الأسس المهنية للتقييم

الأسس المهنية للتقييم

تهتم الجمعية بإجراء عملية التقييم للتعرف على مستوى ادائها وفعاليته ومدى تأثير خدماتها.
تتبع الجمعية خطوات منظمة لضمان فعالية تنفيذ عملية التخطيط، فهي تنطلق من اهداف محددة لتنفيذ هذه العملية، ولديها الفريق المختص لمباشرة التقييم، وتستخدم عدة مقاربات للتقييم حتى تصل الى معلومات شاملة، كما انها تستخدم الادوات المناسبة التي تمكنها من الوصول الى المعلومات المطلوبة.
تعمل الجمعية على تحليل المعلومات التي حصلت عليها من التقييم وتحدد اهم النتائج وتعمل على ترتيبها ضمن اولويات وتضع تصور للحلول الممكنة لمعالجتها.
وتجتهد الجمعية في توثيق ونشر نتائج التقييم وتوصياته على كافة المعنيين لحثهم على الاطلاع على النتائج واخد الخطوات اللازمة لتطبيع التوصيات والحلول.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التخطيط لتقييم اداء الجمعية، هيئتها الادارية، البرامج والخدمات والنشاطات.
• التعرف على المعلومات التي تحتاجها الجمعية في التقييم ومصادرها وطرق جمعها.
• كيفية تحليل نتائج التقييم واستخدامها لتطوير الجمعية.
أولاً: معلومات اساسية عن التقييم
التقييم هو عملية فحص وقياس لأداء الجمعية من خلال دراسة ومقارنة ما يتم التخطيط له، وما تم القيام به من اعمال، وما تم انجازه والوصول له.
ويهدف التقييم الى زيادة المعرفة بوضع الجمعية وادائها، وتحديد نقاط قوتها والبناء عليها، وتحديد نقاط ضعفها لمعالجتها او تجاوزها.
ويساعد التقييم الجمعية في التعرف على ما يلي:
• الجدوى: حيث ان التقييم يوضح للجمعية فيما اذا كانت الجهود المبذولة تتناسب مع نتائج العمل
• الفعالية: حيث ان التقييم يوضح للجمعية فيما اذا كانت الجهود المبذولة تم انجازها وادارتها بالطريقة الصحيحة
• التأثير: حيث ان التقييم يوضح للجمعية فيما اذا كانت اعمالها حققت النتيجة المرجوة منها واحدثت التغيير المتوقع منها في المجتمع
ومن الفوائد العامة للتقييم:
• يساعد الجمعية في التعرف على الايجابيات والسلبيات واسبابها
• يساعد الجمعية في التعرف على سبل تطوير ادائها
• يساعد الجمعية في التعرف على الحلول الممكنة للمشاكل
• يساعد الجمعية في العمل على زيادة تأثيرها في المجتمع وتطويره
خلاصة: تهتم الجمعية بإجراء عملية التقييم للتعرف على مستوى ادائها وفعاليته ومدى تأثير خدماتها
ثانياً: الاعداد لعملية التقييم
كون التقييم "عملية" فهو يحتاج الى اعداد وتحضير عدد من الاجراءات لانجاح هذه العملية، ومن اهم هذه الاجراءات:
• تشكيل فريق التقييم:
على الجمعية ان تشكل الفريق الذي سينفذ عملية التقييم، وقد يضم هذا الفريق اعضاء من الهيئة الادارية، اعضاء من الهيئة العامة، المدير التنفيذي والعاملون.
وقد تلجأ بعض الجمعيات الى الاستعانة بمقيَم من غير اعضائها او العاملين فيها، بحيث تتصل بعدد من المختصين بهذا الجانب لطلب مساعدتهم في اجراء التقييم.
وفي كلتا الحالتين، لا بد من التأكد على ان عملية التقييم تحتاج الى عمل فريق، فحتى ان اتخذت الجمعية مقيَماً خارجياً لها، لا بد من ان يلعب اعضاء الجمعية والعاملين فيها دوراً في عملية التقييم.
