم. ومن المفضل ان تجري الجمعية تحديداً لمستوى مهارات موظفي المشروع وان تزودهم بالتدريب والخبرات اللازمين لرفع مستوى مهاراتهم.
كما يجب ان تقوم الجمعية بوضع نظام عمل للمشروع بعد تحديد المهارات وتعيين الموظفين وتدريبهم، ويتمثل نظام العمل بتوزيع المهام الواجب القيام بها على الموظفين المعنيين بها.
وللوصول الى نظام عمل فعال، يجب ان تعمل الجمعية على وضع قائمة بالمهام التي تتوقع ان يقوم بها كل موظف، وهو ما يسمى "الوصف الوظيفي"، وبعد ذلك تقوم بتوزيع المهام عليهم بالاعتماد على وصفهم الوظيفي.
وحتى تضمن الجمعية انتاجية وفعالية الموظفين، لا بد ان تعمل على تحديد الجهد والوقت المطلوبين لتنفيذ المهام، وبالتالي ستستطيع ان تضع جدول عمل للموظفين يحدد لهم المهام المطلوب انجازها، والجهد الذي يحتاجون بذله لتحقيقها، والوقت المخصص لتنفيذها.
إن وضع مثل جدول العمل هذا للموظفين سيساعد كثيراً في تنفيذ اكثر من مهمة في نفس الوقت، حيث ان الموظف وضمن اوقات عمله الرسمية سيستطيع ان يوزع جهده على المهام المطلوبة منه حسب الوقت المخصص لها.
إن قيام الجمعية بالإعداد لكافة الامور السابقة يساعدها بشكل كبير على اجراء تقييم لأداء الموظفين، حيث ان الوصف الوظيفي وتوزيع المهام والوقت المخصص لها وغيرها كلها من الامور التي توفر مؤشرات واقعية تساعد الجمعية على قياس أداء الموظفين ومدى انجازيتهم وفعاليتهم.
• إدارة الموارد المالية والمعدات:
وتقوم الجمعية هنا على رصد وتجهيز اموال ومعدات المشروع، وذلك من خلال تقديرها للأموال التي تحتاج الى انفاقها على مختلف مراحل واجراءات ونشاطات المشروع، وكذلك تقديرها للمعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفين للقيام بأعمالهم.
وبذلك تكون الجمعية من وضع موازنة تقديرية للمشروع، وهو ما يساعدها من دراسة مدى توفر هذه الاموال والمعدات لديها للشروع بتنفيذ المشروع، او لتقديم المشروع ضمن "مقترح تمويل" للجهات الممولة والمانحة لتغطية نفقات المشروع، او عقد حملات جمع تبرع ودعم للمشروع.
ويجب ان تعمل الجمعية عن وضعها لموازنة المشروع ان تقوم بتصنيف هذه الموازنة الى نفقات اداري، مشتريات، مكافآت، رواتب، ...الخ، فذلك سيساعدها على مراقبة إنفاقها لأموال المشروع.
خلاصة: تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع وتضع تصوراً للمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف. وتعتمد الجمعية نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم التي يجب ان يباشروها، والجهد الذي يحتاجونه لتنفيذها، والوقت المخصص لهم لإنجازها. وتعمل الجمعية على متابقة وتقييم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات تستخرجها من نظام العمل والوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة. كما تعمل الجمعية على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.
خامساً: تطبيق المشروع
وهي المرحلة التي تعلن فيها الجمعية عن بدء تنفيذ المشروع، ويباشر فريق العمل بتنفيذ الاجراءات والمهام المتفق عليها في خطة المشروع وفي خطة العمل. وتكمن اهمية إدارة المشاريع في هذه المرحلة في أنها تعمل على التحكم في سير اعمال المشروع حسب ما هو مخطط له، وإدخال التعديلات والتحسينات اللازمة على اجراءات ومهام المشروع اذا ما حدثت تغيرات في محيط عمله.
ويمكن متابقة سير المشروع من خلال العناصر التالية:
• متابعة خطة المشروع: حيث تقوم الجمعية بالتأكد من ان المشروع يتجه نحو تحقيق الأهداف لمرجوة منه، وان الانشطة والخدمات يتم عقدها وتقديمها في الوقت المناسب وللفئات لمستهدفة، كما تقوم الجمعية بتحديد الانشطة المتبقية التي عليها ان تنجزها.
كما تتأكد من ان التناسق في مراحل واجراءات تنفيذ المشروع متوفرة، وخاصة في الاجراءات المرتبطة ببعضها البعض. اي انها تعمل على متابقة دقة تنفيذ خطة المشروع بكل جوانبها الموضوعية.
• متابقة الموارد المالية: حيث تتأكد الجمعية بأن رصيد المشروع لا يعاني من نقص في الاموال، وان الاموال تصرف على المستلزمات المخصصة لها، وانه يتم معالجة المصروفات غير المخطط لها. اي انها تعمل على متابعة دقة تنفيذ موازنة المشروع.
• متابعة فريق العمل: وتهدف هذه المتابعة الى التحقق من انجازية وفعالية الموظفين وضبطها في الاتجاه الصحيح، ويأتي ذلك من خلال متابعة مدى التزامهم بتنفيذ خطة المشروع وخطة العمل، إعدادهم تقارير العمل المطلوبة وعقد اجتماعات عمل بشكل مستمر لمناقشة المشروع وتبادل المعلومات حوله، ومتابعة استعداداتهم لتنفيذ الانشطة المتبقية، ومدى التزامهم بمهامهم وأدوارهم، وانسجامهم كفريق عمل في تسيير اجراءات المشروع واتخاذ القرارات. اي ان الجمعية تعمل على متابعة دقة تنفيذ انظمة العمل.
