الأسس المهنية للتخطيط
تدرك الجمعية اهمية التخطيط ودوره في تنظيم اعمالها، وهي تمارس التخطيط في مختلف المستويات، وتقوم بإعداد عدة انواع من الخطط وعلى رأسها الخطة الاستراتيجية وتعدل ما يلزمها من خطط عمل تكفل حسن تطبيقها.
تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الاستراتيجيات.
وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أواوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.
وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الاستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الاستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• توضيح معلومات اساسية حول التخطيط واهميته
• التعرف على انواع ومستويات التخطيط الذي من المفترض ان تطبقه الجمعيات
• التعرف على مراحل التخطيط خطوة بخطوة
أولاً: معلومات اساسية من التخطيط
• ما هو التخطيط؟
التخطيط هو عملية تحديد واقع المنظمة، والاهداف التي تسعى الى تحقيقها، والوسائل التي ستسخدمها لتحقيق تلك الاهداف. فالتخطيط يحدد لنا "اين كنا ؟" و "اين نحن الآن ؟" و "اين نريد ان نصل ؟" و"كيف ؟".
وبعبارات اخرى، التخطيط هو عملية تحديد "احتياجات" والعمل على وضع افضل الطرق "للاستجابة" لتلك الاحتياجات، كل ذلك ضمن إطار عمل يوفر لك الاولويات والآليات.
• لماذا التخطيط؟
التخطيط من العمليات والمهام الضرورية لمختلف الجمعيات لما يحتويه من فوائد عديدة، ومن اهمها:
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الاهداف والانجازات التي تسعى الى تحقيقها
• التخطيط يوفر تفهماً مشتركاً داخل الجمعية حول الخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق تلك الانجازات
• التخطيط يساعد على تحديد الاولويات
• التخطيط يساعد على رصد الموارد وتحديد افضل الطرق لاستخدامها
• التخطيط يبقي الجمعية واعضائها في الاطار الصحيح
• التخطيط يساعد على تحديد دقيق للاهداف والادوار ولؤشرات قياس الاداء
• الخطة نقطة ارتكاز لتقييم اداء الجمعية
• الخطة اداة يمكن استخدامها للتواصل مع بيئة العمل الخارجية
• مستويات التخطيط
تطبق الجمعيات عدة مستويات في التخطيط يتناسب مع طبيعة الموضوع الذي تخطط له، ويشرح الجدول التالي اهم مستويات التخطيط في الجمعيات:

التخطيط
تخطيط تنظيمي / استراتيجي
تخطيط للبرامج / للأقسام / للمشاريع
تخطيط فردي


نوع الخطة
خطة طويلة المدى، استراتيجية، سنوية
خطط عمل
برامج وجداول عمل


من يقوم بالتخطيط
اعضاء الهيئة الادراية، المدير التنفيذي، العاملون، المتطوعون، افراد من الفئات المستهدفة، قيادات من المجتمع المحلي، مستشارون خارجيون
اللجان، العاملون، المتطوعون
العاملون، المتطوعون، المشرفون

انواع التخطيط
هناك عدة انواع من الخطط التي تحتاج الجمعية من فترة الى اخرى ان تعدها من خلال عملية التخطيط، ومن اهم هذه الخطط:
• الخطة الاستراتيجية: وهي الخطة التي تعدها الجمعية لتوضع الصورة الكلية للجمعية وإطار العمل الخاص بها. فالخطة الاستراتيجية هي الخطة التي توضح بيئة العمل التي تعمل بها الجمعية، نقاط قوة وضعف الجمعية، الاهداف الاستراتيجية التي تسعى الى تحقيقها، اي انها توضح ماذا تسعى الجمعية الى تحقيقه وكيف.
ومطلوب من الجمعيات المنشأة حديثاً ان تضع لنفسها خطة استراتيجية، اما الجمعيات التي يتوفر لديها خطة استراتيجية فمطلوب منها ان تقوم بمراجعتها وتعديلها اذا اقتضت الحاجة لذلك.
بدون الخطة الاستراتيجية قد تقوم الجمعية بتنفيذ عدد من البرامج والنشاطات إلا ان نتائجها لا تنصب ولا تحقق رؤيتها او رسالتها.