• تحديد ماذا نقيَم:
تجري الجمعية عملية التقييم على عدد من الجوانب المتعلقة بهيكليتها او وظائفها ونشاطاتها او تأثيرها، وحتى تتمكن الجمعية من ضمان دقة عملية التقييم لا بد لها من ان تحدد مدخلها ومقاربتها لتقييم هذه الجوانب.
هناك عدد من المداخل ومقاربات التقييم، ولكن من اهمها في عمل الجمعيات:
• التقييم بالاهداف: وهو الذي يركز على فحص مدى تطبيق الاهداف التي تم وضعها، مثال: هل حققت الخدمة الاهداف التي وضعت من اجلها، هل حققت الهيئة الادارية اهدافها لهذه السنة؟...
• التقييم بالاجراءات: وهو الذي يركز على فحص كافة الاجراءات التي اتخذتها الجمعية لتحقيق اهدافها، مثال: إعداد العاملين وتدريبهم، تقييم الخدمات والنشاطات، معايير اختيار الفئات المستهدفة وطرق الوصول لهم...
• التقييم بالآثار: وهو الذي يركز على فحص مدى تحقيق النتائج المتوقعة على الفئات المستهدفة، مثال: هل انخفض عدد ؟ من تنفيذ برنامج ؟ في القرية ؟ هل تم تمكين المرأة / الشباب من بعض المهارات من خلال الدورات التدريبية ؟...
وكلما تنوعت المداخل والمقاربات كلما كانت نتائج عملية التقييم افضل واشمل، ومن المفضل ان تستخدم الجمعية التي تنوي اجراء عملية تقييم اكثر من مقاربة.
• تحديد مصادر المعلومات
تتوقف نجاح عملية التقييم على تنوع مصادر المعلومات، ولذلك لا بد ان تعمل الجمعية على تنويع مصادرها، فقد تكون هذه المصادر وثائقية كالتقارير السنوية، الخطط السنوية، محاضر الاجتماعات، سجلات وتقارير العاملين والمتطوعين ...الخ.
وقد تكون هذه المعلومات شفهية تأتي من خلال اجراء المقابلات والجلسات ومجموعات العمل او الملاحظة ...الخ.
ويجب ان ينسجم التنوع في مصادر المعلومات مع حرص الجمعية على الوصول الى معلومات واقعية وذات مصداقية، ومع حرص الجمعية على إدماج اكبر عدد ممكن من الاشخاص المعنيين لتزويدها بالمعلومات، كأن تعتمد الجمعية على تشجيع اعضائها او الفئات المستهدفة او المتطوعين او شخصيات من المجمتع المحلي على تزويدها بتقييمهم وتغذيتهم الراجعة.
• تحديد ادوات التقييم:
يجب ان يقوم فريق التقييم على تحديد الادوات التي سيستخدمها في جمع المعلومات، وهناك عدة انواع من الادوات التي يمكن استخدامها في التقييم، ولكن من المهم جداً ان:
• نستخدم الاداة المناسبة التي توصلنا للمعلومة التي نريدها
• نستخدم الادارة المناسبة مع مصدر المعلومة
وبعد ان يحدد فريق التقييم الادوات المناسبة يقوم بتصميمها، ومن المفضل ان تكون هذه الادوات بسيطة وواضحة وان يتم اختبارها قبل استخدامها.
ومن اهم الادوات التي يمكن استخدامها في جمع المعلومات:
• المقابلة
• مصفوفة SWOT
• المجموعات المركزة Focus Group
• الاستمارات
• وضع خطة التقييم
بعد الانتهاء من الاعداد والتحضير لعملية التقييم من المفضل ان تقوم الجمعية بوضع خطة للتقييم، ولا بد ان تشمل هذه الخطة ما يلي:
• خلفية عامة: ويتم هنا وضع خلفية عامة عن الجمعية /الهيئة الادارية /الخدمات ...الخ. اي خلفية عامة عن الجانب الذي تريد ان تقييمه.