• تطبيق استراتيجية لإدارة المخاطر: فالجمعية قد لا تتمكن من توقع حدوث كل شيء في مرحلة الإعداد والتخطيط للمشروع، وهذا وضع طبيعي جداً، ولكن قد يتعرض المشروع الى بعض المخاطر اثناء تطبيقه، وبالتالي متابعة المشروع تتيح للجمعية فرصة إدارة المخاطر التي قد يتعرض لها. وبشكل مختصر، تتمثل إدارة المخاطر في تحديد عوامل الخطر ومسبباتها وآثارها ووضع الحلول لها ومعالجتها. ومن خلال هذه المتابقة الشاملة لسير المشروع، ستتمكن الجمعية من تكوين صورة واضحة لموقع المشروع الحالي، وتحديد الانجازات التي حققها المشروع والامور المتبقية التي تحتاج الى تنفيذ، بالاضافة الى ان هذه المتابقة الشاملة تزود الجمعية بالتغيرات التي حدثت بعد البدء بتنفيذ المشروع وهو ما يساعدها على اجراء التعديلات والتحديثات اللازمة.
خلاصة: تعمل الجمعية على متابعة وضبط سير المشروع اثناء تنفيذه، وذلك من خلال خطة متابعة تشمل حسن تطبيق المشروع وكافة انشطته وخدماته، والتأكد من إدارة موارد المشروع المالية، ومدى التزام فريق العمل بأداء ادوارهم ومهامهم بانجازية وفعالية، ومدى استعدادهم لتنفيذ النشاطات المتبقية، ومعالجة المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع اثناء تنفيذه
سادساً: إنهاء المشروع وتقييمه
وهي المرحلة التي تعمل الجمعية فيها على إنهاء تطبيق المشروع بعد ان تتأكد من تنفيذها لكل ما هو كان مخطط له من انشطة واجراءات.
وقد تبدو عملية انهاء المشروع بسيطة وتلقائية، إلا انها تحتاج الى خطوات واجراءات لا بد للجمعية من ان تقوم بها:
• الانتهاء من إعداد تقارير عمل الموظفين النهائية
• إعلام الموظفين بإنهاء المشروع وشكرهم على ما قاموا به من أعمال
• مراجعة نهائية لموازنة المشروع
• التوجه الى الفئات المستهدفة باعلانات تعلمهم بإنتهاء المشروع وشكرهم على تفاعلهم مع المشروع
• الانتهاء من توثيق كافة اعمال ومراحل المشروع في تقرير خاص
وقبل القيام بهذه الخطوات، لا بد ان تعمل الجمعية على اجراء تقييم للمشروع يستند على المداخل التالية:
• تقييم الأهداف
• تقييم الاجراءات
• تقييم النتائج
وان تعمل على الاستفادة من نتائج التقييم كدراسة حالة لها تستخدمها مستقبلاً في تنفيذ مشاريع جديدة.
خلاصة: تعمل الجمعية على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.
نصائح وتوجيهات
• قم بتحديد احتياجات فئاتك المستهدفة من فترة لأخرى لتتمكن من ابتكار أفكار جديدة لمشاريع
• تأكد من ان فكرة مشروعك تلبي احتياجات واقعية وضرورية
• حلل هذه الأفكار بالاعتماد على "تحليل الفائدة – التكلفة" لمساعدتك على ترتيب هذه الأفكار حسب اولوياتها واختيار الافضل فيها
• برر فكرة المشروع التي اخترتها وناقشها مع المعنيين واحصل على الإذن في الإعداد لها وتنفيذها
• اعمل على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة
• حدد اسم المشروع واستراتيجياته واهدافه واربطها مع الخطة الاستراتيجية
• حدد النشاطات الرئيسية والفرعية التي سيتم تنفيذها في المشروع وتأكد من ان تطبيقها سيؤدي الى تحقيق اهداف المشروع
• حدد الفئات المستهدفة ووضح كيف سيفيدهم المشروع
• ضع تصوراً للمخرجات والنتائج النهائية للمشروع
• حدد الاجراءات والمهام التي يجب تنفيذها للإعداد ولتنفيذ المشروع
• حدد الوظائف الرئيسية في المشروع وحدد المهارات والخبرات المطلوبة لكل وظيفة
• زوَد الموظفين بالخبرات والتدريب اللازمين لرفع كفاءتهم في أداء المطلوب منهم
• ضع نظام عمل مناسب يحدد المهام والمسؤولين عنها والفترة الزمنية المتاحة لهم
• قيَم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات يمكنك استخراجها من نظام العمل والوصف الوظيفي
• قيَم حجم الاموال التي يحتاجها تنفيذ المشروع وضعها في موازنة تفصيلية
• حدد الأدوات والمعدات التي يحتاجها الموظفون لأداء عملهم
• اعمل على توفير الاموال سواء من موازنة الجمعية او من خلال منح وتبرعات
• تأكد من ان الموظفين على علم ومعرفة بمفهوم المشروع واجراءاته
• تابع دقة تنفيذ خطة المشروع من خلال متابعة تنفيذ الانشطة والوصول الى الفئات المستهدفة وتزويد الخدمات بجودة عالية
• تأكد من انسجام تطبيق اجراءات المشروع مع بعضها البعض
• راجع حسن التصرف بموازنة ومالية المشروع
• تأكد من التزام فريق العمل بأداء ما هو مطلوب منه في الوقت المحدد، وشجع انتاجيتهم وفعاليتهم
• افحص المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع واقترح المعالجة المناسبة
• اعلم فريق العمل والفئات المستهدفة بإنتهاء المشروع واشكرهم على جهودهم ومشاركتهم
• وثَق كافة اعمال المشروع في تقارير خاصة
• ضع خطة تقييم شاملة للمشروع، قيَم اهدافه، اجراءاته ونتائجه
القواعد المهنية لإدارة الموارد البشرية
القواعد المهنية لإدارة الموارد البشرية
تقييم الجمعية احتياجاتها من الموظفين وتحدد المهارات الشخصية والمهنية الواجب توافرها بهم وتجتهد في تعيين افضلهم. وتقوم الجميعة بتصميم نظام عمل واضح ومرن يحدد المهام المطلوبة من كل موظف في وصفه الوظيفي، ويلتزم الموظفون بأداء المهام المذكورة ضمن الاجراءات التي حددها نظام العمل. وتهتم الجمعية بتطوير أداء موظفيها من خلال تقييم انجازاتهم واحتياجاتهم بشكل مستمر، وتزويدهم بالتدريب والتعليم اللازمين لرفع قدراتهم، وتستخدم مختلف الطرق لتشجيعهم وتحفيزهم.