• خطة العمل: وهي الخطة التي تجيب عن التساؤلات التالية: ما المهام المطلوبة؟ كيف سيتم انجاز هذه المهام؟ من المسؤول عنها؟ ما هي المدة الزمنية لانجازها؟ ما هي الموارد المطلوبة لانجازها؟
وتأتي هذه الخطط لترجمة الاهداف الاستراتيجية الموجودة في الخطة الاستراتيجية الى انشطة، ويعتبر اعدادها اسهل من اعداد الخطة الاستراتيجية.
• الخطة التنفيذية: وهي الخطط التي تعدها الجمعية لتنفيذ بعض الاعمال والنشاطات الخاصة بتطوير الجمعية، ومن اهم امثلتها: خطة تطوير العضوية، خطة حملة لجمع التبرعات، خطة علاقات عامة، خطة لتقييم الجمعية وغيرها.
خطة المشروع: وهي الخطة التي تضعها في مرحلة اعداد مشروع او برانامج او خدمة، وتتضمن هذه الخطة مبررات المشروع، او بمعنى اخر الاحتياجات التي جاء المشروع ليستجيب لها، اهدافه، اجراءاته ونشاطاته، فريق العمل، الموازنة، التنائج المتوقعة... الخ.
خلاصة: تترك الجمعية اهمية التخطيط ودوره في تنظيم اعمالها، وهي تمارس التخطيط في مختلف المستويات، وتقوم بإعداد عدة انواع من الخطط وعلى رأسها الخطة الاستراتيجية وتعدل ما يلزمها من خطط عمل تكفل حسن تطبيقها.
ثانياً: مراحل التخطيط
التخطيط عملية متكاملة تقتضي المرور بمراحل محددة لضمان نجاحها، والمراحل التي سيتم تناولها هي المراحل الاساسية التي يمكن تطبيقها على معظم عمليات التخطيط، سواء للتخطيط الاستراتيجي او الخطط التنفيذية او خطط المشاريع.
• تحديد واقع الجمعية
وهي المرحلة التي يتم فيها جمع المعلومات من المعنيين باستخدام الوسائل المناسبة للتعرف على واقع الجمعية الداخلي والخارجي.
ومن اكثر الوسائل التي تساعد الجمعية في جمع المعلومات المتعلقة بتحديد الواقع الداخلي والخارجي هي اداة SWOT ، فهي اداة تساعد الجمعية على التعرف نقاط القوة والضعف داخل الجمعية، وهي تمثل الواقع الداخلي، وايضاً تساعد على التعرف على الفرص المتاحة والمخاطر التي تواجه الجمعية في بيئة عملها الخارجية، اي تحدد الواقع الخارجي.
ويعتمد نجاح تحديد واقع الجمعية على دقة المعلومات المتوفرة وتنوع مصادرها، فيجب ان تقوم الجمعية على التأكد من صحة المعلومات والمصداقية فيها وان تكون هذه المعلومات عبارة عن حقائق وليست افتراضات او توقعات. اما بالنسبة لتنوع المصادر فلا بد من الرجوع الى وثائق
الجمعية والتقارير السنوية وتقارير العمل ونتائج التعميمات التي اجرتها الجمعية لأدائها او لبرامجها وانشطتها وخدماتها. ومن اهم النصائح في تنوع مصادر المعلومات هي ان تعمل الجمعية على سؤال كافة المعنيين عن آرائهم وتقييماتهم ومقترحاتهم حول واقع الجمعية، فلا بد ان يشارك اعضاء الهيئة الادارية، الاعضاء، العاملون، المتطوعون، الفئات المستفيدة في تحديد واقع الجمعية، فكلما نوعت الجمعية من مصادر معلوماتها كلما وصلت الى نتائج افضل واقرب الى الواقع.
اذن تكمن اهمية مرحلة تحديد واقع الجمعية في انها تجيب على التساؤلات التالية: "اين نحن الآن ؟" "ما الذي انجزناه ؟" "ما الذي لم ننجزه ولماذا ؟" "ما المشاكل التي واجهناها وكيف تعاملنا معها ؟" "ما الذي استفدناه من تجربتنا ؟" "ما هي قدراتنا الحالية ؟" "ما هي الجوانب التي نحتاج الى تطويرها في قدراتنا ؟"
• مرحلة الاطار الاستراتيجي
وهي المرحلة الثانية من مراحل التخطيط، وتتمثل هذه المرحلة في استخدام نتائج مرحلة تحديد الواقع ومطابقتها مع الاطار الاستراتيجي في المنظمة بهدف التعرف على مدى انسجام واقع الجمعية مع اطرها الاستراتيجية.