• غايات واهداف التقييم: وهي الاسباب الحقيقية التي تقف خلف اللجوء لعلمية التقييم، وليس فقط غاية جمع المعلومات حول موضوع او جانب محدد. وم الامثلة على الغايات: لتزويد الجمعية /الهيئة الادارية /اللجنة بالمعلومات الضرورية لاتخاذ القرار المناسب حول تقديم خدمة ...، او لمعرفة مدى تأثير الجمعية /الخدمة على المجتمع والفئات المستهدفة...
• الاسئلة الرئيسية: وهي مجموعة الاسئلة التي يبحث التقييم للاجابة عليها، وتقوم الجمعية /فريق التقسيم بوضع هذه الاسئلة بالاعتماد على غايات واهداف التقييم، مثال: هدف التقييم هو فحص مدى فعالية الخدمة واثرها على الفئات المستهدفة لتزويد الهيئة الادارية بالمعلومات الكافية لاتخاذ قرارها بخصوص هذه الخدمة... الاسئلة الرئيسية هي: من سيستفيد من هذه الخدمة وعددهم؟ هل حجم الاجراءات والجهود المبذولة تتناسب مع النتائج؟ كيف يمكن تحسين اجراءات فعالية الخدمة وجدواها؟ ما هي الدروس المستفادة من تزويدنا لهذه الخدمة؟...
• المنهجية والادوات: ويتم هنا تحديد مقاربات التقييم التي سيتم تطبيقها والادوات التي ستتم الاستعانة بها لجمع المعلومات
• التجهيزات: ويتم هنا ذكر كافة الامور اللازمة لتنفيذ عملية التقييم، مثل: الوقت، الاشخاص الذي ستتم مقابلتهم، الوثائق، تكلفة عملية التقييم...
خلاصة: تتبع الجمعية خطوات منظمة لضمان فعالية تنفيذ عملية التخطيط، فهي تنطلق من اهداف محددة لتنفيذ هذه العملية، ولديها الفريق المختص لمباشرة التقييم، وتستخدم عدة مقاربات للتقييم حتى تصل الى معلومات شاملة، كما انها تستخدم الادوات المناسبة التي تمكنها من الوصول الى المعلومات المطلوبة.
ثالثاً: التعامل مع تنائج التقييم
التقييم ليس فقط عملية لجمع المعلومات، بل هو عملية تهدف بالاساس الى استثمار هذه المعلومات وتوظيفها لخدمة الجمعية. فبقد الانتهاء من جمع المعلومات لا بد ان تقوم الجمعية بتحليل هذه المعلومات للوصول الى تنائج ومن ثم توثيق هذه النتائج ووضعها في تقرير خاص.
• تحليل المعلومات:
بعد الانتهاء من عملية التقييم تقوم الجمعية على تصنيف المعلومات التي جمعتها وفرزتها، خاصة اذا تم استخدام استمارة لجمع المعلومات، ويساعد التصنيف على جمع المعلومات المرتبطة ببعضها البعض مما يسهل دراستها وتحليلها.
وحتى تتمكن الجمعية من التعرف على اهم نتائج التقييم والنقاط التي تحتاج الى تطوير، لا بد لها من ان تجري مقارنة بين المؤثرات التي عملت على قياسها في عملية التقييم او الوضع المثالي الذي تسعى للوصول له، وبين النتائج التي حصلت عليها من التقييم. وهذه المقارنة بين الحالة المرجوة وبين الواقع تسمى "تحليل الفجوة".
فتحليل الفجوة يساعد الجمعية على التعرف بشكل مباشر على المواضيع التي تحتاج الى تطوير وبالتالي تستطيع ان تركز جهودها لتطويرها. ومن الامثلة: لنفترض ان جمعية تسعى الى تطوير عضويتها بأن يصبح لديها 100 عضو، وبعد اجراء عملية التقييم لتطوير العضوية تبين ان لديها 60 عضواً. فالحالة المرجوة في هذا المثال هو 100 عضو والواقع هو 60 عضو، وبالتالي ستعمل الجمعية على تركيز جهودها في تطوير العضوية لسد الفجوة المتمثلة في الـ40 عضو الاخرين.