تعمل الجمعية على التخطيط لاستقبال المتطوعين بشكل جيد، فهي ترصد احتياجاتها للأعمال التي سيساهمون بها والعدد المطلوب من المتطوعين، وتبتكر وسائل متعددة للوصول الى المتطوعين في أماكن تواجدهم لجذبهم. وتحدد الجمعية المهارات المطلوب توفرها في المتطوعين، وتقدم لهم وصفاً تفصيلياً عن الجمعية، وتضع وصفاً وظيفياً يحتاجونها لتنفيذ مسؤولياتهم ومهامهم، وتتابع اعمالهم وتوثقها في قاعدة بيانات خاصة بهم، وتبتكر اساليب لحفزهم ومكافأتهم.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• المواصفات الواجب توفرها في الموظفين.
• اساليب وضع نظام عمل فعال ومرن.
• اساليب متابعة أداء الموظفين وتطويره.
• الممارسات الناجحة في إدارة المتطوعين.
إدارة الموارد البشرية
وهي العمليات التي تباشرها الجمعية لإدارة الأفراد المعنيين بالتخطيط للأعمال والمهام وتنفيذها ومتابعتها، وهم بالتحديد الموظفين والمتطوعين.
أولاً: الموظفون
• تعيين الموظفين:
يجب ان تولي الجمعية اهتماماً كبيراً في تعيين الموظفين، فهم الذين سيباشرون اعمالها بشكل يومي وسيكونون على اتصال مباشر مع الأعضاء والفئات المستهدفة وغيرها من الجهات التي تتعامل معها الجمعية.
ومن أبرز مظاهر حرص الجمعية على اختيار الموظفين المناسبين هي المؤهلات والمواصفات المتوفرة في الموظفين الذين يبحثون عنهم، فلا بدَ ان يتمتع اي موظف في الجمعية بمهارات شخصية ومهنية، منها:
• الإيمان بالعمل الاجتماعي، واهتمامه بالمجال الذي تغطيه الجمعية
• ان يكون له مستوى علمي ولديه ثقافة
• خبرة عملية، فكلما توفرت كلما كان أداءه افضل
• ان يتمتع بمهارات الإدارة، ككتابة التقارير وإعداد الخطط ومتابعتها، استخدام الكبيوتر
• لديه مهارة في العمل خلال فريق عمل
• الانضباط بإجراءات ونظم العمل ومراعاة التعليمات
فيجب ان تضع الجمعية تصوراً للمهارات الشخصية والمهنية التي تريد توفرها في الموظفين، وتتنوع هذه المهارات حسب طبيعة الجمعية وحسب طبيعة المهام المطلوبة من الموظفين.
ومن مظاهر اهتمام الجمعية في إدارة موظفيها انها تحدد احتباجها من عدد الموظفين المطلوبين لأداء الأعمال، فيجب ان لا يكون هناك نقص او زيادة في عدد الموظفين، بل يجب ان يكون عددهم متناسب مع حجم العمل الذي تؤديه الجمعية.
وبعد ان تقوم الجمعية بتحديد عدد الموظفين الذين تحتاجهم والمهارات المطلوب توافرها بهم، تعمل على الإعلان عن حاجاتها لموظفين وتقوم بإجراء مقابلات مع المرشحين للوظائف واختيار الأفضل منهم بقرار من الجمعية.
ويجب ان تقوم الجمعية على تقديم عرض تفصيلي عن الجمعية ورذيتها ورسالتها واهدافها للموظفين الجدد، بالإضافة الى انجازاتها ونشاطاتها وبرامج عملها وخططها، وغيرها من المعلومات التي من الضروري ان يكون الموظف ملماً فيها لأداء مهامه على أكمل وجه. ويمكن عرض هذه المعلومات من خلال اجتماع او من خلال تزويدهم بالتقارير والمنشورات اللازمة.
• نظام العمل:
نظام العمل هو مجموعة المهام والاجراءات التي تضعها الجمعية لتحديد طريقة سير العمل وتحديد المهام المطلوبة من كل موظف، وتكمن اهمية وجود نظام العمل في أنه يشكل بيئة عمل واضحة يمكن تطبيقها ومتابعة تنفيذها بشكل واضح ومرن.