وتتكون الاطر الاستراتيجية للجمعية من خطتها الاستراتيجية، رؤيتها، رسالتها، قيمها، واهدافها. وتساعد هذه المرحلة الجمعية في التعرف على مدى استجابتها لاطرها الاستراتيجية وتحديد الامور التي بحاجة الى جهد واهتمام وتركيز للوصول الى تحقيق كامل الاطر الاستراتيجية. كما تساعد هذه المرحلة على تعرف الجمعية على التعديلات اللازم ادخالها على اطرها الاستراتيجية، فمثلاً تحقيق وتنفيذ بعض البرامج او النشاطات قد يقتضي اجراء بعض التعديلات على الرسالة والخطة الاستراتيجية.
وتجدر الاشارة الى ان هذه المرحلة بتقى اختيارية للجمعيات الحديثة او تلك التي في طور الانشاء، إلا انها اجبارية للجمعيات التي مر على انشائها مدة زمنية لا تقل عن العام.
• التطوير والنظر الى المستقبل
وهي المرحلة التي يتم فيها استثمار وتوظيف نتائج المرحلتين (1) و(2)، فتقوم الجمعية هنا بوضع قائمة بالمهام التي تحتاج ان تنجزها للوصول الى الحالة الافضل، وهو ما يسمى Futuring .
تساعد هذه المرحلة الجمعية على الاجابة عن تساؤل "اين نريد ان نصل ؟" "وكيف نرى اداء الجمعية وانجازاتها في العام القادم/الاعوام القادمة ؟". ففي هذه المرحلة تتحرر الجمعية من التفكير في الوضع الراهن للوصول على افكار وخطوات ابداعية للمستقبل.
ومن المفضل ان تعمل الجمعية بعد وضع هذا التصور المستقبلي على إجراء تحليل يسمى "تحليل الفجوة" " Gap Analysis " وهو تحليل يستخدم للتعرف على الفجوة الفاصلة بين واقع الجمعية الحالي وبين تصورها لواقعها في المستقبل، وتحصل الجمعية على نتائج كمية (نحتاج الى عدد اكبر من العاملين/المتطوعين، نحتاج الى ميزانية اكبر، نحتاج الى معلومات اكثر...)، كما تحصل على نتائج نوعية (نحتاج الى تطوير/تغيير/منهجيات وآليات عمل جديرة...)، ورغم ان هذا التحليل اختياري إلا انه من المفضل اجراؤه، فهو يساعد الجمعية في التعرف على مدى واقعية تصورها للمستقبل وفي التعرف على الاعمال الواجب القيام بها لتحسين واقع الجمعية.
• ترتيب الاولويات
بعد الانتهاء من المرحلة الثالثة ستكون الجمعية قادرة على تحديد النشاطات الرئيسية الواجب عملها لتحسين ادائها، وتكمن اهمية هذه المرحلة في انها تمكن الجمعية من وضع هذه النشاطات ضمن تسلسل متناغم ومنطقي، يعتمد بالاساس على ترتيب اولويات هذه النشاطات من الاهم فالمهم فالاقل اهمية. وبشكل عام، يبقى معيار تحديد الاولوية خاضع لتوجهات الجمعية ورغبتها، الا انه يمكن القول بان النشاطات التي تنصب في تطوير اداء الجمعية وتحسينه تقع في المرتبة الاولى من الاولويات.
• كتابة الخطة، وتداولها، والالتزام بها
وهي المرحلة التي تبدأ فيها الجمعية بتوثيق اعمال عملية التخطيط وذلك من خلال كتابتها في وثيقة تسمى "الخطة الاستراتيجية" او "الخطة التنفيذية"... حسب العملية التي قامت بها.
ستذهب كل الجهود التي بذلتها الجمعية في عملية التخطيط هباءاً إن لم تقم بكتابة الخطة بطريقة منهجية وواضحة ومحددة، كثير من الجمعيات تخطط "شفهياً" ولكن ما ان تمضي اشهر قليلة الآ ونجد انها لم تتقدم خطوة، ويعود ذلك الى عدم وجود شيء مكتوب معروف لكافة الاطراف المعنيين ويلتزمون به.