وبعد ان تنهي الجمعية هذا التحليل سيتكون لديها قائمة بالمواضيع التي تحتاج الى تطويرها، ومن المفضل ان تعمل الجمعية هنا على دراسة اهمية هذه المواضيع وترتيبها في سلم اولويات يساعدها على التعرف على اي المواضيع التي ستبدأ في معالجتها وتطويرها. وبكل عام من الصعب تحديد المؤشرات التي يمكن على اساسها تحديد الاولويات، ولكن يمكن الاستعانة بالمؤشرات التالية لترتيب الاهمية والاولوية للمواضيع التي تحتاج الى تطوير:
• مدى تحقيقها واستجابتها لرؤية ورسالة الجمعية
• مدى تدعيمها لاستقرار واستمرارية الجمعية
• مدى مساهمتها في تطوير اداء الجمعية
• مدى توفيرها لموارد الجمعية والمحافظة عليها
• مدى الوقت الذي تحتاج الى تطبيقه
• مدى الموارد البشرية التي تحتاجها
• مدى تكلفتها المالية
• اعداد التقرير
بعد ان تنهي الجمعية تحليلها للمعلومات وتتوصل للنتائج لا بد لها ان تقوم بإيصال هذه النتائج للمعنيين حتى يتمكنوا من التعرف عليها والتعامل معها. ولتسيير ذلك، يجب ان تقوم الجمعية بتوثيق عملية التقييم في تقرير خاص وتوزعه على الهيئة الادارية، الهيئة العامة، اللجان، العاملين، المتطوعين ...الخ.
ويمكن اتباع التقييم التالي لمضمون التقرير:
• الملخص: يجب ان يكون مركزاً على اهم الامور التي تم تقييمها واهم نتائجها
• تقديم وشكر: يتم هنا تقديم الفريق الذي باشر بعملية التقييم وايضاً شكر لكل الاطراف التي تعاونت مع الفريق لانجاح العملية
• قائمة المحتويات: العناوين الرئيسية للتقرير وصفحاتها
• مقدمة: يتم هنا شرح عملية التقييم، اهدافها، اجراءاتها، الامور التي تم تقييمها، الادوات التي تم استخدامها، الفئات المستهدفة، المدة الزمنية لعملية التقييم...الخ
• النتائج: يتم هنا عرض النتائج التي توصل اليها التقييم
• التوصيات: ويتم هنا عرض الامور التي تحتاج الى تطوير حسب اولوياتها والجهات المعنية بها والحلوي المقترحة..الخ
• ملاحق: يمكن هنا وضع الادوات التي تم استخدامها كالاستمارات مثلاً. او اية امور ترى الجمعية ضرورة وجودها في ملاحق التقرير.
خلاصة: تعمل الجمعية على تحليل المعلومات التي حصلت عليها من التقييم وتحدد اهم النتائج وتعمل على ترتيبها ضمن اولويات وتضع تصور للحلول الممكنة لمعالجتها. وتجتهد الجمعية في توثيق ونشر نتائج التقييم وتوصياته على كافة المعنيين لحثهم على الاطلاع على النتائج واخد الخطوات اللازمة لتطبيع التوصيات والحلول.
نصائح وتوجيهات
• حدد اهدافك من عملية التقييم واسباب لجوئك لها
• شكل فريقاً للتقييم من ذوي الخبرة والاهتمام
• حدد الامور التي تنوي تقييمها وماذا ستقيم فيها: الاهداف، الاجراءات ام الآثار؟
• قم بإعداد المؤشرات التي ستستخدمها لتقييم الجمعية
• حدد الاداوات التي ستجمع من خلالها المعلومات، وضع الادوات بما يتناسب مع المعلومة المطلوبة وطبيعة مصدرها
• ضع خطة عمل لتنفيذ عملية التقييم وتأكد من اطلاع المعنيين في الجمعية عليها
• اجمع المعلومات وصنفها واعمل على تحليلها لاستخراج النتائج منها
• احرص على مشاركة كافة المعنيين في عملية التقييم
• حدد الامور التي تحتاج الى تطوير ورتبها حسب الاولوية
• ضع تصوراً للمقترحات والحلول الممكنة
• وثق نتائج التقييم والحلول المقترحة في تقرير ووزعه على المعنيين في الجمعية