ونظام العمل الناجح هو النظام الذي يكفل المرونة في الأداء والبساطة في الاجراءات والوضوح في المهام والأعمال المطلوبة ويحقق أكبر قدر ممكن من الانتاجية.
فيجب ان يحدد نظام العمل الوظائف الرئيسية في الجمعية، مثلاً: مديرة باحث، مدير مشاريع، منسق لجان، ...الخ. وبعد تحديدها، لا بد من وضع وصف وظيفي لكل واحدة منها.
والوصف الوظيفي هو عبارة عن المسؤوليات التي يباشرها موقع وظيفي معين، مثلاً المدير، والمهام الواجب عليه تنفيذها للاستجابة الى تلك المسؤوليات، والمهارات الواجب تمتعه بها للقيام بهذه المسؤوليات والمهام.
كما يجب ان يحدد نظام العمل الاجراءات المتبعة للقيام بالأعمال، مثل إعداد التقارير والجهة التي تستلمها، الاجتماعات الاسبوعية والشهرية، المتابعات، إعداد الخطط وخطط العمل وجداول الأعمال اليومية، نماذج العمل المعتمدة، الهيكل التنظميمي، كيفية اتخاذ القرارات، العلاقات بين الموظفين...الخ.
ان نظام العمل الذي يحدد المهام المطلوبة، والاجراءات المتبعة لتنفيذ تلك المهام سيسهل على الجمعية ان تقوم بتوزيع هذه المهام في إطار زمني مناسب يساعد المسؤولين عن هذه المهام الوصول الى اكبر قدر ممكن من الانتاجية. كما ان نظام العمل ضمن المواصفات يسهل على الجمعية ان تحدد الجهد المطلوب لكل مهمة، وهو ما يحقق الفعالية في أداء الموظفين.
• تطوير أداء الموظفين:
يجب ان تسعى الجمعية الى متابعة أداء الموظفين وقياسه وتطوير مستواه وتحفيزهم على المبادرة والانجاز.
• تقييم أداء الموظفين: وهو عبارة عن مراجعة لما أنجزوه بالاعتماد على وصفهم الوظيفي وخطط عملهم، كما يعتبر تقييم أداء الموظفين من اساليب قيام احتياجات الموظفين، فهو يوفر معلومات عن المهارات او المعدات مثلاً التي يحتاجونها للقيام بمهامهم على أكمل وجه.
• تدريب الموظفين: وهو من المهام الرئيسية التي يجب ان توليها الجمعية اهتمامها، فالتدريب والتعليم المستمر للموظفين هو بمثابة استشار مجدي لها، فكلما ارتفع مستوى خبرات ومهارات الموظفين كلما تطور أداءهم وارتفع مستوى انجازيتهم. ولا بد للجمعية ان تجري تحديداً دورياً اوسنوياً لاحتياجات موظفيها التدريبية، وان توفر لهم التدريب او التعليم الضروري.
• التحفيز: وهي الاجراءات التي تتخذها الجمعية لتشجيع موظفيها على إعطاء افضل ما لديهم، ويندرج في ذلك المكافآت بمختلف اشكالها، مثل: كتب الشكر، شهادات التقدير، الترقيات، المكافآت المالية...الخ. ولكن من اهم طرق تحفيز الموظفين إدماجهم في الأعمال المهمة، كأن تشركهم الجمعية في التقييم السنوي للجمعية، او التخطيط الاستراتيجي، او تصميم البرامج والمشاريع والخدمات، فمشاركتهم في مثل هذه المهام سيشجعهم على تطوير أدائهم.
خلاصة: تقييم الجمعية احتياجاتها من الموظفين وتحدد المهارات الشخصية والمهنية الواجب توافرها بهم وتجتهد في تعيين افضلهم. وتقوم الجميعة بتصميم نظام عمل واضح ومرن يحدد المهام المطلوبة من كل موظف في وصفه الوظيفي، ويلتزم الموظفون بأداء المهام المذكورة ضمن الاجراءات التي حددها نظام العمل. وتهتم الجمعية بتطوير أداء موظفيها من خلال تقييم انجازاتهم واحتياجاتهم بشكل مستمر، وتزويدهم بالتدريب والتعليم اللازمين لرفع قدراتهم، وتستخدم مختلف الطرق لتشجيعهم وتحفيزهم.
ثانياً: المتطوعون
يعتبر المتطوعون مورداً بشرياً رئيسياً عمل الجمعيات، وخاصة في الجمعيات التي لا تملك القدرة المالية التي تؤهلها من تعيين موظفين برواتب. فالمتطوع يقوم بالعمل، وبناءً على رغبته، دون انتظار اجر مادي لقاء هذا العمل.
ورغم الاختلاف بين الموظفين والمتطوعين من المنظور المالي، إلاَ ان هذين الموردين يتشابهان تقريباً في ضرورة وجود نظام إداري يحدد أدوارهم ويتابع أداءهم.
• التخطيط لاستقبال متطوعين:
لا بد ان تقوم الجمعية بعمل عدد الخطوات التحضيرية قبل ان تستقبل المتطوعين، وتكفل هذه الاجراءات رفع جاهزية الجمعية وقدرتها في إدارة المتطوعين بشكل ناجح، ومن هذه الخطوات:
• ان تقوم الجمعية بدراسة احتياجاتها من المتطوعين، بمعنى ان تحدد الأقسام او المشاريع او الخدمات التي سيعملون خلالها، والعدد المطلوب من المتطوعين. فمن المهم جداً ان تعرف الجمعية احتياجاتها من المتطوعين، فليس من المناسب ان نعين متطوعين ونكتشف لاحقاً انه لا يمكن استيعابهم في أعمال ووظائف الجمعية، او نكتشف ان عددهم أكثر او أقل من احتياجاتنا.