تحتوي "وثيقة" الخطة على محاور رئيسية لا بد من توفرها، وهي:
• الملخص التنفيذي: وهو فقرة يتم خلالها ايجاد الخطة
• اجراءات التخطيط: وتضم مراحل التخطيط، من يشارك في التخطيط، المعلومات ومصاردها، الوقت الذي استغرقته عملية التخطيط... الخ.
• الاطر الاستراتيجية: الرؤية، الرسالة، الاهداف، القيم
• النشاطات: يتم ذكر النشاطات الرئيسية فقط
• التوقعات: يتم ذكر النتائج التي من المتوقع الوصول اليها
• فريق العمل: ذكر المعنيين بهذه الخطة
• الموازنة التقديرية والمدة
وبعد كتابة الخطة وتدقيقها واعتمادها من قبل الهيئة الادارية، تعتقد بعض الجمعيات انها وثيقة سرية يجب التعامل معها بحذر وكتمان، وعلى العكس من ذلك، يجب ان تقوم الجمعية بالاعلان عن انجازها لخطتها وتوفيرها لمن يطلبها، فذلك يكون فهماً جماعياً للخطة ويكون التزاماً بها. فلا بد ان تجتهد الجمعية في ايصال خطتها الى كل شغل قد يساهم في انجازها، وان تستخدم عدة وسائل للتعريف بها وبمضمونها.
• تنفيذ الخطة
وهي من اكثر المراحل دقة وبساطة في نفس الوقت، فكما هو ملاحظ بأن الخطة العامة تحتوي على "نشاطات رئيسية" ان لم يتم وضعها وترجمتها في خطط عمل " Action Plan " فلن يتم تنفيذ الخطة العامة بشكل فعال ودقيق.
فبعد ان تقوم الجمعية بتوزيع الخطة على المعنيين، يقوم كل طرف معني بدراسة الجزء الذي يهتم به في الخطة العامة ويضع له خطة عمل تترجمه الى نشاطات فرعية ينتج عن تطبيقها في اطار زمني محدد تحقيق الجزء المعنيين به من الخطة العامة.
وتتمثل بساطة هذه المرحلة في انها تحدد جهد القائمين على اعداد خطط العمل في تحديد النشاطات الرئيسية المأخوذة من الخطة العامة، وتفصيلها في نشاطات فرعية، وتحديد الاجراءات اللازم اتخاذها لتنفيذ كل نشاط فرعي، والفريق المسؤول عن تنفيذه والمدة الزمنية المتاحة لتنفيذه والموارد التي يحتاجونها لتنفيذه.
ومن الطبيعي جداً ان يكون للخطة العامة اكثر من خطة عمل، وتنفيذ خطط العمل هذه سيؤدي في المحصلة الى تطبيق الخطة العامة.
تسعى الجمعية في بداية عملية التخطيط إلى تحديد نقاط القوّة ونقاط الضعف والفرص المتاحة أمامها و المخاطر التي تتوقع أن تواجهها في المستقبل، وذلك من أجل تحديد ملامح استراتيجياتها المستقبلية وفرص نجاح الوصول لها والإمكانات المتوفرة لديها والتي تساعد على تحقيق هذه الاستراتيجيات.وتضع الجمعية في خطتها المهام والأعمال التي ستقوم بها بشكل محدد وواضح وضمن سلّم أولويات يركّز على أواوية المهام التي تنصب في تطوير أداء الجمعية.وتقوم الجمعية على كتابة خطتها وتوثيقها ونشرها على المعنيين في الجمعية، وتعدّ ما يلزم من خطط العمل التي يكفل تطبيقها الوصول إلى أهداف وغايات الخطة الاستراتيجية، وتعتمد الجمعية على الخطة الاستراتيجية كنقطة ارتكاز في عملية التقييم.
نصائح وتوجيهات
• ناقش مع الجمعية ضرورة وضع خطة استراتيجية لها
• تعرف الى استراتيجيات الجمعية وضع لها خطط تنفيذية لتطبيقها
• شجع مشاركة الاعضاء والعاملين والمتطوعين والفئات المستهدفة في وضع الخطط التنفيذية
• تأكد من وضع خطط عمل تترجم نشاطات واجراءات الخطط التنفيذية
• تأكد من اطلاع كافة المعنيين على الخطة الاستراتيجية والخطط التنفيذية وخطط العمل والتزامهم بها
• قم بمراجعة خطط الجمعية وادخل عليها التعديلات والتطويرات اللازمة