• ان تقوم الجمعية بتحديد الأمور التي ستشجع المتطوعين على العمل لديها، فهي من الأمور التي ستساعدها على التخطيط لجذب المتطوعين، ومن الأمثلة عليها: مدى أهمية نشاطات الجمعية للمجتمع، سمعة الجمعية ومصداقيتها، طبيعة الفئات المستهدفة، وغيرها، فكل هذه أمور تشجع المتطوعين على المشاركة. ومن المفضل ان تقوم الجمعية بإعداد مواد إعلامية، مثل المطويات والملخصات لاستخدامها في الترويج للمتطوعين.
• ان تقوم الجمعية بكسب دعم وتأييد بعض الجهات في توجهها لاستقطاب متطوعين، ومن اهم هذه الجهات: الهيئة الإدارية، الهيئة العامة، المجتمع المحلي، العاملون، فإعلام هذه الجهات بهذا التوجه سيساهم في انجاحه.
• ان تقوم الجمعية بتحديد الأماكن التي يتواجد بها متطوعون محتملون، وأن تحدد الطريقة التي ستصل لهم بها، والأهم من ذلك ان تكون مستعدة إدارياً وفنياً لإرسال طلبات استقطاب المتطوعين واستقبالهم والتعامل معها بفاعلية.
• إدارة المتطوعين:
من الضروري ان تعهد الجمعية مهمة إدارة المتطوعين الى شخص او لجنة او قسماً إدارياً في الهيكل الوظيفي، فهي مهمة مركبة ولا تقل اهمية عن إدارة الموظفين، بل إن فيها أبعاداً إضافية من المهام. وتعمل الجهة المختصة بإدارة المتطوعين على:
• تحديد المهارات الشخصية والفنية الواجب توافرها في المتطوعين
• استقبال طلبات المتطوعين واجراء المقابلات معهم واختيار افضلهم
• الاجتماع بالمتطوعين وتزويدهم بالمعلومات الاساسية عن الجمعية
• تزويد المتطوعين بالمسؤوليات والمهام المطلوبة منهم ووضع وصف وظيفي لهم
• وضع خطة عمل موضوعية وزمنية بالتنسيق مع المتطوعين بما يتناسب مع أوقات فراغهم
• تحديد المعدات التي يحتاجها المتطوعين في تنفيذ مهامهم والعمل على توفيرها
• الاشراف على عمل المتطوعين ومتابعتهم واخذ التغذية الراجعة منهم
• إعداد ملفات خاصة بالمتطوعين تحتوي على معلومات عنهم وخطط عملهم وانجازاتهم
• العمل على حل اي خلاف قد يحدث بين المتطوعين والموظفين
• تحفيز المتطوعين ومكافأتهم بمختلف الوسائل.
خلاصة: تعمل الجمعية على التخطيط لاستقبال المتطوعين بشكل جيد، فهي ترصد احتياجاتها للأعمال التي سيساهمون بها والعدد المطلوب من المتطوعين، وتبتكر وسائل متعددة للوصول الى المتطوعين في أماكن تواجدهم لجذبهم. وتحدد الجمعية المهارات المطلوب توفرها في المتطوعين، وتقدم لهم وصفاً تفصيلياً عن الجمعية، وتضع وصفاً وظيفياً يحتاجونها لتنفيذ مسؤولياتهم ومهامهم، وتتابع اعمالهم وتوثقها في قاعدة بيانات خاصة بهم، وتبتكر اساليب لحفزهم ومكافأتهم.
نصائح وتوجيهات
• حدد احتياجات الجمعية من الموظفين والمهارات التي يجب ان تتوفر فيهم
• قم بتزويد الموظفين بالملومات الأساسية عن الجمعية، وتأكد من فهمهم لها
• حدد المسميات الوظيفية الرئيسية وضع لها وصفاً وظيفياً يبين مسؤولياتها ومهامها
• حدد اجراءات العمل داخل الجمعية بشكل واضح، واجعل هذه الاجراءات مرنة وتحقق الانتاجية والفاعلية
• تأكد من ان الموظفين على علم بوصفهم الوظيفي واجراءات العمل
• أجري تقييماً دورياً لأداء الموظفين معتمداً على خطة عملهم ووصفهم الوظيفي كمؤشرات
• أجري تقييماً دورياً لأداء الموظفين التي تساعد على تطوير أدائهم
• زوَد الموظفين بدورات تدريبية تزيد من مهاراتهم الشخصية والمهنية، وخصص موازنة لتوفير مثل هذه الدورات
• حفَز الموظفين بمختلف الطرق وشجعهم على المشاركة في الأعمال الحيوية في الجمعية كالتقييم والتخطيط وإعداد المشاريع
• حدد احتياجات الجمعية من المتطوعين، ما هي الأعمال التي سيساعدوننا بها؟ كم من المتطوعين نحتاج؟
• حدد المعطيات التي تمتلكها الجمعية والتي ستشجع على جذب متطوعين
• حدد اماكن تواجد المتطوعين وطرق التواصل معهم لجذبهم
• حدد المهارات التي تحتاج توافرها في المتطوعين
• حدد المسؤوليات والمهام التي سيباشرها المتطوعين وضعها في خطة عمل بالتنسيق معهم
• وفَر للمتطوعين المعدات والموارد التي يحتاجونها لتنفيذ مهامهم
• اشرف على اعمال المتطوعين وتابعهم ووجهم
• قم بإعداد قاعدة بيانات خاصة بالمتطوعين وطوَرها بشكل مستمر
• حفَز المتطوعين وامنحهم مكافآت حسب قدرة الجمعية وامكاناتها.
تقييم الجمعية احتياجاتها من الموظفين وتحدد المهارات الشخصية والمهنية الواجب توافرها بهم وتجتهد في تعيين افضلهم. وتقوم الجميعة بتصميم نظام عمل واضح ومرن يحدد المهام المطلوبة من كل موظف في وصفه الوظيفي، ويلتزم الموظفون بأداء المهام المذكورة ضمن الاجراءات التي حددها نظام العمل. وتهتم الجمعية بتطوير أداء موظفيها من خلال تقييم انجازاتهم واحتياجاتهم بشكل مستمر، وتزويدهم بالتدريب والتعليم اللازمين لرفع قدراتهم، وتستخدم مختلف الطرق لتشجيعهم وتحفيزهم.
تعمل الجمعية على التخطيط لاستقبال المتطوعين بشكل جيد، فهي ترصد احتياجاتها للأعمال التي سيساهمون بها والعدد المطلوب من المتطوعين، وتبتكر وسائل متعددة للوصول الى المتطوعين في أماكن تواجدهم لجذبهم. وتحدد الجمعية المهارات المطلوب توفرها في المتطوعين، وتقدم لهم وصفاً تفصيلياً عن الجمعية، وتضع وصفاً وظيفياً يحتاجونها لتنفيذ مسؤولياتهم ومهامهم، وتتابع اعمالهم وتوثقها في قاعدة بيانات خاصة بهم، وتبتكر اساليب لحفزهم ومكافأتهم.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• المواصفات الواجب توفرها في الموظفين.
• اساليب وضع نظام عمل فعال ومرن.
• اساليب متابعة أداء الموظفين وتطويره.
• الممارسات الناجحة في إدارة المتطوعين.
إدارة الموارد البشرية
وهي العمليات التي تباشرها الجمعية لإدارة الأفراد المعنيين بالتخطيط للأعمال والمهام وتنفيذها ومتابعتها، وهم بالتحديد الموظفين والمتطوعين.
أولاً: الموظفون
• تعيين الموظفين:
يجب ان تولي الجمعية اهتماماً كبيراً في تعيين الموظفين، فهم الذين سيباشرون اعمالها بشكل يومي وسيكونون على اتصال مباشر مع الأعضاء والفئات المستهدفة وغيرها من الجهات التي تتعامل معها الجمعية.
ومن أبرز مظاهر حرص الجمعية على اختيار الموظفين المناسبين هي المؤهلات والمواصفات المتوفرة في الموظفين الذين يبحثون عنهم، فلا بدَ ان يتمتع اي موظف في الجمعية بمهارات شخصية ومهنية، منها:
• الإيمان بالعمل الاجتماعي، واهتمامه بالمجال الذي تغطيه الجمعية
• ان يكون له مستوى علمي ولديه ثقافة
• خبرة عملية، فكلما توفرت كلما كان أداءه افضل
• ان يتمتع بمهارات الإدارة، ككتابة التقارير وإعداد الخطط ومتابعتها، استخدام الكبيوتر
• لديه مهارة في العمل خلال فريق عمل
• الانضباط بإجراءات ونظم العمل ومراعاة التعليمات
فيجب ان تضع الجمعية تصوراً للمهارات الشخصية والمهنية التي تريد توفرها في الموظفين، وتتنوع هذه المهارات حسب طبيعة الجمعية وحسب طبيعة المهام المطلوبة من الموظفين.
ومن مظاهر اهتمام الجمعية في إدارة موظفيها انها تحدد احتباجها من عدد الموظفين المطلوبين لأداء الأعمال، فيجب ان لا يكون هناك نقص او زيادة في عدد الموظفين، بل يجب ان يكون عددهم متناسب مع حجم العمل الذي تؤديه الجمعية.
وبعد ان تقوم الجمعية بتحديد عدد الموظفين الذين تحتاجهم والمهارات المطلوب توافرها بهم، تعمل على الإعلان عن حاجاتها لموظفين وتقوم بإجراء مقابلات مع المرشحين للوظائف واختيار الأفضل منهم بقرار من الجمعية.
ويجب ان تقوم الجمعية على تقديم عرض تفصيلي عن الجمعية ورذيتها ورسالتها واهدافها للموظفين الجدد، بالإضافة الى انجازاتها ونشاطاتها وبرامج عملها وخططها، وغيرها من المعلومات التي من الضروري ان يكون الموظف ملماً فيها لأداء مهامه على أكمل وجه. ويمكن عرض هذه المعلومات من خلال اجتماع او من خلال تزويدهم بالتقارير والمنشورات اللازمة.
• نظام العمل:
نظام العمل هو مجموعة المهام والاجراءات التي تضعها الجمعية لتحديد طريقة سير العمل وتحديد المهام المطلوبة من كل موظف، وتكمن اهمية وجود نظام العمل في أنه يشكل بيئة عمل واضحة يمكن تطبيقها ومتابعة تنفيذها بشكل واضح ومرن.
ونظام العمل الناجح هو النظام الذي يكفل المرونة في الأداء والبساطة في الاجراءات والوضوح في المهام والأعمال المطلوبة ويحقق أكبر قدر ممكن من الانتاجية.
فيجب ان يحدد نظام العمل الوظائف الرئيسية في الجمعية، مثلاً: مديرة باحث، مدير مشاريع، منسق لجان، ...الخ. وبعد تحديدها، لا بد من وضع وصف وظيفي لكل واحدة منها.
والوصف الوظيفي هو عبارة عن المسؤوليات التي يباشرها موقع وظيفي معين، مثلاً المدير، والمهام الواجب عليه تنفيذها للاستجابة الى تلك المسؤوليات، والمهارات الواجب تمتعه بها للقيام بهذه المسؤوليات والمهام.
كما يجب ان يحدد نظام العمل الاجراءات المتبعة للقيام بالأعمال، مثل إعداد التقارير والجهة التي تستلمها، الاجتماعات الاسبوعية والشهرية، المتابعات، إعداد الخطط وخطط العمل وجداول الأعمال اليومية، نماذج العمل المعتمدة، الهيكل التنظميمي، كيفية اتخاذ القرارات، العلاقات بين الموظفين...الخ.
ان نظام العمل الذي يحدد المهام المطلوبة، والاجراءات المتبعة لتنفيذ تلك المهام سيسهل على الجمعية ان تقوم بتوزيع هذه المهام في إطار زمني مناسب يساعد المسؤولين عن هذه المهام الوصول الى اكبر قدر ممكن من الانتاجية. كما ان نظام العمل ضمن المواصفات يسهل على الجمعية ان تحدد الجهد المطلوب لكل مهمة، وهو ما يحقق الفعالية في أداء الموظفين.
• تطوير أداء الموظفين:
يجب ان تسعى الجمعية الى متابعة أداء الموظفين وقياسه وتطوير مستواه وتحفيزهم على المبادرة والانجاز.
• تقييم أداء الموظفين: وهو عبارة عن مراجعة لما أنجزوه بالاعتماد على وصفهم الوظيفي وخطط عملهم، كما يعتبر تقييم أداء الموظفين من اساليب قيام احتياجات الموظفين، فهو يوفر معلومات عن المهارات او المعدات مثلاً التي يحتاجونها للقيام بمهامهم على أكمل وجه.
• تدريب الموظفين: وهو من المهام الرئيسية التي يجب ان توليها الجمعية اهتمامها، فالتدريب والتعليم المستمر للموظفين هو بمثابة استشار مجدي لها، فكلما ارتفع مستوى خبرات ومهارات الموظفين كلما تطور أداءهم وارتفع مستوى انجازيتهم. ولا بد للجمعية ان تجري تحديداً دورياً اوسنوياً لاحتياجات موظفيها التدريبية، وان توفر لهم التدريب او التعليم الضروري.
• التحفيز: وهي الاجراءات التي تتخذها الجمعية لتشجيع موظفيها على إعطاء افضل ما لديهم، ويندرج في ذلك المكافآت بمختلف اشكالها، مثل: كتب الشكر، شهادات التقدير، الترقيات، المكافآت المالية...الخ. ولكن من اهم طرق تحفيز الموظفين إدماجهم في الأعمال المهمة، كأن تشركهم الجمعية في التقييم السنوي للجمعية، او التخطيط الاستراتيجي، او تصميم البرامج والمشاريع والخدمات، فمشاركتهم في مثل هذه المهام سيشجعهم على تطوير أدائهم.
خلاصة: تقييم الجمعية احتياجاتها من الموظفين وتحدد المهارات الشخصية والمهنية الواجب توافرها بهم وتجتهد في تعيين افضلهم. وتقوم الجميعة بتصميم نظام عمل واضح ومرن يحدد المهام المطلوبة من كل موظف في وصفه الوظيفي، ويلتزم الموظفون بأداء المهام المذكورة ضمن الاجراءات التي حددها نظام العمل. وتهتم الجمعية بتطوير أداء موظفيها من خلال تقييم انجازاتهم واحتياجاتهم بشكل مستمر، وتزويدهم بالتدريب والتعليم اللازمين لرفع قدراتهم، وتستخدم مختلف الطرق لتشجيعهم وتحفيزهم.
ثانياً: المتطوعون
يعتبر المتطوعون مورداً بشرياً رئيسياً عمل الجمعيات، وخاصة في الجمعيات التي لا تملك القدرة المالية التي تؤهلها من تعيين موظفين برواتب. فالمتطوع يقوم بالعمل، وبناءً على رغبته، دون انتظار اجر مادي لقاء هذا العمل.
ورغم الاختلاف بين الموظفين والمتطوعين من المنظور المالي، إلاَ ان هذين الموردين يتشابهان تقريباً في ضرورة وجود نظام إداري يحدد أدوارهم ويتابع أداءهم.
• التخطيط لاستقبال متطوعين:
لا بد ان تقوم الجمعية بعمل عدد الخطوات التحضيرية قبل ان تستقبل المتطوعين، وتكفل هذه الاجراءات رفع جاهزية الجمعية وقدرتها في إدارة المتطوعين بشكل ناجح، ومن هذه الخطوات:
• ان تقوم الجمعية بدراسة احتياجاتها من المتطوعين، بمعنى ان تحدد الأقسام او المشاريع او الخدمات التي سيعملون خلالها، والعدد المطلوب من المتطوعين. فمن المهم جداً ان تعرف الجمعية احتياجاتها من المتطوعين، فليس من المناسب ان نعين متطوعين ونكتشف لاحقاً انه لا يمكن استيعابهم في أعمال ووظائف الجمعية، او نكتشف ان عددهم أكثر او أقل من احتياجاتنا.
• ان تقوم الجمعية بتحديد الأمور التي ستشجع المتطوعين على العمل لديها، فهي من الأمور التي ستساعدها على التخطيط لجذب المتطوعين، ومن الأمثلة عليها: مدى أهمية نشاطات الجمعية للمجتمع، سمعة الجمعية ومصداقيتها، طبيعة الفئات المستهدفة، وغيرها، فكل هذه أمور تشجع المتطوعين على المشاركة. ومن المفضل ان تقوم الجمعية بإعداد مواد إعلامية، مثل المطويات والملخصات لاستخدامها في الترويج للمتطوعين.
• ان تقوم الجمعية بكسب دعم وتأييد بعض الجهات في توجهها لاستقطاب متطوعين، ومن اهم هذه الجهات: الهيئة الإدارية، الهيئة العامة، المجتمع المحلي، العاملون، فإعلام هذه الجهات بهذا التوجه سيساهم في انجاحه.
• ان تقوم الجمعية بتحديد الأماكن التي يتواجد بها متطوعون محتملون، وأن تحدد الطريقة التي ستصل لهم بها، والأهم من ذلك ان تكون مستعدة إدارياً وفنياً لإرسال طلبات استقطاب المتطوعين واستقبالهم والتعامل معها بفاعلية.
• إدارة المتطوعين:
من الضروري ان تعهد الجمعية مهمة إدارة المتطوعين الى شخص او لجنة او قسماً إدارياً في الهيكل الوظيفي، فهي مهمة مركبة ولا تقل اهمية عن إدارة الموظفين، بل إن فيها أبعاداً إضافية من المهام. وتعمل الجهة المختصة بإدارة المتطوعين على:
• تحديد المهارات الشخصية والفنية الواجب توافرها في المتطوعين
• استقبال طلبات المتطوعين واجراء المقابلات معهم واختيار افضلهم
• الاجتماع بالمتطوعين وتزويدهم بالمعلومات الاساسية عن الجمعية
• تزويد المتطوعين بالمسؤوليات والمهام المطلوبة منهم ووضع وصف وظيفي لهم
• وضع خطة عمل موضوعية وزمنية بالتنسيق مع المتطوعين بما يتناسب مع أوقات فراغهم
• تحديد المعدات التي يحتاجها المتطوعين في تنفيذ مهامهم والعمل على توفيرها
• الاشراف على عمل المتطوعين ومتابعتهم واخذ التغذية الراجعة منهم
• إعداد ملفات خاصة بالمتطوعين تحتوي على معلومات عنهم وخطط عملهم وانجازاتهم
• العمل على حل اي خلاف قد يحدث بين المتطوعين والموظفين
• تحفيز المتطوعين ومكافأتهم بمختلف الوسائل.
خلاصة: تعمل الجمعية على التخطيط لاستقبال المتطوعين بشكل جيد، فهي ترصد احتياجاتها للأعمال التي سيساهمون بها والعدد المطلوب من المتطوعين، وتبتكر وسائل متعددة للوصول الى المتطوعين في أماكن تواجدهم لجذبهم. وتحدد الجمعية المهارات المطلوب توفرها في المتطوعين، وتقدم لهم وصفاً تفصيلياً عن الجمعية، وتضع وصفاً وظيفياً يحتاجونها لتنفيذ مسؤولياتهم ومهامهم، وتتابع اعمالهم وتوثقها في قاعدة بيانات خاصة بهم، وتبتكر اساليب لحفزهم ومكافأتهم.
نصائح وتوجيهات
• حدد احتياجات الجمعية من الموظفين والمهارات التي يجب ان تتوفر فيهم
• قم بتزويد الموظفين بالملومات الأساسية عن الجمعية، وتأكد من فهمهم لها
• حدد المسميات الوظيفية الرئيسية وضع لها وصفاً وظيفياً يبين مسؤولياتها ومهامها
• حدد اجراءات العمل داخل الجمعية بشكل واضح، واجعل هذه الاجراءات مرنة وتحقق الانتاجية والفاعلية
• تأكد من ان الموظفين على علم بوصفهم الوظيفي واجراءات العمل
• أجري تقييماً دورياً لأداء الموظفين معتمداً على خطة عملهم ووصفهم الوظيفي كمؤشرات
• أجري تقييماً دورياً لأداء الموظفين التي تساعد على تطوير أدائهم
• زوَد الموظفين بدورات تدريبية تزيد من مهاراتهم الشخصية والمهنية، وخصص موازنة لتوفير مثل هذه الدورات
• حفَز الموظفين بمختلف الطرق وشجعهم على المشاركة في الأعمال الحيوية في الجمعية كالتقييم والتخطيط وإعداد المشاريع
• حدد احتياجات الجمعية من المتطوعين، ما هي الأعمال التي سيساعدوننا بها؟ كم من المتطوعين نحتاج؟
• حدد المعطيات التي تمتلكها الجمعية والتي ستشجع على جذب متطوعين
• حدد اماكن تواجد المتطوعين وطرق التواصل معهم لجذبهم
• حدد المهارات التي تحتاج توافرها في المتطوعين
• حدد المسؤوليات والمهام التي سيباشرها المتطوعين وضعها في خطة عمل بالتنسيق معهم
• وفَر للمتطوعين المعدات والموارد التي يحتاجونها لتنفيذ مهامهم
• اشرف على اعمال المتطوعين وتابعهم ووجهم
• قم بإعداد قاعدة بيانات خاصة بالمتطوعين وطوَرها بشكل مستمر
• حفَز المتطوعين وامنحهم مكافآت حسب قدرة الجمعية وامكاناتها.
الاشتراك في:
الرسائل (Atom)
